Assistant virtuel, c’est quoi ?

26 mai 2021

Avec l’évolution de la technologie, même le métier d’assistante se fait actuellement à distance. La nouvelle génération en entreprise a créé cette idée d’externaliser les différentes taches, afin de minimiser les charges des salariés. Le coût est d’autant plus réduit et l’entreprise n’emploie que les agents essentiels à leur production. Même si la sous-traitance est très prisée, nombreux sont ceux qui ne connaissent pas le métier assistant virtuel.

Que fait un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel c’est quoi ? Telle est la question de nombreuses personnes voulant travailler dans le domaine du secrétariat virtuel. Il s’agit d’une personne qui prend en charge les diverses tâches administratives, comme l’envoi des courriers, la réception des mails et la planification des agendas. Tandis que l’assistant virtuel est un métier d’accompagnement en ligne, où l’agent travaille à distance sans être en poste en présentiel. Là où la personne travaille, elle assiste toujours les clients dans les tâches du secrétariat. À la seule différence, aucune communication physique ne sera enregistrée entre les deux parties. Ils peuvent même être de différentes nationalités et les échanges se font par le web et les logiciels virtuels.

À la manière d’une secrétaire qui travaille dans un bureau, la personne concernée s’occupe des tâches que l’entreprise la confie. Ces dernières peuvent être très diversifiées, suivant le contrat des deux parties. Étant un métier très polyvalent, il suffit d’avoir une formation en assistance virtuelle et maîtriser des outils de gestion. Ainsi, en tant qu’assistant distanciel, la personne peut gérer son horaire de travail et planifier les tâches selon une bonne organisation. Avec la crise et les dépenses, ce système est devenu très employé chez les entreprises de service.

Comment devenir assistant virtuel ?

Pour les secrétaires et les assistants en entreprise, il est plus facile de se convertir dans le freelance. Les tâches restent les mêmes, puisqu’il suffit de numériser et de passer par des appareils technologiques. Il est plus facile de devenir un assistant web actuellement, que tout le monde se met à travailler sur les compétences requises. Le plus important pour les clients n’est autre que l’accomplissement des tâches, suivant leur demande et leur consigne. Les missions peuvent alors varier d’un client à un autre, soit en informatique, en gestion, ou bien en digitale.

Notamment, pour une secrétaire virtuelle, il faut maîtriser des logiciels de gestion et connaître le monde du digital. À la demande du client, vous devez avoir des compétences dans le domaine. Bien avant de choisir votre client, il faut notamment connaître ses attentes. S’il s’agit de faire des comptes ou des factures, vous devez connaître quelques bases de la comptabilité. Il faut être polyvalent dans votre tâche et s’informer progressivement sur tous les métiers du web. À noter que les besoins des clients sont très différents, d’où il est important de bien choisir le type de secteur à sélectionner. Faites votre choix, en faisant référence à vos savoir-faire et à votre parcours.

Quelles sont les tâches à réaliser ?

Le travail des assistants virtuels concerne tout ce qui concerne l’administration, avec tous les services en sous-traitance. Ainsi, la personne concernée doit être très polyvalente sur la plupart des domaines. Voici quelques activités qui peuvent être confiées à un assistant web :

Le support client 

Toutes les entreprises possèdent généralement des supports professionnels pour assurer leur communication. À savoir les pages web, les pages vitrines, les sites web et les présences dans les réseaux sociaux. Ainsi, pour la gestion des supports, les entreprises peuvent facilement externaliser ces activités. Il s’agit alors d’accomplir des missions chronophages, suivant la demande des clients.

Le soutien administratif 

Le travail assistant se base entièrement sur les activités administratives, comme la saisie des réunions, la création de feuilles de calcul, la gestion des factures et des e-mails. La plupart des taches se concentrent également sur la gestion du calendrier, la réservation des voyages professionnels et les planifications de réunion et d’événement.

Les tâches digitales 

Avec l’évolution du digital, l’assistance virtuelle participe également à l’interaction sur internet. La liste est longue, comme le community management, l’animation, la création de contenu, la gestion des commentaires et des messages sur les médias sociaux. Il ne faut pas oublier les missions de transcription, traduction, montage son et vidéo, modération, rédaction et les services de conseils.

Où trouver un emploi d’assistant virtuel ?

Avec la pluralité du secrétariat à domicile offre d’emploi, il est plus facile de rechercher des missions virtuelles. Comme tout autre travail domicile, il suffit de sélectionner sur les tâches de service client proposé. De plus, vous serez plus satisfait de votre recherche, en vous concentrant sur une offre correspondant à votre compétence. Avoir plusieurs sourcings, triez les offres et procédez à l’envoi de votre candidature comme les autres personnes à la recherche d’emploi freelance.

Intégrez plusieurs plateformes pour freelance et travaillez votre présence réseaux sociaux, comme Linkedin et autres pages professionnelles. Vous pouvez également connaître tous les domaines administratifs et informatiques, pour faciliter la recherche de missions. Pour votre début, encaissez beaucoup d’heures de travail. Cela peut vous aider à exercer et vous améliorer, jusqu’à acquérir de l’expérience dans le métier.

Comment assurer le travail d’assistant virtuel ?

Pour assurer votre carrière de virtuel assistant, vous devez être bien équipé au niveau technique. S’il s’agit d’une émission d’appels ou de réception, il faut se munir des équipements de son et d’enregistrement. À noter que la totalité de vos activités se déroule en ligne, n’oubliez pas la fibre et le partage de connexion. Il est important de connaître votre milieu, tout en maîtrisant les domaines en connexion.

Pour les taches diverses, vous devez avoir une bonne connexion internet et des appareils technologiques hauts de gamme. Il faut également toujours anticiper la coupure courant avec des stabilisateurs. À propos des outils, maîtrisez le maximum sur la modification des textes et des images. Tout au long de votre activité, n’hésitez pas à vous améliorer le plus possible. Le travail domicile nécessite également de la concentration, de la maîtrise de soi et de la bonne gestion du temps.

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