A quoi sert une secrétaire virtuelle ?

13 mai 2021

Secrétaire, l’image de la femme au corset typique, avec son bloc-notes et son crayon à la main, vient de suite à l’esprit lorsque l’on entend ce mot. C’était peut-être le cas jusqu’à il y a quelque temps, mais aujourd’hui, à l’ère de la technologie et des réseaux sociaux, ce n’est plus le cas. Au fil du temps, la secrétaire à domicile est devenue secrétaire particulière ou assistante personnelle virtuelle, ce qui constitue une aide et un soutien précieux dans les entreprises.

Une secrétaire virtuelle peut être qualifiée de secrétaire polyvalente grâce à ses compétences et la formation qu’elle a suivie. En effet, ses tâches sont diverses et elle fait vraiment un peu tout pour aider les clients et dynamiser l’entreprise.

L’importance du service de secrétariat virtuel

Dans toute entreprise, en particulier celles qui veulent avoir un avantage dans un domaine concurrentiel, la nécessité de disposer d’un service d’une équipe de secrétariat à domicile offre d’emploi est très importante. Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, l’activité administrative devient trépidante. Quelles sont ces activités qui nécessitent une assistante virtuelle ? Voici une liste de services dont chacun peut bénéficier. Tout d’abord, l’organisation des contacts. La gestion client semble toutefois facile si l’entreprise ne dispose que de quelques personnes. Cependant, si le nombre de personnes augmente, le service d’un assistant devient important. Un autre domaine d’activité assistante virtuelle qui a besoin d’aide est la gestion des rendez-vous. Ces deux tâches sont assurées activement par la plupart des membres du secrétariat virtuel.

Cependant, il existe de nombreux autres services qui peuvent être pris en charge, par exemple le marketing des médias sociaux qui est un moyen de promouvoir une entreprise en ligne. Un autre est la gestion du courrier électronique. Dans ce contexte, le secrétaire virtuel va trier les messages électroniques dans un système de gestion de boîte de réception. La saisie et l’encodage des données font également partie du service secrétariat virtuel. L’assistance à la clientèle est également incluse, ainsi que la présentation de l’entreprise pour augmenter les ventes. La recherche est une activité courante dans un service secrétariat virtuel. En affaires, les voyages sont normaux. Il est donc important de bien planifier les horaires. Sans un bon horaire de voyage, une entreprise ne peut pas fonctionner correctement.

En examinant la gamme de services offerts, vous devriez toujours faire appel au service de secrétariat virtuel pour améliorer votre stratégie de suivi de client et le fonctionnement de votre entreprise.

Les avantages de l’externalisation de vos services de secrétariat

À l’heure où l’internet, le courrier électronique, le transfert de fichiers, etc. sont de plus en plus rapides, il est souvent préférable de faire appel à une équipe secrétaire qualifiée pour les cadres. Elle peut fournir des services de secrétariat en ligne, plutôt que d’employer l’équipe équivalente sur place.

L’augmentation des coûts des employés à temps plein

Les frais de bureau augmentent constamment. Les déplacements domicile-travail deviennent si difficiles que le personnel arrive souvent déjà épuisé et souvent en retard. Cependant, les employeurs s’enlisent de plus en plus dans la législation du travail, de sorte qu’il est souvent très difficile de se débarrasser même des personnes inefficaces dans son travail. Dans le même temps, le haut débit et les technologies associées s’améliorent et sont de plus en plus disponibles. Ainsi, les assistants virtuels peuvent offrir un service de qualité à moindre coût.

Des économies réelles et non « virtuelles »

L’assistant à distance est un freelance ou une équipe compétente et qui a suivi une formation que vous pouvez employer au fur et à mesure que vous avez besoin de ses services d’assistant virtuel. Pas besoin de passer par des procédures d’accueil et d’entretien coûteuses, de fournir des bureaux coûteux, de prendre des dispositions en matière de pension ou de payer plusieurs semaines de vacances par an, sans parler de la maladie et du fait qu’ils doivent également payer leurs cotisations d’assurance nationale et organiser leur paie.

L’assistant virtuel coûte généralement moins cher que les intérimaires

Il est évident qu’une autre alternative efficace au personnel permanent est de recourir à une équipe d’intérim. Il est vrai que vous évitez de vous engager à employer des personnes sur une base permanente et que la plupart des intérimaires sont bons. Toutefois, ce service n’est pas bon marché. La plupart des assistants personnels à distance, secrétaires et assistants virtuels travaillent à domicile et vous les « employez » directement, en tant qu’indépendants. Vous n’avez aucun problème avec les impôts, les pensions, la formation continue, etc.  Vous les payez simplement à un taux convenu pour ce qu’ils font. Un assistant virtuel intelligence artificielle est responsable de son propre impôt, etc.

Comment fonctionne une secrétaire virtuelle ?

Le fonctionnement d’une secrétaire virtuelle est le même que celui d’une assistante que vous pourriez avoir dans votre bureau. Mais la différence est que le fait de travailler en ligne présente plus d’avantages. En effet, vous n’avez pas besoin d’un lieu physique pour établir un bureau ni d’équipements pour effectuer vos tâches quotidiennes. Vous n’avez pas non plus à faire l’investissement nécessaire pour tous les équipements tels que les ordinateurs, les imprimantes, les téléphones, l’internet, les locaux, etc.

