Je cherche un assistant virtuel

4 juin 2021

Une PME en plein développement peut déléguer ses tâches administratives à une personne externe à l’entreprise. Le recours à un assistant virtuel se pose comme une solution à court et à long terme. La recherche et le choix d’un assistant virtuel reposent sur les missions, ou qualités qu’il doit avoir.

Qu’est-ce qu’on entend réellement par assistant virtuel ?

Un assistant virtuel est une personne qui travaille de façon indépendante sans pour autant être présente physiquement au sein de l’entreprise. Il peut, en effet, travailler depuis son domicile ou n’importe quel endroit dans le monde. Le travail se fait donc uniquement en ligne. Ses prestations concernent en grande partie des services d’assistance technique ou administrative. L’assistant virtuel n’est pas un salarié, mais est soumis à un contrat freelance ou travailleur indépendant.

Les avantages de recourir aux services d’un assistant virtuel

Plusieurs raisons poussent les chefs d’entreprise à solliciter les offres de services d’un assistant virtuel. En premier, il peut faciliter la gestion des tâches en ce qui concerne le choix des partenaires dans la croissance de la société tout en effectuant un rapport journalier des activités. La plupart du temps, il est important de ne rien négliger pour ce qui est des tâches quotidiennes à entreprendre comme répondre aux clients par téléphone, mail, ou s’occuper de la gestion du calendrier des rendez-vous.

Le second avantage concerne la réduction des coûts qui ne se limite pas aux salaires, mais aussi des formations pour laquelle de nombreuses PME n’ont pas les moyens d’y faire face. En d’autres termes, un assistant virtuel tarif vous épargnera de payer des charges sociales par exemple. Ensuite, une assistante virtuelle fera gagner du temps aux petites entreprises qui n’ont pas assez de budgets pour engager des experts pour effectuer des tâches spécifiques.

Les principales missions d’un assistant virtuel

Le recrutement d’une assistante virtuelle va permettre à votre entreprise de profiter des services d’une personne pouvant effectuer plusieurs tâches à la fois. Le but étant d’effectuer en premier lieu des tâches administratives notamment la saisie de données, la gestion des mails, les prises de rendez-vous, la gestion des dossiers des clients et la mise à jour de la page web du client.

L’assistante virtuelle peut également s’occuper du marketing en ligne de l’entreprise ou faire une étude de marché assistant virtuel par exemple. Cette tâche s’explique par le manque de compétences souvent rencontré dans les petites entreprises familiales. En effet, écrire d’un blog, ou la publication des podcasts voire même la création d’un site internet nécessite des connaissances et expertises particulières. Les tâches en marketing digital sont nombreuses comme la gestion des publicités sur Google ou les réseaux sociaux. La rédaction des contenus ou la correction des articles sur le site des entreprises entre également dans la compétence de l’assistant virtuel. De même, il y a la mise en place d’une offre webinaire.

Malgré l’importance du marketing en ligne, il est important de ne pas oublier le marketing hors ligne. En effet, de nombreux entrepreneurs continuent à l’utiliser comme pour la publicité, par exemple les restaurateurs, les coiffeurs. Ces méthodes traditionnelles se manifestent par la création de dépliant, de brochures, de flyers, d’affiches et de cartes de visite. Ensuite, l’assistante virtuelle peut intervenir directement comme soutien aux entreprises. Il peut ainsi être un service client par téléphone, archiver et codifier les documents, etc. L’une de ses missions est de remplir le rôle de service en ligne ou hors ligne de la clientèle ou du fournisseur de la société. Enfin, un assistant virtuel doit savoir superviser les nouveaux salariés ou gérer la réputation de l’entreprise qui a fait appel à son service. À noter que lors de la signature de son contrat, d’autres tâches peuvent aussi lui être attribuées par le gérant de la PME. 

Les critères qui vont influencer la recherche et le choix d’un assistant virtuel

La recherche et le choix d’un assistant virtuel dépendent de nombreux critères notamment ses qualités propres. S’il est à la recherche d’un emploi, il met en avant dans son profil ses qualités.

Un bon assistant virtuel doit faire preuve de rigueur et de fiabilité

Une bonne assistante virtuelle doit être fiable et avoir de la rigueur même si elle travaille depuis son domicile. Ces qualités sont importantes pour maintenir une relation de confiance avec les clients et éviter les erreurs basiques sur les missions attribuées.

Avoir une formation adaptée et une bonne organisation

Le recrutement d’un assistant virtuel se fait en fonction de la formation ou de l’expérience qu’il possède. Il doit ainsi être un expert dans un domaine précis. Si sa principale mission est d’assister l’entreprise, il doit avoir un excellent sens de l’organisation pour réaliser les tâches. Son espace de travail, même à domicile, doit refléter cette organisation notamment  un suivi irréprochable des tâches proposées par les clients.

