Dossier 4: Gérer la surcharge de travail

8 juin 2020

Homme stressé par la pression de ses collègues.

« On peut tout prendre à un homme sauf une chose, la liberté de choisir son attitude dans n’importe quelle situation.»

Viktor Frankl.

Gérer la surcharge de travail, comprendre et agir efficacement… Que faire lorsque vous êtes face à cette situation ? Si la surcharge de travail peut être consécutive à un accroissement de l’activité de l’entreprise, elle peut également être la conséquence directe d’une diminution d’activité mais ces temps de surcroît d’activités régulières sont normaux.

Si l’on agrège souvent à l’expression « surcharge de travail » une connotation négative, il faut malgré cela reconnaître que les périodes de surrégime font partie intégrante des cycles naturels du travail.  L’essentiel, c’est donc d’apprendre à y faire face en optimisant sa gestion du temps et sa productivité. Et, pour ce faire, gérer des imprévus, utiliser la méthode LIMITER, réviser ses priorités apparaissent comme des outils incontournables !

Outil 28: Diablotins et permissions

Nos diablotins –ainsi nommé par François Délivré- Sont ces petites paroles qui viennent nous murmurer et nous envoient des ondes négatives. Ils nous ont toujours accompagnés depuis notre tendre enfance et nous ont souvent rendu-à l’époque ! de bons services. Mais leurs négativités sont devenues un frein sur notre productivité en étant adulte.

En les reconnaissant pour ce qu’ils sont- des petits diables peureux qui mentent- nous considérons comme pion avec leurs discours malveillant. Nous avons le choix de leur désobéir au profit de nos buts d’adultes avec des responsabilités.

Désobéir à nos diablotins qui ne disent pas la vérité…

Gérer la surcharge de travail

Gérer la surcharge de travail

Le fait de repenser à nos vieilles croyances sous dorme de petit diable nous permet de retrouver notre situation pour faire des choix basés non sur nos peurs mais basés sur nos objectifs à atteindre.

Le fait est que les petits diables sont sur nous se manifeste en : des émotions très négatives comme avoir la frousse, le stress, une sensation de lourdeur, les injonctions comme « il faut », « je dois », les croyances démotivantes telles que « je ne peux pas » ou « c’est impossible »

1° Identifiez vos petites injonctions répétitives :

-« Sois sympa ! » vous oblige entre autres à dire « oui » au détriment de vos priorités

-« Ne t’arrête pas ! » vous redonne la force pour que vous fassiez les choses parfaitement.

-« Papillonne ! » vous incite à commencer des milliers de choses au même moment sans les terminer

-« Pendules folles » sous-estime les deadlines. Vous prenez trop de responsabilités.

-« Sancho Pança » fui les responsabilités, « on » les dilue. « Marmotte » se cache dans le rêve et « hibou » a peur de prendre de mauvaise décision. Ils vous empêchent d’avancer.

-« Cigale » ne cesse de reporter les tâches qui ne vous donne pas envie ou vous dérange et vous fait courir à la dernière minute.

-« 36 fois la même chose » ne donne pas de recul au passé. Vous refaites les mêmes erreurs.

-« Sois fort » vous mets dans une position où vous n’avez pas besoin d’aide et de vous abattre dans l’inefficacité.

2° Personnifiez votre diablotin

-Faites un petit dessin dans votre tête d’une créature qui serait le fruit de toutes vos injonctions négatives

-Nommez-le et dessinez-le.

3° Dialoguez avec votre diablotin lorsque vous vous sentez inefficace

-Dis-lui merci et songez à transformer ses injonctions en recul (dire « non » avec une certaine diplomate, etc)

-Le diablotin ne voit pas plus loin que ce qu’il voit. Démontrez-lui votre vision d’efficacité à long terme.

4° Prenez votre décision librement

-Faites un choix raisonnable. Votre diablotin est plus trouillard ou nonchalant que vous, car il appartient à votre passé.

-Vous avez le choix de choisir ou non ! de tenir compte de ses voix intérieurs sans renoncer à votre objectif.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

-Commencez par des cas à faible enjeu. Comme par exemple, désobéir à « sois sympa » avec une personne indulgente. Sinon, il sera vainqueur si votre interlocuteur est en train de froncer les sourcils.

-Prenez le temps d’apprécier vos victoires, faites un petit constat pour que vous aillez une visu de vos nouvelles activités qui eux sont fructueuses. Accumulez les indices qui défavorisent le pouvoir de votre diablotin.

-Au fur et à mesure, prenez des risques sur les situations avec plus d’enjeu

-En cas d’échec, ne vous découragez-pas, revoyez les situations précédentes où vous avez agi différemment et qui vous a permis d’être à la hauteur. Mesurer l’échec en dépit des bonne choses bénéfiques obtenues par ailleurs.

Avant de vous lancer…

Il n’est question d’emprisonner votre diablotin. Ses apparitions peuvent vous être utiles.

« La vie ce n’est pas d’attendre que les orages passent, c’est d’apprendre comment danser sous la pluie. »

Sénèque
COMMENT ETRE PLUS EFFICACE ?

