Dossier 3: Booster sa productivité

3 juin 2020

Homme d'affaires tenant une horloge

“ Le meilleur moment pour planter un arbre était il y a quarante ans. Le deuxième meilleur moment est maintenant. »

Proverbe chinois

Booster sa productivité et réaliser davantage le travail en moins de temps font partie des clés de la réussite. Vous avez de temps à autre le sentiment de ne pas être aussi efficace au travail que vous le désireriez ? Les Directeurs, managers cherchent à obtenir le meilleur de leurs employés et si vos prouesses ne sont pas à la hauteur, vous pourriez rater des opportunités de développement de votre carrière. N’hésitez pas à utiliser ces outils de productivité qui vous aide à attribuer votre temps de manière optimale si vous voulez accomplir le maximum dans une journée.

“ Pour voir, je ferme les yeux. »

Paul Gauguin

Outil 19: La visualisation du livrable

Nous avons quelques fois une vague idée de ce que nous devons produire, mais le temps de former les mots pour l’écrire, l’idée est partie et nous nous retrouvons dans le brouillard, à ne plus savoir par où commencer

Nous laissons notre cerveau fonctionner à son rythme au moment où nous visualisons les livrables -c’est à-dire très rapidement. Il s’agit ici de concevoir le livrable terminé et fonctionnel, avec toutes les qualités requises pour notre satisfaction et celle des utilisateurs. Pour notre cerveau, les scènes vécues sont bien réelles et l’objectif atteignable… puisque déjà atteint !

Respecter la vitesse du cerveau 

Homme détendu et équilibré avec bulle de pensée

Booster sa productivité

 

L’imagination est de loin le plus rapide que les gestes ou le langage. Le processus de réalisation va ralentir la pensée ! La visualisation du livrable va permettre à notre cerveau de faire le parcours une première fois sans difficultés. C’est un exercice très court (10 minutes) qui va nous motiver à nous mettre au travail rapidement pour mettre en pratique le fruit de notre imagination.

Visualiser un livrable peut être appliquée à n’importe quel livrable, même un sous-objectif d’un ensemble plus étendue. Elle peut aussi faire office de point de départ à un travail collectif pour alimenter les points de vue.

1° Clarifiez l’objectif du livrable.

-Avant le démarrage de votre séquence de visualisation, mémorisez l’objectif de votre livrable, sa finalité.

-Écrivez-le si nécessaire.

2° Établissez un état de détente.

-Veillez bien à ne pas être dérangé pendant 10 mn.

-Fermez vos yeux

-Respirez avec calme en gonflant le ventre et répétez le geste

-Expirez d’un souffle régulier par la bouche en vous concentrant sur vos sensations jusqu’à vous sentir très détendu.

3° Ayez un visu sur votre livrable précisément.

-Imaginez que votre livrable terminé.

-Quelle forme a-t-il ? quelles couleurs ? quelle taille, Émet-il des sons ? Bouge-t-il ?

4° Inspirez vos émotions.

-Visualisez-vous sur le point de le manipuler.

-Que ressentez-vous ? Qu’est-ce qui vous rend essentiellement fier, heureux ?

-Quel est votre dialogue intérieur, que diriez-vous à vous-même ?

5° Visualisez les interactions de votre entourage.

-Concevez que votre entourage, collègues, manager, clients voient le livrable. Concevez les utilisateurs s’en servir, votre public à l’écoute de votre discours… Imaginez l’environnement, la lumière, les sons.

-Visualiser leurs réactions : comment manifestent-ils leur enthousiasme ? Qu’est-ce qui leur plaît ?

-Que disent-ils du livrable ?

6° Inspirez de nouveau vos émotions.

-Qu’éprouvez-vous en entendant ces louanges ? Quelles sont celles qui vous font le plus plaisir ? Pourquoi ?

-Laissez-vous abreuver de ces émotions. – Affirmez les qualités de votre livrable : « il est… » (clair, facile à utiliser, pratique, beau, etc.). – Ouvrez vos yeux

7° Mettez-vous immédiatement au travail.

Prenez note immédiatement les qualités de votre livrable. Faites une esquisse rapide d’une première version de votre livrable, tant que vos images sont encore vives.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Placez-vous dans la scène et non en simple spectateur lors des étapes de visualisation
  • Imaginez les réactions des utilisateurs de votre livrable même si vous ne les connaissez pas (par exemple, visualisez un lecteur en train de consulter votre livre).
Avant de commencer…

Imaginez le livrable complet fini en premier lieu avant les livrables de vos objectifs partiels (outil 20).

