Comment créer son entreprise assistant virtuel ?

14 mai 2021

Depuis que le monde en ligne est devenu le principal moteur des activités d’une entreprise commerciale, une multitude de professions ont vu le jour, qui n’existait même pas il y a quelques années. Le développement de sites web et de projets numériques permet à de nombreuses auto entrepreneur de vivre de leurs activite en ligne. Il permet également aux entreprises comme des cabinets médicaux, des cabinets d’avocat ou de comptable de gagner de nouveaux clients et de conserver les clients existants. Cependant, cela nécessite des profils de travailleurs qui coopèrent étroitement avec l’organisation.

Parmi toutes les professions qui ont émergé ces dernières années, les assistants virtuels ont récemment pris une grande importance. Ce métier connaît un grand essor et de plus en plus de personnes décident de devenir assistant virtuel.

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Selon la définition proposée par l’AIAV (Association internationale des assistants virtuels), les assistants virtuels sont des « auto entrepreneur qui fournissent des services de soutien créatif, administratif et technique à de multiples clients dans n’importe quel secteur d’activité à partir d’un lieu éloigné, généralement leur domicile ou leur bureau ».

La figure du secrétaire virtuel est beaucoup plus courante dans les pays anglophones. Cependant, certainement en France et dans le reste de l’Europe, la profession est de plus en plus répandue. Il permet aux personnes de travailler à domicile en offrant leurs services, ce qui aide à concilier travail et vie de famille.

Les assistants virtuels francophones sont peut-être ceux qui connaissent le plus grand développement, et c’est que tant en France que dans les pays francophones. L’activité commerciale en ligne connaît une croissance exponentielle année après année.

Pourquoi tant de gens veulent-ils devenir des assistants virtuels ?

De plus en plus de gens veulent devenir un auto entrepreneur en secrétariat virtuel. Ce n’est pas surprenant, car c’est une profession qui offre de nombreux avantages. Voyons ce qui est le plus important ou le plus apprécié par les assistants virtuels qui ont de l’expérience.

Vous êtes votre propre patron

L’un des principaux avantages que les personnes qui travaillent comme assistant virtuel pôle emploi soulignent souvent est le fait qu’ils n’ont pas de patron.

De nombreux travailleurs qui ont de l’expérience sont insatisfaits de leur travail, principalement en raison du type de patron qu’ils ont eu. Par conséquent, le fait de ne pas avoir à traiter avec quelqu’un comme cela devient un grand avantage de cette profession.

Personne ne fixe votre horaire

Faites-vous partie de ces personnes qui se sentent plus désireuses de travailler et qui sont plus productives à 22 heures ? Avez-vous des enfants et aimeriez-vous que leurs horaires scolaires coïncident avec vos horaires de travail ?

Être assistant administratif virtuel a permis à de nombreuses personnes de fixer leurs propres horaires, entièrement à leur goût et en fonction de leurs besoins.

Vous travaillez avec qui vous voulez

Lorsque vous travaillez pour quelqu’un d’autre, vous n’avez pas à décider qui seront votre patron ou vos collègues. Toutefois, lorsque vous devenez assistant virtuel, vous décidez qui seront vos clients et qui n’ont pas intérêt à l’être.

Votre travail est apprécié

Comme c’est vous qui décidez avec qui vous voulez travailler et avec qui vous ne voulez pas, vous pouvez décider de ne travailler qu’avec ceux qui apprécient le service que vous leur offrez.

Tous les clients ne sont pas reconnaissants, tout comme tous les patrons ne sont pas gentils. Toutefois, en tant qu’assistant administratif indépendant, vous pouvez choisir de travailler avec ceux qui apprécient vos efforts.

Un véritable équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Si vous avez des enfants ou êtes marié, vous vous êtes probablement demandé plus d’une fois comment vous pouviez passer plus de temps avec votre famille tout en continuant à gagner votre vie.

En tant qu’assistante commerciale virtuelle indépendante, c’est possible. Puisque vous travaillez où vous voulez et aux heures que vous définissez, le rêve d’un équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut devenir réalité.