Nos petits diables ressortent lorsqu’une situation nous fait stresser. Ils sont bien au courant, ces petits êtres malveillants, que dans ces périodes-là, nous nous déconnectons de nos moyens intellectuels :

. Notre vision de la vraie vie est altérée, nous nous mettons dans le parano ou l’abondant ; nous enflammons sur les conséquences ou les enjeux de la situation.

. Nos idées s’entremêlent et notre aptitude à faire face au problème s’affaiblit.

. Notre confiance en soi perd sa valeur.

Ils en profitent pour se mettre en avant sur nous !

Soyez bienveillant envers vous-même

Lorsque vos diablotins prennent le contrôle sur une situation stressante avec laquelle vous êtes confronté, la première chose qui peut vous aider à faire un petit recul est celle-ci : « Je suis stressé et c’est pour ça que je n’y arrive pas ou que j’ai l’impression d’être dans une impasse ». Cette bienveillance vous permettra d’évacuer certaine partie du stress et minimise l’influence de vos diablotins.

Anticipez les situations stressantes.

Localisez les événements qui font régir vos diablotins, les instants où ils se montrent de manière récurrente. Comme par exemple, si vous tarder sur le diablotin. Ne t’arrête pas, ton nouveau mail est une sorte de pépite savoureuse pour lui : « chouette ! Encore du travail ! Tu ne t’arrêteras pas tant que ta boîte aux lettres ne sera vide, et j’aurai gagné ! »

Cette situation est un élément gratifiant pour le diablotin Papillonne : « Vas voir, c’set sûrement plus intéressant que ce que tu es en train de faire ! » et du diablotin. Sois sympa : « Ouvre le mail, quelqu’un a besoin de toi ! Il t’en voudrait si tu n’étais pas réactif ! »
Quand vous avez fini la liste des situations qui incitent l’arrivée d’un diablotin, vous pouvez mettre en œuvre un plan d’action. A froid, avec l’esprit clair. Comme par exemple, laisser la boîte mail une petite heure pour se concentrer sur une tâche importante.

Ecartez les vielles croyances sur lesquelles vos diablotins se donnent pour vous marmonner. Accordez-vous impérativement la permission de désobéir pour chaque diablotin pour une raison.

Astuce :  Débutez vos phrases par « tu as tort, diablotin… » et faites le contraire de ces messages malveillants. A partir des exemples du tableau ci-dessus, cherchez vos messages positifs.

Prenez des décisions pragmatiques.

Vous serez plus à l’aise pour lutter contre vos petits diables que vous saurez concrètement par quoi faut-il remplacer les anciennes habitudes.

Fouillez dans les bonnes pratiques ci-contre les actions qui s’adaptent à votre situation personnelle, ou faites vos propres pratiques.

Vous aurez la possibilité de prolonger votre stratégie et trouver d’autres sortes de pratiques qui vous sont adéquats pour la mise en œuvre de vos actes de désobéissance.

“ Les faits ne cessent pas d’exister parce qu’on n’en tient pas compte. » Aldous Huxley

Outil 29 : La gestion des imprévus

On ne saura jamais à quel moment on risque d’avoir de surprises, notamment des imprévus : Ils nous écartent de ce qui nous est important à faire et nous absorbent trop d’énergie.

La gestion des imprévus les mette de facto dans l’agenda :

Un minimum de pourcentage d’imprévus lié à chaque tâche est réservé pour les traiter avec la bonne manière.

Des « rendez-vous importants » sont établis en avance pour les étudier et les supprimer ou rectifier leur impact.

Un questionnement bien enchaîné permet de voir les priorités et les urgences pour apprivoiser les imprévus.

Les imprévus sont inconnus mais prévisibles…

 

Une chose est sure : des imprévus, ça n’en manquera pas. Cela fait partie de notre travail pour les gérer, tout comme ils font partie de notre quotidien.La gestion des imprévus permet de les traiter avec compréhension, action et sérénité, sans les supporter.

Faire face à chaque inattendu n’est pas la même chose que les affronter. La gestion des imprévus renferme leur prise en compte en amont et en aval du moment où ils apparaissent.

1° Réservez du temps pour les imprévus :

-Vous prenez combien de temps par jour ou par semaine à traiter des imprévus ?

-Tenez-en compte dans votre annuaire : pour 25 % d’imprévus, ne pressentez pas plus de 6 heures de travail sur une journée de 8 heures.

2° Choisissez ceux à traiter en urgence :

-Évaluez le risque à ne pas traiter l’imprévu simultanément : comparez cet impact à celui de ne pas terminer ce que vous faites actuellement.

-Inspectez s’il est de votre rôle de le traiter : s’inscrit-il dans vos missions obligatoires ? Attention à ne pas assumer en plus les problèmes des autres.

-Même si vous pensez que vous avez une capacité innée, cherchez quelqu’un qui peut le faire plus efficacement que vous dans l’urgence au moment venu ou aussi à le traiter ensemble.

-Explorez vos marges de procédé : qualité du livrable, report de délai (1 jour ? 1 heure ?), moyens.

-Si vous êtes hésitant, interrogez vos désirs. Votre intuition ne vous trompera pas.

3° Réduisez leur nombre et leur impact :

-Sélectionnez les inattendus les plus répétitifs et les plus désavantageux (outil 6, cadran C).