« Le commencement est la moitié de tout. »

Pythagore

Outil 20: Les objectifs partiels

« Découragé par l’ampleur de la tâche. » Cette phrase familière démontre qu’un objectif trop élevé peut dégénérer notre énergie au lieu de nous stimuler. La conclusion, c’est de faire un pas après l’autre, pour progresser petit à petit et résoudre son sort à la procrastination.

Le découpage en objectifs homogènes facilite le travail cérébral. Ce qui semblait abstrait et compliqué devient concret et réalisable. Plus sereins, plus nous sommes productifs. Enfin, des séquences courtes sont plus faciles à glisser dans l’annuaire. Nous progressons régulièrement.

Avancer avec sérénité d’un objectif homogène à l’autre 

Les objectifs partiels

 

Il existe de nombreuses bonnes raisons de diviser des objectifs ambitieux en unités plus petites : leur planification est réelle, elles épurent notre méthode de travail, favorisent notre concentration, préservent notre motivation pour atteindre chaque sous-objectif.

C’est une approche utile pour toute tâche nécessitant plus de 2 heures. Elle est principalement recommandée pour tout  travail compliqué dont les différentes étapes font appel à des mouvements cérébraux différents.

1° Évaluez le travail à faire.

-Classez toutes les tâches à réaliser pour produire le livrable complet.

-Évaluez sa durée.

-Indiquez la nature du travail à effectuer : recherche, analyse, production d’idées, travail d’imagination, classification, sélection, structuration d’un document, rédaction, test, mise en forme, etc.

2° Élaborez un objectif à chaque unité de temps.

-Divisez toute tâche supérieure à votre temps de concentration : 1 h 30, voire moins.

-Attribuez à chaque nouvelle tâche un objectif précis (terminer telle partie, etc.).

3° Travaillez par objectif homogène.

-Créer des idées (pas de censure, rebond) est différent de la fonction cérébrale utilisée dans le choix des solutions (esprit critique requis !).

-Divisez les différentes phases d’un workflow en objectifs cohérents : pour un travail de veille, sélectionner ses articles est une première phase (on survole les titres), lire les articles choisis en est une deuxième. Fusionner les deux est une perdre du temps.

4° Planifiez vos objectifs partiels.

-Vous ne ferez pas en même temps. Optez un ordre logique à vos phases et organisez-les dans votre calendrier.

-Ne manquez pas de prendre des temps de pause si vous en effectuez plusieurs d’affilée, et de redémarrer le temps dans le cas inverse.

-Considérez votre rythme biologique pour planifier les séquences qui vous nécessitent plus ou moins d’effort (outil 16).

5° Focalisez-vous sur un objectif à la fois.

-Voyez votre planning et n’essayez pas d’atteindre deux objectifs en même temps.

-Pour un travail de groupe, discutez avec votre coéquipier votre découpage.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • C’est mieux d’avoir deux courtes séquences cohérentes que de longue séquence qui nécessitent deux formes de pensée différentes. Prenez une pause entre les deux.
  • En revanche, vous pouvez rassembler des tâches similaires pour bénéficier de plusieurs sous-ensembles de votre livrable : collecter des recherches sur Internet pour plusieurs thèmes.
  • Vous découvrirez des exemples d’objectifs partiels dans ce document (outils 21, 23, 24, 25).
Avant de commencer…

Évaluez réellement les durées. Prenez note au fur et à mesure en temps réel pour affiner vos estimations futures.

« La créativité naît dans le noir ».

Julia Cameron

Outil 21: Les 4 phases du processus créatif

Les 4 étapes du processus créatif ont tout d’abord été observées sur des mathématiciens qui avaient eu des idées extraordinaires appelées « illuminations » (le fameux « Eurêka ! » d’Archimède). Dès 1926, le neuroscientifique G. Wallas a pu démontrer que les meilleures idées viennent d’un processus créatif qui laisse la part belle à l’intuition. Afin de résoudre des problèmes complexes (trouver des solutions nouvelles à des situations inconnues), nous nous intéressons donc à séparer une première phase dite « d’imprégnation », du moment où nous allons évaluer et formaliser les solutions après l’illumination.

Séparer l’imprégnation de la production

L'enfant fait semblant d'être un homme d'affaires

 

Pour résoudre de nouveaux problèmes, ce processus permet de générer des idées plus riches Les solutions sont plus pertinentes que la réflexion rationnelle continue.

Elle s’applique à tout travail créatif : réflexion de fond, réflexion stratégique, Résolvez des problèmes complexes et innovez des projets.