Une liberté de circulation totale

Vous faites partie de ces personnes qui ne supportent pas de passer plus de six mois sans faire de voyage ? Vous aimeriez faire le tour du monde, mais votre travail ne vous le permet pas, car il vous lie à un seul endroit ?

En tant qu’assistant virtuel application, vous disposez d’une totale liberté de mouvement. Partout où il y a Internet, vous pouvez être et travailler.

Sans avoir à se déplacer

L’une des choses qui font que le trajet du matin est le pire pour les employés est le trajet vers le travail. Non seulement ils doivent y aller, mais ils doivent généralement le faire aux pires moments : quand il y a le plus d’embouteillages.

En tant qu’assistant virtuel, vous pouvez travailler à domicile. Vous pouvez donc économiser sur les embouteillages, les bouchons et les mauvaises humeurs du matin.

Vous décidez de ce qu’il faut faire et à quel prix 

Puisque vous la création de votre portefeuille de services est basée sur ce que vous aimez faire et vos compétences, vous décidez des taches que vous allez effectuer. De plus, c’est vous qui définissez vos prix. À titre d’exemple, si votre spécialité est la comptabilité, vous pouvez proposer un service de comptable avec un tarif un peu inférieur à la concurrence si vous n’avez pas encore beaucoup d’expérience.

Pourquoi les entreprises veulent-elles engager des assistants virtuels ?

Pour différentes raisons, les entreprises trouvent également très satisfaisant de louer une assistante virtuelle indépendante.

En fait, il y a deux raisons principales pour lesquelles les entreprises se retrouvent à demander les services d’un assistant virtuel.

Réduction des dépenses

L’embauche d’une assistante virtuelle entraîne des dépenses moins importantes que si l’on avait une personne sur la liste de paie.

Tout d’abord, il est possible que l’auto entrepreneur en secrétariat virtuel engagé dispose d’une équipe d’assistants qui l’aident à faire le travail. Il serait très coûteux d’avoir tout ce personnel.

Deuxièmement, comme il s’agit d’un collaborateur externe, l’entreprise n’a pas besoin d’investir dans du matériel ou dans un espace spécifique pour lui. L’assistante ou l’assistant dispose déjà de ces ressources et travaille à distance. Par exemple, un assistant virtuel comptable qui a de l’expérience possède déjà les outils et le bureau nécessaires pour exécuter son travail.

Permets la liberté de circulation

Tout comme l’assistant administratif peut être n’importe où dans le monde tant qu’il dispose d’Internet, l’entrepreneur qui l’engage peut en faire autant.

Peu importe si l’auto entrepreneur ou le manager dans une entreprise est en voyage, il pourra toujours contacter son assistante en secrétariat virtuel de la même manière chaque fois qu’il en aura besoin.

Comment devenir un assistant virtuel en 5 étapes

Le monde du secrétariat virtuel est une excellente alternative pour ceux qui veulent gagner un bon revenu, mais qui sont fatigués du monde du travail traditionnel, des heures de travail en entreprise et des heures perdues dans la circulation.

Tout ce qui précède semble génial. Mais la première question qui vous vient à l’esprit est la suivante : comment faire ? Voici les premières étapes à suivre pour commencer à travailler comme assistant virtuel et prendre le contrôle de votre temps et de vos revenus !

Vous devez être clair sur ce que vous allez faire

Faites une liste de toutes les activités que vous connaissez, pouvez et aimez faire, en gardant à l’esprit que vous n’avez pas besoin d’être un expert dans ces domaines. Avec le temps, vous perfectionnerez vos compétences de secrétaire commerciale indépendante. Vous pouvez aussi acquérir de l’expérience. Vous devez également tenir compte de l’équipement dont vous disposez et savoir si vous serez en mesure d’effectuer ces activités avec cet équipement ou si vous devez envisager de faire un investissement pour le moderniser. Enfin, il faut que ce soit des activités qui vous plaisent ! N’oubliez pas que vous n’êtes plus dans un bureau où on vous dit quoi faire, vous êtes ici le patron !