-Accordez-leur un traitement de faveur :

-Démarches préventives pour les supprimer ;

-Solutions alternatives à fonctionnalités réduites pour assurer la bonne continuation de l’activité ;

-N’ignorez pas  les signes d’avertissement pour être proactif.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Pour ne pas les endurer, changez votre représentation sur les imprévus :

– ils font partie de votre tâche (amont) ;

– ce sont des opportunités pour l’amélioration des processus de travail (aval).

  • Ajoutez dans votre agenda une tâche « imprévus ». Vous pouvez même en émettre la nature (lundi : traitement des pannes du week-end).
  • En étape 2, associez vos partenaires à votre problématique : ils n’ont pas forcément analysé la situation avant de vous soumettre au problème lié.
  • Lorsque vous mettez en place un nouveau processus de travail, imaginez ce qui pourrait se passer et prévoyez les imprévus.
  • Organisez comme une mission primordiale les actions préventives pour réduire le pourcentage d’imprévus et gagner du temps.
 Avant de vous lancer…

✓ Le traitement des imprévus peut se faire en mode « pompier » : adrénaline et sentiment d’héroïsme d’un côté, attribution sur des tâches plus compliquées de l’autre. Soyez juste dans vos choix.

✓Osez dire « non » à ce qui ne vous regarde pas, même si votre « budget imprévus » n’est pas consommé.

 « Le temps de la réflexion est une économie de temps. »

Publius Syrus
COMMENT ÊTRE PLUS EFFICACE ?

Un diagramme à bulles est une matrice de décision formé en trois critères. Le diagramme à bulles des imprévus croise :

  • l’impact opérationnel d’un type d’imprévu (ou son niveau de gravité s’il n’est pas fait instantanément) ;
  • la répétition de ce type d’imprévu, en nombre d’occurrences par mois ;
  • la durée moyenne pour agir face à l’imprévu – autrement dit, ses conséquences sur la gestion de votre temps.

En plaçant la valeur de référence de l’axe horizontal sur la fréquence 4 (4 fois par mois, soit une fois par semaine) et la valeur de référence de l’axe vertical sur la médiane de l’indice de gravité (en haut, impact fort ; en bas, impact faible), nous obtenons une représentation visuelle en quatre cadrans.

Chaque cadran soulève une problématique qui appelle une stratégie spécifique. Cependant, il peut y avoir des exceptions au modèle, comme le montre l’exemple de l’imprévu de type E.

1er cadran : actions préventives.

Programmez un moment bien défini pour bien creuser le fond de la cause de ce type d’imprévus afin de les extraire (c’est une action du cadran B de votre matrice des priorités, cf. outil 6 !). Pour savoir dans quel ordre les prendre, tenez compte du temps que leur extraction vous fera gagner : commencez par les imprévus de type B qui représentent 960 minutes par mois, puis ceux de type C qui en représentent 360. Vous vous occuperez de ceux de type A en dernier. Moins habituels, ils ne représentent que 225 minutes. En attendant, vous ferez comme précédemment, vous les traiterez un par un.

2ème cadran : ajustez le pourcentage de temps réservé aux imprévus.

La fréquence est telle que ces inattendus font partie des impondérables de votre attribution. Tenez-en compte dans le calcul de votre pourcentage d’imprévus et de vos marges de manœuvre avant de vous engager sur un délai de remise d’un livrable.

Exception : l’imprévu de type E, dont la fréquence multipliée par la durée de son traitement a un impact fort sur votre emploi du temps (à défaut d’un impact opérationnel). Traitez-le comme un imprévu du 1 er cadran et cherchez des solutions pour l’éradiquer ou le réduire.

3ème cadran : ne faites rien.

Ils ne méritent pas le financement d’un traitement préventif. Lorsqu’ils se montreront, soit ils se rouleront dans la flexibilité de votre annuaire, soit vous choisissez de ne pas les traiter si leur impact est secondaire (par exemple, imprévu de type I).

4ème cadran : traitez les imprévus au cas par cas lorsqu’ils arrivent.

En fonction de leur impact et de la durée prévisible, vous choisirez de les traiter aussitôt ou dans un délai court compatible avec vos autres privilèges.

« Choisir, c’est renoncer. »

André Gide

Outil 30: La méthode LIMITER 

Des fois le soir, nous sortons tardifs après le travail avec une sensation d’avoir travaillé énormément sans avoir avancé sur le nécessaire.
Inspirée par François Delivré, la méthode LIMITER est une « to do list » rénovée qui sert à planifier efficacement les journées bien chargées.
Elle permet de fixer une limite pour les heures de travail dans journée, puis de lister les tâches à faire avec leur durée en leur attribuant les priorités. La performance de cette méthode repose sur le principe d’abandon de toutes les tâches qui excèdent le délai maximum fixée, en prenant compte des imprévus.

Éliminer de la « To do List » ce qu’on ne pourra pas faire…

 

Travailler de longues heures sans aucun résultat sur notre travail principal est fatigant et inefficace. La méthode LIMITER recommande de fixer une durée maximum à l’ampleur du travail et se concentrer sur notre travail principal.