1° Phase I : imprégnation

-Placez le problème : périmètre, objectif ; qu’est ce que vous cherchez à résoudre, dans quel but ?

-Réunissez au fil de l’eau (outil 22) les informations : événements, statistiques, recherche documentaire, etc.

-Prenez note des premières idées qui vous viennent à l’esprit, de manière large et sans censure. La carte mentale est idéale (outil 25)

2° Phase II : incubation

Lâchez prise ! Arrêtez de penser à vos problèmes. Laissez votre inconscient travailler. Votre cerveau droit (créatif) prend le relais de votre cerveau gauche (rationnel).

-N’oubliez pas de faire du sport, de la musique ou une activité très différente, peu consommatrice en fardeau mental.

-L’idéal est de dormir ! il faut au moins une nuit entre les phases d’imprégnation et de production.

3° Phase III : illumination

-L’illumination peut surgir à tout moment : le matin au réveil, en vous brossant les dents, dans les transports… Ayez toujours à portée de main de quoi noter.

-Vous pouvez favoriser son arrivée en lui donnant « rendez-vous » : prévoyez une séance d’écriture libre de 45 mn tous les matins entre les phases d’imprégnation et de production.

4° Phase IV : production

-Les idées de l’illumination sont à confronter à la réalité : en quoi répondent-elles au problème ? Quelle est leur faisabilité, leur tarif ? Quels sont les avantages et limites de chacune ? Etc.

-Mettez le draft en pratique (outil 24) pour confronter vos idées aux avis d’autres personnes.

-Optez pour les plus pertinentes et mettez en forme le plan d’action qui va en découler.

Nos conseils et méthodologies 
  • Programmez à l’avance dans votre agenda les phases I et IV (travail rationnel), pour le moins séparées par une nuit, et si possible à plusieurs jours d’intervalle. Envisagez pouvoir travailler au calme.
  • Le moment idéal pour avoir une illumination est quand le cerveau n’est pas au maximum de son efficacité intellectuelle logique alors que le corps est en pleine forme physique : soit très tôt le matin ou vers 19 h après une séance de sport.
  • Les phases I et IV peuvent être menées en équipe.
  • En phase IV, vous pouvez décider de rééditer le processus pour creuser une idée ou surmonter un obstacle à sa mise en œuvre.
Avant de commencer…

N’essayez pas la production dans la première étape : votre problématique sera défini plus clairement, votre première idée sera plus libre. Votre subconscient pourra associer vos pensées farfelues et créer une idée acceptable dans la troisième étape. Laissez trier pour la quatrième étape.

Croyez en vous ! Le cerveau est comme une magnifique machine qui peut produire de bonnes idées et la gestation (La deuxième étape) est très propice.

“ La force de l’eau vient de la source ».

Proverbe persan

Outil 22: Le fil de l’eau

L’une des causes majeures de la procrastination est le syndrome de la page blanche est. Elle n’est pas dédiée qu’aux écrivains. Cela nous concerne tous dès lors que nous avons un projet complexe à débuter, qui fait appel à notre réflexion. Ainsi, nous ne démarrons pas et finissons au pied du mur et dans la douleur par créer un livrable qui nous déçoit au regard du potentiel d’idées que nous aurions pu y mettre. Et nous mettons sur le compte du manque de temps. Le fil de l’eau va permettre de disposer, le jour où nous décidons de travailler sur notre projet, d’un stock d’idées acquises sans effort.

Nourrir son projet sans effort avant de le travailler 

Une étudiante qui révise  pour les examens

 

Le fil de l’eau va permettre d’éviter la procrastination causée par le syndrome de la page blanche. Cette méthode ne va pas prendre beaucoup de temps et ne demande aucun effort : quand le cerveau est conditionné par un objectif, il « capte » automatiquement ce qui va pouvoir l’alimenter

Il va s’appliquer à tout projet de réflexion à mener à moyen ou long terme.

1° Donnez le « Go ! » à vos idées.

-Il s’agit de débuter votre projet dans votre tête aujourd’hui, sans se dire « je verrai cela plus tard lorsque je serai plus disponible, j’ai encore le temps » !

-Concrètement, ouvrez dès maintenant (dès que vous avez décidé de l’entreprendre ou dès qu’il vous est confié) des dossiers dédiés au projet : explorateur, messagerie, favoris Internet, Cloud, etc.

-Formez un fichier de prise de notes « Idées en vrac » dans Word, OneNote, EverNote, etc.

-Prenez note de toutes les premières idées qui vous sont déjà venues, sans vous forcer.

