Comment devenir un super secrétaire ?

21 mai 2021

Le rêve idéal d’une entreprise, plus précisément de tous ses dirigeants, est d’avoir une secrétaire parfaite, celle qui, du sourire à ses connaissances professionnelles les plus avancées, est impeccable.

Elle est généralement le bras droit du patron, celui qui fait des faveurs, se souvient des dates importantes et accueille avec le sourire chaque personne qui entre dans l’entreprise. Mais comment être un super secrétaire ? Voici quelques conseils pour trouver et être une assistante hors pair dans un bureau.

Le secrétaire est la confiance

Sa formation en termes de discrétion, de caractère, de personnalité et d’empathie est essentielle pour une relation de confiance absolue. En effet, un assistant direction participe aux forces et faiblesses de l’entreprise. Son engagement, sa loyauté et son identification à l’entreprise et aux personnes qui la gèrent doivent être de 100%.

Programmer le temps comme la ressource précieuse qu’il est

Pour les entreprises qui réussissent, le temps est rare et précieux. Pour traiter le plus grand nombre de questions possibles, il est essentiel d’avoir le soutien d’un secrétaire intuitif et organisé. Cet assistant doit être capable de préparer à temps toute la documentation nécessaire à une réunion.

Les secrétaires doivent également abréger une visite trop longue et de donner l’excuse parfaite pour arriver une demi-heure en retard à la réunion suivante. Son travail assistante direction consiste donc à anticiper ce dont le patron a besoin et ce qu’il pense.

Une super secrétaire vit au jour le jour en essayant de s’occuper de chaque minute du patron. Son emploi à aider son employeur à remplir l’agenda sans stress et à gérer les imprévus.

Proactivité

Ici, la secrétaire, à chaque fois qu’elle répond au téléphone, transmet l’importance de l’entreprise et ses valeurs avec une telle habileté qu’elle devient un facteur d’image, précieux pour l’entreprise.

Dans un autre ordre d’idées, une secrétaire clé réussit habilement à faire en sorte qu’un vol ordinaire soit en première classe. Elle se préoccupait de trouver le meilleur restaurant pour une sortie avec des investisseurs potentiels. Elle réserve également la table la plus spéciale.

L’employeur reste l’autorité et elle le représente en tant que telle

L’assistante direction est la garante de l’exécution de toute décision prise en réunion. Elle assurera efficacement le suivi des délais, en prenant des notes, en faisant preuve d’empathie, en laissant des rappels spéciaux, en téléphonant à l’avance pour que les délais soient respectés, etc. En bref, si une télésecrétaire médicale indépendante, par exemple, a pris un engagement envers la direction, elle veillera à ce que cet engagement soit respecté. De cette façon, le patron pourra se reposer de ces tâches, en ayant confiance que tout se passera parfaitement, en étant capable de s’occuper de nouvelles choses.

Elle génère un bon environnement de travail

L’emploi d’une super secrétaire est la clé d’une atmosphère positive dans son environnement de bureau. Son travail consiste à accueillir les visiteurs dans l’ascenseur avec un sourire chaleureux et une salutation emphatique. Elle fait en sorte que la personne qui appelle son patron au téléphone se sente importante. Sa cordialité, sa discrétion, sa façon de s’habiller, son élégance feront de cette femme secrétaire la première dame de la compagnie. Elle doit être respectée et considérée par la direction afin de créer un magnifique climat de confiance.

Elle ne cesse de se perfectionner en tant que professionnelle

La super assistante doit apprendre autant que le patron et ne jamais s’arrêter. Elle doit se tenir au courant de tout ce qui est important dans l’entreprise, se familiariser avec les nouvelles technologies et être toujours à jour dans son travail. Elle doit acquérir des compétences en permanence, suivre une formation secrétaire spécialisée et le faire en heures supplémentaires, sans affecter le déroulement normal de sa vie professionnelle.

Les ordinateurs, les carnets de notes, les agendas électroniques et de poche, les courriers électroniques, les téléphones portables ont rendu certaines des fonctions des secrétaires remplaçables. Cependant, il y a de nombreuses qualités qu’aucun de ces objets électroniques n’offre, comme les compétences linguistiques, répondre parfaitement au téléphone, s’occuper des visiteurs, être un soutien émotionnel, écrire des lettres, des rapports et autres, d’où la présence des professionnel en télé secrétariat. Les super assistantes direction sont les personnels clés dans une entreprise. Ce sont celles qui sont inconditionnelles et irremplaçables.

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