Elle est essentielle en période très chargés ou quand nous avons tendance à nous disperser dans des journées partagées. Elle ne prend que 10 minutes avant une journée bien remplie.

1° LIMITER : définissez une limite à l’ampleur de votre journée de travail. Quand voulez-vous terminer ? En tenant compte des pauses, combien d’heures cela représente-t-il ?

2° Répertoriez toutes les tâches : réunions, réflexion de fond, mettre un coup d’œil sur votre mail, appel téléphonique, l’envoi des mails, temps de pause, déjeuner.

3° Introduisez les inattendus basés sur le pourcentage habituel dans votre fonction (outil 29).

4° Priorisez les tâches en fonction de leur importance. Demandez -vous la question : « Si je ne fais qu’une seule chose, ce serait laquelle ? » Lui imputer le n o 1. Et ainsi de suite, « si je peux faire deux choses », etc.

5° Donnez une durée concrète pour chaque tâche. Faites confiance à votre expérience. En cas de doute, multipliez par 1,2 votre première estimation. Estimez 10 mn pour un appel téléphonique, 5 mn pour un simple e-mail et jusqu’à 20 mn ou 30 mn pour un e-mail soigneux ou important.

6° Additionnez les heures en exécutant vos tâches dans l’ordre de priorité. Considérez le temps imprévisible depuis le début !

7° Supprimez les tâches au-dessus de la limite : c’est en dénonçant dès le début à l’illusion de les faire que vous recevrez en sérénité… et contentement au final.

8° Effectuez les tâches dans l’ordre. Si par hasard aucun imprévu n’apparaît, continuez la liste avec les tâches supprimées.+-

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Établissez votre to do list LIMITER avant de démarrer sur une tâche prioritaire.
  • Selon votre environnement professionnel, assurez la durée de votre journée de manière réaliste et écologique. Quel est le seuil de votre confort ?
  • Cette méthode ne prend pas en compte les réunions imposées. Retenez leur durée dès le commencement, comme les imprévus, et comptez le temps disponible précisément pour vos priorités.
  • Commencez la journée à partir de la 1ère tâche sans avoir vérifié vos mails. Sauf si votre tâche principale consiste à vérifier les flux de mails de la nuit, à moins que l’ouverture du courrier à 10 h ou 11 h ne posera pas de risque significatif.
  • Divisez les tâches trop lourdes en sous-tâches plus petites que vous pourrez conclure à la fin de la journée. Ce qui est fatigant, c’est de ne rien finir !
Avant de vous lancer…

Ne falsifiez pas sur les durées. La réalité vous prouverait que vous avez tort et vous sentirez frustré.
Priorisez l’importance à l’urgence pour savoir l’ordre de priorité de vos tâches.
Les tâches hors de portée peuvent s’accumuler. Pensez à supprimer définitives !

“ Il faut tenir une résolution parce qu’elle est bonne et non pas parce qu’on l’a prise. »

La Rochefoucauld

Outil 31: La révision des priorités 

Un excédent d’activité, qu’elle soit d’ordre personnelle ou professionnelle, peut provenir d’une sédimentation d’objectifs. De nouveaux centres d’intérêt ou projets sont apparus, des faits ont tout à coup donné de l’importance à une activité jusqu’à présent secondaire ou inexistante, ou bien nous prenons de nouvelles responsabilités…

Les activités s’enchaînent mais nous n’avons pas tout le temps le réflexe d’en retrancher. Ce sont nos signaux de stress qui nous montrent alors qu’il est temps de revoir nos priorités.

Et si nous anticipions, pour éviter de frôler l’explosion de stress à chaque changement de cap ?

Équilibrer la charge en retranchant des activités… 

 

La révision des priorités nous permet de nous consacrer avec toute l’énergie indispensable à nos nouveaux projets.

Elle permet de mener plus rapidement et avec plus de facilité les périodes de transition d’ordre personnelle ou professionnelle, pendant lesquelles nous avons tendance à mener de front les anciens et nouvelles activités.Elle peut servir à faire un point une fois annuellement.

1° Évaluez le volume des nouvelles activités.

– Mettez en ordre vos nouveaux projets : comment s’insèrent-ils dans vos missions primordiales ou vos projets dans la vie ? Dessinez une branche dans votre carte pour les reconnaître (outil 4) ou modifiez vos sphères de vie (outil 1).

-Pour les mener avec succès, estimez un budget temps : découpez les tâches ou les grandes phases, calculez un temps approximatif hebdomadaire ou mensuel.

2° Révisez vos priorités.

-Quelles sont les missions et activités qui ont du sens par rapport à vos nouveaux projets ? pour répondre à cette question, révisez l’ensemble de vos missions et activités dans le nouveau contexte.

-Quelles sont celles qui restent primordiales par ailleurs ?

-Identifiez celles qui ont moins d’importance qu’auparavant, ou moins d’importance que vos présents projets, ou celles qui vous consomment trop de temps et d’énergie. Ce sont sur celles-ci que vous allez pouvoir agir pour balancer votre temps.

3° Retranchez des activités.

-Décidez de rayer carrément des activités, c’est le plus essentiel mais le plus efficace !

-Identifiez celles que vous pouvez envoyer à quelqu’un d’autre.