2° Au fil de l’eau, stockez sans les traiter :

-Les informations amalgame, les mails reçus, des liens Internet, qui ont un lien avec votre projet, des documents variés, toute référence utile ;

-Vos idées bruts dans votre agenda de prise de notes.

2° Recueillez vos idées pendant votre première séance de travail.

-Faites une relecture de vos notes, les grandes lignes des informations stockées.

-Créez une carte mentale (outil 25) ou utilisez des post-it™ pour agencer vos idées.

-Donnez une forme et faites les contours de votre livrable, son plan, les idées principales. La page n’est pas blanche.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

  • Vous avez le choix de compléter l’étape 1 par une séquence de visualisation (outil 19).
  • Si des idées assez concluantes surviennent, commencez à les traiter : rédigez un paragraphe par-ci, faites un dessin par-là… Ce sera une belle surprise lorsque vous entamerez le travail de réalisation.
  • En cas de gonflement des idées ou des informations dans l’étape de fil de l’eau, créez des catégories. Formez des sous-répertoires dans vos dossiers pour plus de facilité dans le classement et l’exploitation des futures informations.

Avant de commencer…

Au commencement, poser des rappels « Pour y penser » dans votre agenda : « Qu’ai-je vu cette semaine qui peut nourrir ma réflexion sur le projet Y ? »

Sauvegarder régulièrement de vos fichiers à idées, surtout si votre projet prend de l’étendu et que vos idées sont considérables.

“ Partir le matin de bonne heure se décide le soir ».

Proverbe Malinké

Outil 23: La trousse à crayons

Il n’y a pas plus frustrant que de voir des obstacles minuscules gâcher notre volonté de venir à bout d’un dossier essentiel : informations manquantes ou éparpillées, mails perturbateurs, micro-interruptions. La distraction peut nous éloigner de notre but. La matinée est passée et le dossier à peine entamé.

La métaphore de la trousse à crayons nous ramène au temps de notre enfance, quand  nous avons préparé nos affaires la veille pour être prêts à partir de bonne heure pour l’école. En préparant physiquement notre cadre de travail et les éléments de contenu nécessaires, nous conditionnons également notre cerveau à « démarrer de bonne heure ».

Préparer ses crayons pour préparer son cerveau 

Trousse à crayon de couleur fond jaune

 

Arranger notre « trousse à crayons » la veille va nous permettre de débuter directement dans le vif du sujet le lendemain matin, en profitant du temps où notre énergie est à son apogée pour les travaux de réflexion. Notre cerveau qui a été préparé par cet échauffement, évite de procrastiner et atteint beaucoup plus rapidement son efficience optimale.

Cette pratique est essentiellement indiquée pour les dossiers de fond, surtout s’ils doivent faire appel à de nombreux documents dispatché en divers endroits.

1°Prenez une trousse vide.

-Formez dans votre ordinateur un répertoire spécifique pour le dossier à traiter le lendemain.

-Formez de la même manière un nouveau répertoire « favoris » si vous avez besoin d’accéder à des sites Internet.

-Enlevez de votre bureau tout autre document qui risque de distraire votre attention. Ne laissez à portée de vue que ce qui concerne votre dossier.

2° Rassemblez les crayons.

-Déplacez ou faites une copie dans votre nouveau répertoire tous les documents dont vous aurez besoin pour traiter votre dossier.

-Rajoutez les pages Internet qui vous seront utile dans votre nouveau dossier « favoris ».

-Réunissez tout matériel utile : papier, crayon pour faire un draft, post-it™ pour une séquence de créativité, etc.

3° Si besoin, taillez vos crayons.

-Pensez à commencer par personnaliser la maquette du document aux couleurs de votre projet : les titres, la date et autres éléments spécifiques.

-Ajoutez tout ce que vous pensez être utile sans que cela vous coûte la moindre énergie.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Organisez-vous pour que les documents soient accessibles sans avoir à ouvrir votre boîte mail. L’intérêt de la technique est justement pour éviter tout risque de distraction ! Vous pouvez aussi créer un raccourci sur votre bureau pour y accéder en un clic.
  • Vous pouvez relayer la préparation de la maquette du document si ce travail représente un budget temps important.
  • S’il vous reste du temps, vous pouvez rajouter cette technique avec l’étape du draft (outil 24).
  • Dans la mesure du possible, fermez votre ordinateur en mode veille pour laisser toutes les applications et fichiers utiles ouverts et prêts à l’emploi.
  • Rassemblez vos crayons le soir, juste avant d’arrêter de travailler, ou dans l’heure creuse du début d’après-midi, quand votre énergie est au plus bas. Cette seconde option vous laissera aussi une marge de manœuvre pour demander un document manquant.
Avant de commencer…

Vous pouvez rajouter votre trousse à crayon d’une séquence de visualisation du livrable (outil 19) de façon à ce que votre cerveau commence à « penser » au sujet ou à une méthode efficace pour atteindre votre objectif du lendemain matin.