Une adjointe virtuelle a de nombreuses fonctions selon les besoins de chaque client, en voici quelques-unes :

·         Service client par téléphone, permanence téléphonique, courrier électronique, chat, réseaux sociaux, Skype, Google Hangouts, car aujourd’hui la tendance des clients est davantage axée sur l’internet, et donc une meilleure approche du service à la clientèle ;

·         gestion et organisation de l’agenda, des commandes des clients ou des fournisseurs qui contactent l’entreprise ;

·         Organisation de voyages d’entreprise ;

·         S’occuper de vos factures, de l’envoi des budgets, des recouvrements, des paiements, des tâches administratives en général ;

·         Partager des informations et organiser les tâches dont vous avez besoin avec votre secrétaire quotidiennement et en ligne.

·         Résoudre les problèmes de réclamations et d’incidents avec vos fournisseurs et vos clients.

Une secrétaire à distance aide son client à optimiser son temps dans de nombreux domaines de son activité. Elle permet même à votre entreprise de réaliser de grandes économies et d’obtenir une bonne organisation dans ce domaine du service à la clientèle ou d’autres dont vous avez besoin.

Pourquoi le concept du secrétariat virtuel est bon ?

Une bonne secrétaire virtuelle peut travailler depuis n’importe quel endroit sur la planète dans son domicile ou un espace de coworking. Néanmoins, elle doit posséder toutes les compétences nécessaires pour le poste que vous allez externaliser. Par exemple, si vous utilisez une secrétaire virtuelle pour la comptabilité, elle doit connaître suffisamment les derniers logiciels de comptabilité, les lois connexes et les principes comptables pour pouvoir s’acquitter de sa tâche de manière satisfaisante.

Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des raisons pour lesquelles le recours aux services d’une secrétaire virtuelle peut être intéressant :

Cela vous fera économiser de l’argent !

Plusieurs des tâches que vous déléguez à une assistante virtuelle vous coûteraient beaucoup plus cher si vous engagiez un professionnel compétent sur une base ad hoc.

Ajoute une grande qualité à votre entreprise

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la qualité est visible lorsque vous avez une secrétaire à distance bien informée qui travaille pour vous.

Gain de temps

Un assistant virtuel peut s’occuper de la plupart des tâches routinières et fastidieuses qui vous prennent normalement tout votre temps, vous laissant libre de mettre en œuvre de nouvelles idées et stratégies pour développer et étendre votre activité.

Garde les tâches organisées

Assez souvent, il est difficile de tout garder en ordre comme vous le souhaiteriez, par manque de temps. Une secrétaire virtuelle s’assurera que les questions (par exemple, la correspondance régulière, le suivi, les rapports, les documents importants, etc.) sont bien organisées.

Économie d’efforts

Vous n’aurez pas besoin de travailler trop vigoureusement avec les détails insignifiants et encombrants, mais néanmoins nécessaires, qui interviennent dans le fonctionnement quotidien de votre entreprise. Souvent, de tels efforts vous laisseraient, dans tous les autres cas, trop épuisés pour poursuivre des questions en profondeur, ce qui entraverait la croissance de votre entreprise.

Comment trouver une secrétaire virtuelle réellement qualifiée ?

Lorsque vous êtes à la recherche assistant à domicile idéal, vous devez garder à l’esprit certains points pratiques dans le cadre du processus de sélection du meilleur candidat pour le poste.

Consultez son site web

Comme vous utilisez ce moyen virtuel pour engager une assistante de bureau virtuelle, le site web de votre future secrétaire virtuelle est très important, car il vous permet de vous rencontrer. En fait, le site web est considéré comme le bureau virtuel où la secrétaire virtuelle offre ses services commerciaux en ligne.

Prenez le temps d’effectuer une recherche assistante virtuelle approfondie et de parcourir les pages pour vous faire une idée du professionnalisme de la personne. Vous voudrez peut-être vérifier le contenu du site pour voir s’il est exempt de fautes grammaticales ou d’orthographe. Ou vous pouvez simplement voir si elle écrit bien ou si le contenu est cohérent et bien organisé.

Organisez une réunion en ligne

C’est un bon moyen d’entendre réellement la personne parler ou de discuter avec vous par le biais de Skype ou du chat en direct. Cela peut également servir d’entretien réel ou de test pour voir si elle est capable de faire le travail que vous allez la confier. Après avoir rencontré le candidat en ligne, vous pouvez ensuite prendre le temps d’évaluer votre entretien et de prendre une décision en fonction de celui-ci.

Demandez des références

Il vous suffit de demander à la personne si elle peut vous montrer certains de ses travaux antérieurs. De cette façon, vous connaîtrez le domaine de compétence et la formation suivi par le candidat. C’est également un bon moyen de déterminer les points forts ou les points faibles de la personne lorsqu’il s’agit d’exécuter les tâches proprement dites. Vous pouvez également évaluer le niveau de compétences et d’expérience du candidat. Les références peuvent également inclure les témoignages trouvés sur le site web de la personne. Vous devez simplement vous assurer qu’il s’agit de véritables témoignages de clients réels.

Assurez-vous que votre assistante virtuelle dispose des équipements adéquats pour un travail à distance. C’est très important, surtout si vous engagez un travailleur indépendant. C’est pourquoi il serait plus avantageux pour vous d’externaliser une secrétaire virtuelle qui est employée dans une société d’assistance virtuelle réputée. La prochaine fois que vous serez confronté à une échéance pour produire un rapport, une citation essentielle, un manuscrit, le compte-rendu d’une réunion, etc., pourquoi ne pas envisager de parler à un virtuel secrétaire, un assistant virtuel tarif ou un assistant personnel ?

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