-Faites un choix avec les actions que vous allez accomplir plus rapidement : soit en diminuant l’objectif, soit en procédant radicalement d’une autre manière. (Outil 33).

-Faites un choix avec celles dont vous souhaitez expédier la responsabilité à une autre personne.

4° Négociez et faites acter vos choix.

-Présentez la situation à votre superviseur ou vos collaborateurs.

-Soyez factuel, donnez les approximations de temps au crédit (les nouveaux projets) et au débit (les activités dont vous proposez de vous alléger.

-Placez les bénéfices de votre investissement en amont sur les nouveaux projets pour l’entreprise et le collectif.

5° Mettez en place votre nouveau périmètre.

-Prévoyez une organisation avec la délégation des tâches que vous ne faites plus, le transfert des dossiers que vous ne prenez plus en charge en direct.

-Prévenez vos interlocuteurs pour légaliser ce qui va changer.

Nos conseils et méthodes pour vous aider
  • Certains choix sont cornéliens, mais il faut parfois savoir lâcher une activité qui nous plaît pour pouvoir nous mettre à fond sur la réalisation des projets qui nous tiennent vraiment à cœur. Sachez ce que vous voulez réaliser (outil 2).
  • Cette méthode est valable pour vos activités privées (associations, loisirs, etc.)
  • Utilisez l’auto-pointage (outil 8) pour faire le tri en cas de surcharge périodique.
 Avant de vous lancer…

✓ Avant d’annuler une fonction, étudiez sa conséquence sur vos résultats ou votre milieu, pour assurer si besoin votre transmission.

“ Ce n’est pas parce que les choses arrivent que nous ressentions de la tension, c’est parce que nous les refusons. »

Pensée bouddhiste

Outil 32 : La donnée d’entrée 

Notre entourage est rarement idéal et ses dysfonctionnements nous font gaspiller du temps. Nos propositions d’amélioration ne sont pas toujours entendues. Nous nous heurtons à l’immobilisme des structures, aux intérêts de clans, à l’inertie du système.

Lorsque nous nous battons sans succès contre ce que nous percevons comme des problèmes, nous ressentons un sentiment de faiblesse et de la tension qui fatiguent notre énergie. Notre efficacité en pâtit.

L’analyse de la donnée d’entrée nous permet de clarifier nos marges de manœuvre pour prendre des initiatives nécessaires et accomplir au bon endroit.

Investir son énergie sur les zones de pouvoir et d’influence…

 

Accepter les commentaires vous permet de surmonter les tensions qui absorbent la majeure partie de notre énergie. Elle nous redonne un sentiment de force dans un rayon d’action compatible avec nos marges de manœuvre. Notre influence grandit parce que nous centrons notre énergie sur des actions efficaces.

Lorsque nous souffrons dans un système inefficace, ce recul peut nous aider à concentrer nos actions sur des actions qui valent la peine d’être prises.

1° Faites la liste des dysfonctionnements.

Notez quelque part les raisons pour lesquelles vous êtes incapable de fonctionner et les idées qui peuvent aboutir à une amélioration.

2° Classez-les en trois catégories :

-La donnée d’entrée : ce sur quoi vous ne pouvez rien, même si vos idées sont très intéressantes : réduisez votre budget, décision sur la stratégie ou sur la politique, culture d’entreprise, règle établie, personnalité de vos interlocuteurs – vous n’allez faire aucune modification dessus !

Votre zone d’influence : ce que vous pouvez changer avec l’accord d’autres personnes, en utilisant vos talents de négociation et de conviction.

Votre zone de pouvoir : ce que vous pouvez réaliser et qui ne dépend que de vous-même.

3° Acceptez la donnée d’entrée.

Quand il pleut, vous ne cherchez pas à changer le temps. C’est le même principe. Intégrez le temps qu’elle vous prend en conséquence dans votre cahier d’agenda.

4° Travaillez habilement votre zone d’influence sans vous obstiner.

-Au lieu de n’exposer que les problèmes, proposez des solutions.

-Préparez vos raisonnements, mettez en valeur l’avantage commun, l’impact positif sur les résultats, etc.

-Parlez-en d’abord à quelques personnages choisis plutôt convenables, pour recueillir leur Feedback. Éventuellement, faites des tests avec eux.

-Dans le cas où vous échouez votre tentative de convaincre un décideur, donnez-vous une seconde chance (d’autres raisonnements, un autre moment, un autre interlocuteur), puis classez ce dysfonctionnement en « donnée d’entrée ».

5° Privilégiez les actions qui relèvent de votre zone de pouvoir.

-Testez ce que vous savez tester seul.

-Utilisez d’autres outils de la gestion du temps pour gagner en productivité par ailleurs.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Clarifiez la donnée d’entrée avec votre responsable. Officialisez-la en l’intégrant dans vos missions primordiales. Vous la vivrez mieux !
  • Il y a toujours un choix final : quitter le système.
Avant de vous lancer…

Ne faites pas des données d’entrée une affaire individuelle. Les dysfonctionnements des autres leur appartiennent et ne sont pas menés contre vous. Votre insistance à les changer ne ferait qu’augmenter leur résistance. Au contraire, votre nouvelle tranquillité peut faire bouger les choses mieux que de lutter.