“ Une esquisse ne fatigue jamais – elle promet tant de choses ! On admire un tableau… on adore une esquisse. »

Jean de Lafontaine

Outil 24: Le draft

Tout le monde a déjà éprouvé de la frustration à l’idée de devoir recommencer un travail qui avait demandé des heures et des heures ?

Le draft (du terme anglais qui signifie « brouillon » ou « ébauche »), au contraire, aide à dégrossir les idées à moindre énergie, sans souci de mise en forme, pour le soumettre à la critique. Présenté à des sponsors ou à des collègues aimables, il nous permet de collecter des informations de retour que nous pouvons intégrer de manière flexible dans les livrables pour enrichir ou ajuster les livrables. Le temps gagné dans le développement de livrables innovants est considérable.

Exploiter la souplesse d’un premier jet 

Brainstorming planification du travail d'équipe asiatique créatif

 

Le draft est une version provisoire d’un livrable. Créé à faible coût en temps et énergie, il va permettre un gain de temps considérable pour toute production appelée à évoluer.

Si vous vous forcez toujours à montrer des livrables propres et réussis à vos partenaires de travail, alors cet outil est fait pour vous ! Vous pouvez non seulement gagner du temps, mais aussi renforcer leur persistance. Si vous avez du mal à commencer à livrer le produit, essayez d’autres contre-mesures de procrastination.

1° Donnez-vous le draft pour objectif.

-Libérez votre énergie du devoir parfait. Faites une première ébauche de toute sorte.

-Offrez-vous ce premier travail en peu de temps.

3° Libérez votre spontanéité pour le 1 er jet.

-Écrivez (ou dessinez) des idées plutôt que des phrases rapidement (omis). Utilisez des symboles, des graphiques.

-N’interrompez pas vos pensées. Permettez-vous d’écrire mal dans toutes les directions. Effacez et salissez selon vos idées. Ne corrigez pas les erreurs. Utilisez des cercles et des flèches pour déplacer des idées sans réécrire. Suivez vos instincts ! La puissance du brouillon réside dans la fluidité de la pensée sportive.

-Vous êtes invités à proposer toutes les idées sans examen, vous ferez le tri plu tard.

4° Dégagez les idées forces.

-Mettez en surbrillance les idées. Faites un lien : prenez le crayon de couleur, faites une flèche et soulignez-le.

-Maintenant, vous pouvez corriger les erreurs et les erreurs qui vous dérangent !

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Choisissez le support le plus confortable pour vous. Le bon vieux papier reste très pratique car il peut contenir des symboles plus rapidement et des flèches. La réflexion ne ralentira pas. Diffusez votre page, partez pour pouvoir insérer de nouvelles idées.
  • Le draft apparait sur de nombreuses formes, de la plus esquissée à la plus proche du résultat final visé : carte mentale (outil 25), synopsis, plan, schéma, prototype en papier ou pâte à modeler, etc.
  • Vous pouvez faire plusieurs drafts à différents stades de votre projet pour obtenir des feedbacks de vos commanditaires… ou de vos collègues ! Vous gagnerez un temps précieux.
  • Transmettez une première ébauche et créez un sondage en ligne pour recueillir les avis selon des critères précis (outil 64) si votre projet concerne plusieurs personnes,
Avant de commencer…

Le draft peut être fait lorsque l’énergie lorsque l’énergie est au plus bas en fin d’après-midi. De cette façon, le cerveau peut mieux abandonner ses pratiques habituelles, comme l’obligation de perfection

Si vous ne souhaitez pas soumettre une ébauche, demandez l’approbation de votre parrain. Dans 99,9% des cas, il dirait « oui » ! concertez-vous avec lui sur le « niveau » du projet, plus ou moins proche du livrable final.

« Le talent, c’est une question de quantité. Le talent, ce n’est pas d’écrire une page, c’est d’en écrire trois cents. »

Jules renard

Outil 25: La carte mentale 

La carte mentale (appelée aussi schéma heuristique) est un excellent outil de productivité crée dans les années 1970 par le psychologue anglais Tony Buzan.

Son principe est basé sur l’égalité entre la performance cérébrale et la représentation exactes des idées sur la feuille.