Établissez votre plan d’entreprise

Vous devez vous poser les mêmes questions que celles que toute entreprise se pose au départ : quel est mon marché cible ? Quels services de secrétariat virtuel vais-je offrir ? comment vais-je facturer ? comment vais-je facturer ? En d’autres termes, toutes ces questions liées à la façon dont votre entreprise va fonctionner.

Créez un site web

Si vous n’avez pas le budget nécessaire pour la création de votre propre site web, il existe de nombreuses plateformes où vous pouvez établir votre présence en ligne en tant qu’assistant ou assistant virtuel. Il est recommandé d’opter pour la création d’un profil LinkedIn et de le configurer le plus proprement possible. LinkedIn est une excellente plateforme pour faire votre activité commerciale, et c’est gratuit !

Faites votre promotion

Vous êtes prêt à travailler, maintenant, obtenez des clients ! Vous devriez déjà avoir défini dans votre plan d’entreprise qui est votre client idéal. Sur cette base, réfléchissez aux groupes et communautés en ligne auxquels ces clients potentiels peuvent appartenir et interagir avec leurs membres. Une autre bonne idée est de commencer à assister à des conférences et à des événements où vous pouvez rencontrer ces personnes ou ces microentreprises (assurez-vous d’apporter vos cartes de visite).

Obtenez des conseils

Vous pouvez rechercher des groupes d’assistants virtuels sur les réseaux sociaux et demander des conseils et de l’aide à d’autres assistants virtuels.  Ils seront heureux de vous aider !

Le concept d’assistant virtuel

En principe, une secrétaire virtuelle dans l’environnement de travail serait une personne qui exerce l’une des fonctions ci-dessus, qui tourne autour de la gestion administrative (back office), mais à distance, de manière indépendante (en fournissant ses propres moyens de travail) et régulière (plus à moyen terme qu’une tâche ponctuelle). Elle n’est pas limitée à un secteur particulier.

Ainsi, il est fréquent qu’une personne occupant un poste de direction ou ayant récemment créé une entreprise ait besoin d’un secrétaire à distance.

Cependant, avec la multiplication des taches de bureau à l’ère numérique, il semble que le terme englobe désormais presque tout travail administratif et créatif en free-lance, même certains travaux techniques.

Quel est le travail d’un assistant virtuel ?

Chaque assistant peut se spécialiser dans un domaine, une langue et un marché particuliers. Les principaux types de taches sont généralement :

·         Administration : gestion, facturation, achats, service comptable ;

·         Soutien aux clients ou à la communauté ;

·         Contenu, rapports, transcription, relecture, traduction ;

·         création de contenu web et rédaction ;

·         Juridique, ressources humaines ;

·         Marketing, publicité, vente ;

·         Organisation et gestion de bases de données.

Selon les taches, différents outils seront nécessaires. Il est probable que certains d’entre eux seront nécessaires à ces fins :

·         Intermédiaire pour l’accès aux systèmes protégé par mot de passe ;

·         gestion du courrier électronique et du calendrier ;

·         Accès et partage des documents ;

·         gestion des réseaux sociaux ;

·         Appels Internet et messagerie instantanée ;

·         Activités de comptable ;

·         Mesure du temps de travail ;

·         Droits et obligations d’un secrétaire virtuel

Généralement, après un entretien, les assistants virtuels reflètent dans un contrat l’accord avec chaque client.

Tout d’abord, la création d’un engagement de confidentialité est primordiale. En outre, comme dans tout emploi, il serait opportun de discuter de ce qui est attendu des deux parties, de la manière d’attribuer les nouvelles taches et de la communication des retards et progrès.

Il est possible que dans les premiers jours, le client veuille vérifier comment la secrétaire virtuelle indépendante travaille et la demander d’enregistrer ses activités à l’écran.

Pour rencontrer d’autres assistants, il existe des sites web, des groupes de médias sociaux, des associations nationales et au moins une association internationale.

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