Si les choses se transforment vers le bon sens, gardez-vous de tout contentement qui risquerait d’ augmenter les tensions et bloquer le processus.

« La créativité implique de briser les conventions afin de regarder les choses sous un jour nouveau. »

Edward de Bono

Outil 33 : Le défi absolu 

Faire plus vite, une habitude que nous nous efforçons de faire pour gagner du temps. Certes, nous gagnons quelques minutes mais pas assez pour appréhender un nouveau projet, absorber un nouveau défi ou faire face à un débordement.

Le défi absolu est de sortir de cette habitude en fixant un gain de temps extrêmement haut. Ainsi, nous forçons notre cerveau à trouver de nouvelles solutions à un niveau radicalement différent afin de changer totalement de dimension de productivité.

La contrainte est source de créativité…

 

Le défi absolu aide à faire un bond dans l’amélioration de la productivité en alternant complètement notre façon de travailler.

C’est un outil bénéfique lorsque nous devons assumer de nouvelles charges de travail (nouveau projet, nouvelles responsabilités, absence d’un collègue), ou lorsque la durée d’achèvement d’un dossier est très courte. Il consiste de gagner du temps sur les tâches primordiales que sur les tâches moins importante.

1° Estimez le temps requis pour terminer votre travail selon vos méthodes de tous les jours. Si nécessaire, découpez-le par étapes.

2° Fractionnez ce temps par 10… ou 50 ! Au lieu d’une journée, vous le ferez qu’une heure ? Ou 15 minutes ? Et si, au lieu de 10 jours, vous bénéficierez qu’une journée ? 1 heure ?

3° Fixez le besoin : retournez à la fonction que votre travail doit remplir. Par exemple, « fournir un document » change en « donner accès à une information ».

4° Inspirez de votre créativité pour imaginer des solutions définitivement nouvelles : assemblez toutes les idées, même le plus original, elles peuvent continuer sur un autre concept qui sera approprié. Explorez plusieurs chemins :
-Ne pas réaliser (ne rien procurer/nommer/automatiser, etc.).
-Changer les processus, (les circuits de production/de conclusion/les personnages, etc.).
-Changer le livrable (3 diapositives au lieu de 40/proposer que des idées et non un document finalisé/un livre ou un accès à une base de données au lieu d’un document, etc.).
-Changer la façon de travailler (laisser les collègues de produire en amont/affecter une partie/produire en mode « brouillon » pour l’approbation, etc.).

5° Choisissez votre solution :
-Selon la question, privilégiez votre choix pour gagner du temps ou en qualité de service.
-Mélangez vos idées !

6° Travaillez avec un chronomètre !
-Optez votre méthode, acceptez le défi !
-Au final, comptez le gain du temps et profitez votre victoire : vous prenez plaisir aux méthodes de travail alternatives.

Nos conseils et méthodes pour vous aider
  • Mettez la barre de votre objectif très haut pour gagner du temps. C’est ce cadre qui donne à la méthode sa puissance.
    • Dans le stade de redéfinition du besoin, engagez le bénéficiaire et le renégociez le livrable.
    • Effectuez un échauffement d’idées original sur un autre sujet pour délivrer vos neurones créatifs. Par exemple, énumérez 20 usages farfelus d’un trombone.
    • La carte mentale (outil 25) est très efficace pour générer des idées.
Avant de vous lancer…

Au début, pratiquez cette méthode sur des tâches à faible risque : vous trouverez plus librement la solution d’origine.

“ La perfection est atteinte, non pas lorsqu’il n’y a plus rien à ajouter, mais lorsqu’il n’y a plus rien à retirer. »

Antoine de Saint-Exupéry

Outil 34 : La clôture d’un dossier

Nous avons beau savoir la loi de Pareto et savoir que 80 % du résultat attendu sera obtenu avec seulement 20 % du temps consacré habituellement aux choses, nous avons parfois du mal à nous stopper. Nous sommes minutieux sur la qualité, qui nous renvoie une image très positive de nous-mêmes.Tant que la charge de travail est tolérable, nous croyons opérer pour le mieux. Quoique (outil 7) …

Dans le cas où il y aura des activités surchargées, cette situation devient insoutenable. Pour enfin arrêter – sans malaise – d’en faire toujours plus, notre cerveau a besoin de comparer ce « plus » à un « à la place » qui est plus motivant contrairement à du « rien ».

L’important n’est pas de finir mais de clore…

 

Fermez un fichier permet de ramasser du temps sur des tâches à valeur ajoutée faible, au profit de tâches à forte placement. L’accumulation est énorme ! Et l’impact sur notre énergie très positif : le sentiment d’avancer incite les gens à continuer !

Travailler avec un bon environnement est nécessaire pour redonner de l’oxygène à un emploi du temps surchargé par une foule de dossiers ouverts et à l’esprit saturé de préoccupations. En pratique, c’est aussi un très bon antidote au perfectionnisme du quotidien !

1° Évaluez la valeur du « plus » : si vous laissiez le dossier « ouvert » quelle serait la valeur ajoutée du travail additionnel ?

-Vis-à-vis de la « commande », du besoin opérationnel, de l’utilisation du livrable.