Nous le faisons habituellement de manière linéaire en commençant par écrire en haut de la page avec des énumérations et des phrases.

Pourtant, il est beaucoup plus pratique de placer l’idée fondamentale au centre, puis laisser les autres idées se séparer par association à partir du thème central en confectionnant une sorte d’arbre.

Laisser les idées jaillir dans l’ordre où le cerveau les conçoit 

Femme aux cheveux gris tenant carte papier idée création

 

La carte mentale admet de produire rapidement des idées en délivrant le cerveau du carcan de la pensée linéaire. Il s’agit d’un excellent antidote à la procrastination. Elle offre une vision globale du thème, ce qui aide facilement à prendre des décisions et la production de livrables.

Elle peut s’utiliser seul ou à plusieurs. Ses domaines d’application sont illimités !

En voici une anthologie :

-éclaircir un problème complexe ;

-comprendre nos idées avant de créer un livrable ;

-recueillir des données sur un sujet ;

-explorer une nouvelle situation ;

-trouver la plus grande idée ou solution ;

-enregistrer des notes faciles à utiliser ;

-lister les tâches à réaliser avant de nous organiser (outil 20 et 26) ;

-planifier une réunion (dossier 6)

1° Mettez le sujet au centre.

-Prenez une feuille de papier vierge (non carrelée) en mode paysage afin que votre cerveau sache s’exprimer simplement dans toutes les directions.

-Théoriquement employez une image. Cela stimulera mieux votre pensée et vous aidera à vous concentrer sur votre le sujet dans ce processus.

2° Tracez les branches principales.

-Dessinez des courbes à partir de centre au lieu des lignes : elles sont plus attractives pour le cerveau. Employez plusieurs colories, qui anime elle aussi le système nerveux. – Écrivez les idées principales qu’il porte sur chaque branche et limitez-vous à un seul mot. Les idées mineures seront plus abondantes.

3° Suivre les branches secondaires et les rameaux.

-Employez la couleur de la branche à laquelle elle se rattache pour aider la lecture.

-Connectez les branches (chaque brindille touche sa branche naturel). Le système nerveux marche par association : si le lien est clair, il sera produit plus facilement.

-Employez un seul mot-clé pour décrire chaque branche, les énoncés trop précises délimitent la créativité.

-Joignez des images et des hiéroglyphes, qui sont plus puissants visuellement et psychologiquement que les mots.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Plus votre carte mentale sera agréable, plus votre cerveau sera incité : donnez à votre arbre une apparence organique semblable à celle des neurones, amusez-vous avec les couleurs, les figures, les symboles.
  • Schématisez des branches inférieures vides derrière chaque branche initiale. Votre cerveau désirera de les remplir !
Avant de vous lancer…

Évitez de surpasser 3 niveaux de branches pour garder une belle lisibilité.

divisez les cartes mentales de l’étape de génération d’idées libres et de l’étape de classification.

Apportez un seul objectif : une carte mentale avec pour branches principales « symptômes », « causes » « solutions » ne sont pas si efficace que les 3 cartes mentales destinées à chaque étape de la résolution de problèmes.

« Plus vous laissez de temps à un travail pour se réaliser, et plus il a tendance à prendre ce temps qui s’allonge pour se réaliser.»

C. N. Parkinson

Outil 26: La méthode des 3 « o »

 

La méthode des 3 « O » nous donne d’avantage de produire efficacement des dossiers compliqués impliquant plusieurs tâches.

Le but est de clarifier avec notre commanditaire s’il existe, afin de hiérarchiser les priorités. L’organisation comprend la découpe de tous les travaux et l’arrangement des tâches avant de les répartir en cas de projet collectif. Point d’amélioration « Où en sommes-nous ? » est essentiel pour tenir la date prévue ou le renégocier avec le commanditaire.

Produire un livrable dans un temps limité

Petite fille collégienne pointant une horloge

 

Le respect d’une contrainte de temps s’accorde à un double enjeu :

  • Tenir nos engagements de durée par rapport à nos commanditaires, pour une succès personnelle (image) et professionnelle (résultats), ainsi que pour l’efficacité collective.
  • Gagner du temps en délimitant le temps nécessaire pour achever un travail donné, ce qui implique à aller à l’essentiel.

Cette méthode s’accorde à tout travail compliqué composé de plusieurs emplois. Elle est employée seul et/ou en groupe. Elle est parfaite pour créer un livrable lors d’une réunion.

Filtrez l’objectif avec votre commanditaire.