L’importance de la capacité d’écoute de l’assistant virtuel

Une personne qui travaille en ligne depuis son domicile doit avoir une capacité d’écoute importante. En effet, un assistant virtuel doit être attentif à toutes les instructions données par le client. Sa réactivité est donc un critère important du choix de son prestataire par l’entreprise. De plus, il est désagréable de répéter plusieurs fois une chose.

La capacité à travailler sous pression

Même à domicile, l’assistant virtuel doit avoir la capacité à supporter la pression même s’il prend en charge à la fois plusieurs clients. C’est un emploi dans lequel il est important d’avoir des nerfs d’acier et une réactivité plus grande qu’un salarié normal dans l’entreprise.

Les autres qualités indispensables pour un assistant virtuel

Un entretien pour le recrutement d’un assistant virtuel se basera surtout sur sa personnalité. En effet, il doit être aimable, mais surtout sympathique lorsqu’il sera par exemple en charge du service client de l’entreprise comme la SAV. Ensuite, il doit aussi être débrouillard et bien renseigné sur l’entreprise pour laquelle il agit. Un point important pour booster le marketing de la société par exemple. De même, une assistante virtuelle atypique doit participer de manière active au développement de ce dernier. Il doit ainsi trouver de nouvelles sources de revenus en mettant en place de nouvelles offres aux clients. Enfin, sa capacité à faire plusieurs choses à la fois est un atout négligeable pour une entreprise avec un système d’organisation impeccable. Ces différentes qualités sont en prendre en compte avec lors de la recherche de son assistant virtuel.

Avoir un bon équipement pour exercer le métier d’assistant virtuel

Pour réaliser son travail d’assistant virtuel, il doit avoir un matériel de communication de très bonne qualité. Cet équipement doit lui permettre de faire des réunions à distance. Une bonne connexion internet haut débit est aussi primordiale outre un ordinateur en bon état. La réalisation des missions confiées à un assistant virtuel nécessite, en effet, d’être connecté en permanence sur le web. Le prestataire doit posséder un numéro de téléphone pour le joindre tous les jours de la semaine. Ceci est indispensable en cas d’urgence concernant son travail.

L’outil qu’il va utiliser doit aussi être adapté au télétravail dès la signature du contrat de freelance. Avoir un équipement est insuffisant, il doit aussi savoir l’utiliser sur les bouts des doigts pour gagner du temps. À noter, que dans ses équipements, il doive avoir un disque de stockage physique ou virtuel en utilisant le système cloud. Enfin, il doit avoir une capacité d’apprentissage dans le cas ou il sera amené à utiliser un nouvel outil dans la réalisation de son travail.

Les formations indispensables pour être un assistant virtuel

Dans la recherche d’un assistant virtuel pour votre PME, les formations qu’il a suivies sont très importantes autant que les offres qu’il propose. En effet, cet emploi couvre plusieurs domaines qui requièrent des compétences particulières. Ainsi, il peut suivre une formation en tant que community manager pour maîtriser les réseaux sociaux et apprendre à gérer la réputation virtuelle de l’entreprise. Ensuite, pour devenir un assistant virtuel en informatique, suivre une formation dans la maîtrise de certains logiciels indispensable. Mais si vous avez l’intention de recruter un assistant virtuel administratif ou comptable, vous devez vous assurer que le prestataire possède les diplômes nécessaires pour faire la gestion ou le bilan de l’entreprise. Enfin, pour rédiger le contenu d’un site internet, il devra maîtriser la grammaire et la structure en matière de SEO par exemple. Un diplôme en lettre sera l’idéal dans ce cas.

Comment trouver un assistant virtuel ?

Après avoir défini les besoins de votre entreprise, la recherche du meilleur assistant virtuel nécessite d’adopter plusieurs méthodes qui sont à votre portée. Tout d’abord, vous pouvez consulter les offres de services sur internet, cependant, il est impératif de regarder en premier les profils les plus détaillés ou qui propose des offres de service dans un domaine bien précis. Vous pouvez également publier une annonce sur les sites de freelance spécialisé comme Upwork.com idéal pour la publication d’offre emploi au niveau international. Pour des annonces au niveau de la France, vous pouvez utiliser Codeur.com dans lequel plusieurs travailleurs indépendants français sont inscrits. Quant à Malt, c’est une plateforme qui va géolocaliser les freelancers. L’avantage de ce genre de plateformes est de trouver les meilleurs prix et offre service en faisant jouer la concurrence. Le cas échéant, vous pouvez consulter les différentes offres d’emploi mises en ligne sur des sites web gratuits. Mais il est conseillé de faire le recrutement d’une personne qui a le statut d’auto-entrepreneur pour être en règle avec l’administration fiscale. Pour conclure, avec les mutations technologiques, il est devenu possible d’externaliser certains services aux de l’entreprise en faisant appel à un assistant virtuel. Enfin, le suivi d’une formation continue va améliorer les compétences de l’assistant virtuel. 

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