-Vis-à-vis du bénéfice obtenu : s’en apercevront-ils ? soyez objectif pour répondre à la question suivante : « Pour qui est-ce que je le ferais ? », pour mes clients ou pour me satisfaire ?

-Comparez-vous aux savoir faire des autres.

-Sollicitez un avis d’un collègue objectif (et pas perfectionniste) ou de votre client.

2° Comparez avec un « à la place ».

-Quelle activité à valeur ajoutée encore supérieure pourriez-vous faire à la place ?

-Dans le cas où vous songez de clore cette phase du projet, quels sont les avantages que vous obtiendrez en raccourcissant le délai du projet dans sa globalité ? (Avantage concurrentiel ; bénéficier de nouvelles fonctionnalités plus rapidement, etc.).

-Sachez apprécier les bénéfices dû « à la place » pour vous : Comment vous sentez-vous lorsque vous l’aurai fait. Comment réagira votre entourage ?

-Votre « plus » de l’étape 1 est plus léger dans la balance !

3° Décidez de clore votre dossier.

-Fermez le dossier définitivement. Supprimez cette tâche de votre liste.

-Savourez la sensation de libération. Soufflez. C’est terminé !

4° Informez vos interlocuteurs.

-Rendez votre dossier avec la conscience du « juste » devoir achever.

5° Dans le cas où ’ils émettent des réserves, mettez en avant les bénéfices dû « à la place ».

6° Passez à la suite sans perdre une minute, en favorisant une tâche avec une valeur ajoutée importante.

Nos conseils et méthodes pour vous aider
  • Si vous avez un doute pour clore le dossier, allez voir avec votre commanditaire pour avoir le juste nécessaire. L’exigence que vous vous fixez ne peuvent exister que dans votre esprit ! Sinon, faites valoir les privilèges dû « à la place ».
  • Si des enjeux forts vous tâtonnent encore sur le fait de clore un dossier maintenant, permettez un temps limité pour vous-même (outil 26) en fixant une nouvelle fin à aboutir pour le « juste nécessaire ».
  • Vous pouvez utiliser cet procédé pour décider de ne pas du tout effectuer une tâche et faire le choix au profit d’actions à risque plus élevé.
 Avant de vous lancer…

Si un doute se pose au moment de livrer le dossier, n’hésitez pas à attendre un retour comme : « Voilà le dossier ; dis-moi si ça te convient ! »

Faites quand même attention aux mécontentements répétés. Mesurez le problème avant d’accepter de réaliser « plus ». Privilégiez la raison « à la place ».

“ Si l’on réfléchit bien, dans les événements d’une vie, il y en a peu qui ont une véritable importance. »

Jean Gastaldi

Outil 35: La relativisation des enjeux

Nous sommes parfois coincés entre notre raisonnement et nos peurs. Pendant le période de surcharge d’activité, cela peut provoquer des tensions intérieures qui peut engendrer des effets psychosomatiques (mal de dos, etc.). Notre pensé nous guide de ne pas faire des choses insignifiantes sur nos tâches essentielles ; nos peurs nous poussent de la faire par crainte des représailles : peur des critiques (surtout si elles proviennent de la hiérarchie), d’être observé, etc. Le regard prospectif permet de rendre leur position face aux enjeux réels que nos craintes sont souvent exagérées au moment de la prise de décision.

La perception du risque est souvent immense…

 

Le problème de perceptif relève de prendre des décisions justes sans céder à la pression, et de les assurer calmement.

C’est un moyen important pour surpasser les barrières qui nous retiennent – contre notre raison ! – de mettre les principes d’efficacité : renoncer à effectuer des activités sans importance, ne pas participer à une réunion, envoyer un document inaccompli, etc.

1° Schématisez votre problème aujourd’hui.

-Imaginez que vous décidez de ne pas effectuer cette tâche, de ne pas participer à cette réunion, etc.

-Soyez attentionnés sur vos sentiments. Décidément, vous avez abandonné. Qu’est ce qui s’est passé ? Quelles sont les résultats ? Quelles sont les réactions des gens impliquées dans le problème ?

-Sur une feuille de papier, dessinez un cercle de la même taille que le problème auquel vous êtes confronté aujourd’hui.

2° Contemplez-vous dans un an.

-Il y a un an de cela, vous avez décidé d’abandonner cette tâche, cette réunion, etc.

-Un an plus tard, quelles sont les résultats ? Un an après, que pensez-vous des personnes impliquées dans le problème ? Lors de votre entretien annuel un an plus tard quel est l’objectif de votre décision ?

-Tracez un nouveau cercle de la taille que représente le problème pour vous un an plus tard.

3° Regardez-vous dans cinq ans.

-Il y a cinq ans, vous avez décidé d’abandonner cette tâche…

-Où êtes-vous dans cinq ans ? Faites-vous toujours le même travail ? et qui est impliquée dans ce problème ? La décision d’il y a cinq ans aura-t-elle des conséquences ?

-Tracez un nouveau cercle de la taille du problème pour vous cinq ans plus tard.

4° Saisissez votre décision aujourd’hui.

-Comment pensez-vous ?

-Si vos cercles ont réduit jusqu’à disparaître, profitez-en.