-Demandez des questions sur la finalité au-delà de l’attente: à quoi sert ce travail ?

-Spécifiez le livrable attendu : de quelle forme ? En l’absence de commanditaire, prenez le temps de vérifier objectivement le résultat final (outil 19).

-Confirmez la date limite pour éviter tout malentendu.

1° Organisez-vous avant de démarrer.

-Listez toutes les tâches à accomplir.

-Repérez les informations à rassembler, celles pour lesquelles vous dépendez d’autres personnes.

-Affectez un budget temps à chaque tâche et étape du processus.

-Répartissez le travail entre les membres du groupe. Si le délai final est dans plusieurs jours, veillez à ce que chacun s’engage de façon réaliste en fonction de ses priorités.

-Prévoyez un point d’avancement, et nommez un gardien du temps.

-Lancez les activités en commençant par contacter les personnes contributives à l’extérieur du groupe de travail pour qu’elles puissent vous livrer les informations à temps.

2° « Où en sommes-nous ? »

-Évaluez ce qui est réalisé, ce qui reste à faire.

-Révisez les priorités. Le cas échéant négociez avec le commanditaire un délai supplémentaire ou un arbitrage sur le livrable.

-Revoyez le temps à consacrer aux tâches restant à réaliser en fonction de leur importance, pour vous focaliser sur l’essentiel.

-Revoyez la répartition des tâches si nécessaire.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • L’alarme du smartphone est un bon gardien du temps : elle vous permet de vous concentrer sur votre travail.
  • Affectez aux tâches une durée relative en fonction de leur importance dans la contribution au résultat. Prévoyez une marge de manœuvre pour traiter les imprévus.
  • Acceptez de ne pas tout faire parfaitement.
  • Positionnez le point d’avancement aux deux tiers ou aux trois quarts de la fin du délai.
  • Pour les dossiers lourds, prévoyez plusieurs jalons « où en sommes-nous ? ».
  • Prévoyez des jalons de relance pour les personnes dont vous attendez des informations.
Avant de vous lancer…

✓ Certains sujets méritent qu’on y consacre un temps de maturation. Dans ce cas, respectez votre processus créatif (outil 21).

✓ Il existe d’autres outils plus adaptés pour le management de projets (diagramme de GANTT par exemple). Cependant, la méthode des 3 « O » peut s’appliquer à une sous-tâche d’un projet.

« Rappelle-toi : l’unique personne qui t’accompagne toute ta vie, c’est toi-même ! Sois vivant dans tout ce que tu fais. »

Pablo Picasso

Outil 27: L’auto-motivation

Le métier est composé de plusieurs activités : certaines nous plaisent beaucoup, et c’est pour elles que nous aimons notre métier. D’autres nous plaisent moins voire pas du tout mais elles font partie du package ! Et nous ne pouvons pas toutes les esquiver. Plus nous les laissons traîner et plus elles nous semblent pénibles, plus elles nous fatiguent en somme. Les stratégies alternatives d’auto-motivation peuvent non seulement nous aider à nous débarrasser au plus vite des tâches déplaisantes, mais aussi nous procurer un certain plaisir ! Ne nous en privons pas…

La seule motivation durable est celle qui vient de l’intérieur

Homme d'affaires poussant une grosse pierre en montée

 

En nous motivant, nous mettons rapidement au boulot et plus nous sommes efficaces et performants.

Cet outil est nécessaire pour inciter à avancer sur les tâches qui nous semblent désagréables ou ennuyeuses et que nous avons l’habitude à reporter sans fin.

1° Connaissez ce qui vous encourage.

-Localisez les points qui vous donnent du plaisir, du courage, de l’inspiration : qu’est-ce qu’elles ont en commun ?

-Est-ce que cela a du sens pour vous, car elles sont ajustées à votre objectif personnel important (outil 2) ?

-Est-ce que cela est dû aux personnes qui a fini le travail ?

-Est-ce l’action est-elle-même source de bonheur ? Elle vous enrichit, en l’anticipant avec gourmandise, la simple idée de l’accomplir vous donne de ravissement ?

-Ces activités sont votre allié : amplifiez les opportunités de les adopter, basez-vous sur les projets qui vous admettront de fixer ces talents en œuvre, car vous y êtes percutant et expérimenté !

2° Cherchez des stratégies optionnelles pour vous encourager sur la suite.

-Si vous ne savez pas vous soustraire à une tâche lassante ou désagréable, changez la façon de réaliser pour la rendre divertissant (voir pages suivantes).