-Si vos cercles s’agrandissent ou sont restés de la même taille, écoutez votre intuition et résolvez le problème.

Nos conseils et méthodes pour vous aider
  • Pour tracer vos cercles, laissez parler votre discours subjectif : leur taille reproduit votre sentiment, votre opinion interne sur la façon dont vous vivez la situation. Calez tout argument logique.
  • Si votre cercle échappe en étape 2, redirigez directement à l’étape 4.
  • Si vos cercles redressent légèrement, refaites le processus dix ans plus tard ou allongez le champ de la projection : en termes de votre vie au sens large (y compris la vie personnelle), quel est le problème ?
  • Parfois, se lancer en un mois suffit à effacer le problème ! Par exemple, préférer de ne pas répondre à certains mails.
  • Pour améliorer votre paisibilité, pensez l’impact positif de ce que vous aviez fait pendant cette période.
 Avant de vous jeter…

Si votre cercle ne réduit pas, il est possible que la tâche en question fait partie de vos missions principales. Prenez le temps de filtrer vos priorités, si nécessaire, contactez votre manager sur la base d’éléments factuels (outil 8).

“ Sous stress, nous cessons de penser clairement. » 

Gérard Collignon

Outil 36: Les remèdes contre le chrono-stress

Lorsque le stress prend le dessus sur nous, nous avons tendance à précipiter. Mais nous nous agissons sans discernement et sommes inefficaces. Nous dépensons de l’énergie et risquons de rentrer dans une spirale à onde négative.

C’est pourquoi il est primordial de déterminer nos premiers signes du stress : plus nous arrêtons tôt le processus, plus il nous est pratique de progresser et de retrouver notre lucidité pour faire des choix pertinents au regard de nos priorités… et engager la spirale vertueuse de productivité !

Pour l’instant, notre premier objectif est de reprendre notre calme physique et mental.

Au lieu d’accélérer, ra-len-tis!

 

S’il n’est pas vite traité, le stress risque de se désenvelopper. Nous sommes de moins en moins éveillés et nous sommes de plus en plus incapables de faire face à des situations stressantes !

Il faut d’ailleurs immédiatement trouver les remèdes contre le chrono stress dès les premiers signes. Il est plus facile de se débarrasser du stress au début du processus.

1° Repérez vos premiers symptômes.

-Des émotions négatives vous abritent : si un rien vous agace, c’est que vous êtes une personne très sensible.

-Vous manquez de compréhension par rapport à ce qui est important à faire : vous mettez trop de temps sur des détails, vous distrayez ou vous laissez manipuler…

-Vous avez du mal à vous centraliser et à prendre des réflexions, les problèmes vous paraissent infranchissables.

2° Arrêtez l’engrenage !

-Cessez de vouloir tout réaliser, prenez un instant, éteignez votre téléphone et messagerie.

-Déculpabilisez-vous : sous stress, il est normal de n’être pas dans son assiette !

3° Apaisez votre corps.

-Respiration : Prenez une chaise et installez-vous, vos pieds à plat au sol, le dos bien droit, le sommet de votre crâne tenu par un fil invisible, le regard tourné à l’horizon, vos mains à plat sur vos cuisses. Fermez les yeux. Soufflez tout doucement par la bouche jusqu’à vider entièrement l’air de vos poumons ; votre ventre se rentre pour chasser l’air résiduel. Bloquez votre respiration quelques secondes, puis prenez une grande inspiration par le nez : votre ventre se gonfle, puis vos poumons. Recommencez ce petit rituel trois fois.

-Relaxation : concentrez votre attention sur tout le corps en commençant par le sommet de votre crâne puis le front et la tête. Sentez vos muscles se lâcher, les uns après les autres. Le cou ensuite les bras jusqu’aux doigts, puis le dos, puis le ventre, et enfin les membres inférieurs jusqu’aux orteils.

4° Chassez les pensées négatives.

-Accueillez la pensée qui vous tracasse.

-Prenez du recul physiquement en vous penchant un petit peu en arrière.

-Relativisez la situation au regard du temps et de l’ensemble de votre vie.

-Contractez vos muscles quelques instants, et soufflez avec force ces pensées négatives vers le sol. Remontez tout doucement vertèbre par vertèbre. Recommencez ce geste trois fois.

5° Inspirez des pensées positives.

-En position droite, pensez à ce qui va bien dans votre vie (famille, amis, passions, etc.).

-Penchez un peu avant pour zoomer sur ces émotions positives, laissez-les vous imbiber.

-Inspirez largement, bloquez la respiration quelques instants. Laissez l’air s’échapper doucement pendant que ces pensées se diffusent dans votre corps. Recommencez ce rituel trois fois.

6° Revenez à vos priorités.

-Révisez vos priorités de la journée, de la semaine, de la période en cours (outil 6, 10, 30).

-Prenez un dossier prioritaire, libérez votre bureau de tout le reste pour faire ce dernier.

Nos conseils et méthodes pour vous aider

Pour consolider votre résistance au stress, faites du sport régulièrement et reposez-vous suffisamment (outil 15).

Avant de vous lancer…

Ne restez pas seul en état de stress prolongé. Parlez-en à des amis, collègues proches, médecin du travail, etc.

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