-Si vous ne la faites pas vous-même, faites-la pour une autre : quelle est l’importance de ce livrable pour le destinataire ? En quoi est-ce précieux pour lui et pour votre relation qu’il soit livré à l’heure ? Par exemple, vous lui épargnez du stress…

-Parcourez les profits secondaires qu’elle peut vous donner : une attribution que vous avez voulue indifférente (outil 43), qui peut vous garder en contact avec des personnes importantes pour le développement de votre attente personnel ou vous permettre d’améliorer votre compétence (ne serait-ce que sur votre aptitude à gérer les excédents de votre travail ! cf. dossier 4).

3° Dans les mauvaises conditions, contestez-vous une récompense.

-Des fois, vous n’aurez pas des réponses, Cela ne signifie pas que vous devez mettre la chose sur votre plan de travail : cela permet d’augmenter la dose de désagrément par le volume d’où vous la voyez en vous disant « encore des tâches faire ».

-Ranger-la à temps et contestez-vous une récompense : une activité enrichissante, un repos bien compensé ou même un vrai présent (une projection de film, etc.).

-Pensez également aux résultats que vous obtenez : franchissez une nouvelle étape vers vos objectifs annuels, une relance déplaisant à éviter, la gratitude d’un ami ou de votre supérieur.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

Faites des tâches agréables et désagréables pour gérer votre motivation et votre volonté au cours de la journée.

Avant de vous lancer…

✓ Il serait dommage que la stratégie alternative demande deux fois plus de temps que ne l’aurait fait la manière peu plaisante…

✓ Faire sans tarder ne veut pas dire renoncer à faire en priorité les tâches importantes.

« Si nous faisions tout ce dont nous sommes capables, nous nous surprendrions vraiment. »

Thomas Edison

COMMENT ÊTRE PLUS EFFICACE ?

Taibi Kahler, dans son modèle Process Com®, a remarqué 6 types de personnalité (dossier 8) et 8 besoins psychologiques. Éventuellement, nous pouvons tous percevoir ces 8 besoins, de manière plus ou moins dite. Certains de ces besoins sont notre motivation de base : ils nous transmettent de l’énergie lorsque nous les réalisons avec succès, et nous ressentons une pression lorsque nous en sommes privés. Ce sont ceux-là qu’il faut mieux regarder pour accroitre les occasions de les ressourcer directement grâce aux activités qui nous revitalisent, ou indirectement à travers des stratégies alternatives d’auto-motivation.

Type de personnalité Empathique

Vous avez besoin d’estime de soi, pour ce que vous êtes et pas seulement votre travail. Les contacts affectueux et sincère sont importants pour vous. Vous adorez le travail en équipe, et avez à cœur de prioriser l’entraide et la collaboration, d’installer une atmosphère conviviale. Le lieu de travail est aussi primordial pour satisfaire vos besoins sensoriels : vous êtes sensible à la lumière, au bruit, à la décoration (personnalisé si possible), à la qualité du café ou du thé, etc.

Type de personnalité Travaillomane

Vous devez être reconnu pour votre tâche et vos aptitudes. Vous aimez la perfection, la clarté et la cohérence. Vous préfèrerez le raisonnement et dénouer les problèmes. Apprendre vous enthousiasme. Vous devrez planifier votre temps, programmer, prévoir, savoir les dates limites.

Type de personnalité Persévérant
L’estime de soi est important pour vous dans votre travail et votre responsabilité. Vous vous donnez volontiers pour les choses valeureux à vos yeux. Vous avez besoin de sens pour agir. Vous devez également reconnaître votre opinion. Vous aimez le partage et adorez être demandé par d’autres… ou au moins avoir un retour positif.

Type de personnalité Rebelle
Votre ressource, c’est divertissant ! Prenez du plaisir dans la vie. Travailler en équipe est mieux que travailler seul, et encore mieux quand c’est amusant. Votre concept est débordée d’imagination. Vous aimez la diversité, la routine ne fait pas partie de vos envies. Vous êtes un champion pour créer et renouveler.

Type de personnalité Rêveur
Vous avez besoin de vous isoler et du temps. Vous aimez être paisible. Trop de feedback finissent par vous freiner. Vous aimez approfondir les choses, franchir des problématiques compliqués et réveiller des solutions nouvelles. Vous avez besoin d’objectifs nets qui peuvent être traités indépendamment.

Type de personnalité Promoteur
Vous avez besoin d’être enflammés. Les défis, les compétitions vraiment excitant vous mettent de l’avant. Vous aimez vous surpasser. Ce qu’il faut avoir, c’est de l’action ! Il faut secouer !

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