Le secrétariat virtuel, le choix par excellence

22 juin 2021

Si vous lisez un article sur le secrétariat virtuel, vous êtes probablement à la recherche active d’une réinvention. Et le plus tôt sera le mieux, n’est-ce pas ?

Ne vous inquiétez pas, parce qu’il y a une solution pour vous. Jusqu’à présent, vous n’avez peut-être pas trouvé la clé, mais c’est seulement parce que vous essayez la mauvaise porte.

En effet, il y a un monde bien plus vaste, où vous pouvez penser, créer, collaborer et vous épanouir pleinement en exécutant les tâches de vos clients. L’assistance virtuelle en est la clé. C’est ce dont nous allons parler dans ce post, continuez à lire !

L’histoire de l’assistance virtuelle

En 1992, Anastacia Brise a commencé à façonner les bases du secrétariat virtuel tel que nous le connaissons. Ce qu’elle a fait, c’est créer un modèle d’entreprise, basé sur le travail à domicile (ou télétravail), en partant de tâches purement liées au domaine administratif de la gestion et de la logistique d’une entreprise. En utilisant son propre téléphone pour lancer l’appel téléphonique de l’entreprise, elle a pu exercer ses fonctions à distance tout en satisfaisant son client.

En tant qu’assistant virtuel, vous pouvez offrir vos services de gestion d’agenda ou de gestion des réseaux sociaux à toutes sortes d’entreprises depuis votre bureau virtuel. C’est pourquoi il est de plus en plus nécessaire d’augmenter le nombre de professionnels dans ce secteur.

De plus, depuis sa naissance, le service secrétariat virtuel et d’assistance virtuelle a évolué au fur et à mesure que les premières entreprises numériques se sont développées et ont prospéré.

Au début, la plupart des entreprises étaient dirigées par des femmes ou des hommes qui géraient presque 100 % de leur activité dans un bureau. Mais, alors qu’ils envisagent de se développer, ils commencent à déléguer. En plus, l’idée qu’il est impossible de se développer sans créer une équipe devient de plus en plus évidente.

En ce sens, le profil de l’assistante virtuelle a pris de l’ampleur et elle soutient actuellement d’autres professionnels de bureau et collabore avec leurs clients. Le service d’un secrétaire virtuel comprend maintenant le marketing digital, la permanence téléphonique, la rédaction, le design, la prise de rendez-vous, les réseaux sociaux, le service client, les lancements des appels, l’affiliation et même la publicité.

Est-il possible de travailler dans le secrétariat virtuel ?

Peut-être ne connaissiez-vous pas du tout le terme « secrétariat virtuel », mais il est devenu très à la mode. L’assistant virtuel ou le secrétaire virtuel permet de désigner toutes ces personnes qui offrent des services comme le lancement des appels téléphoniques d’une entreprise depuis son domicile. Ce professionnel possède une ligne de téléphone spéciale pour son client…

La plupart des travailleurs passent leurs temps à faire la même chose. Ils ont des centaines de tâches qui finissent par les frustrés. Cependant, ils ont le désir de continuer à apprendre sur tout…

Par ailleurs, toute l’expérience que vous avez acquise au fil du temps est un trésor que vous possédez déjà. Avec la bonne approche, il vous propulsera dans votre reconversion professionnelle dans l’assistance à distance.

Les défis de l’assistance virtuelle

Jusqu’à récemment, l’un des plus grands défis du métier dans le secrétariat à distance était la « professionnalisation » du secteur. Celui qui voulait devenir assistant personnel virtuel pouvait suivre une formation. Cependant, il a dû trouver sa propre voie pour adapter son programme de formation au marché du travail.

Toutefois, certains signes montrent déjà que la situation est enfin en train de changer. Les options et les alternatives de formation évoluent pour répondre aux besoins réels des clients.

Cela permet aux entrepreneurs de faire confiance et de valoriser beaucoup plus un profil tel que celui d’une assistante virtuelle. En effet, ils se joignent aux équipes pour fournir des solutions organisationnelles et opérationnelles qui permettent à l’entreprise d’avancer beaucoup plus rapidement et de manière cohérente. L’externalisation des tâches comme la permanence téléphonique ou la prise de rendez-vous par téléphone en est de bons exemples.

Comment devenir un secrétaire virtuel ?

Nous dirions que, compte tenu du contexte dans lequel une secrétaire virtuelle exécute son travail, il existe 3 groupes de compétences :

  • Les compétences numériques : Elles ont trait à la manipulation des technologies de l’information et de la communication. Par exemple, l’utilisation d’appareils électroniques ou de certains programmes informatiques.
  • Les compétences techniques ou hard skills : Elles se référant aux connaissances techniques et académiques.  Par exemple, au sein d’un site web, savoir comment mettre en page une page de vente, ou un article.
  • Les soft skills ou compétences non techniques : Elles sont liées aux comportements, aux attitudes, aux valeurs intrinsèques d’une assistante virtuelle, qui influencent également nos attitudes dans le domaine professionnel. Elle va de la créativité et de l’attitude proactive au travail en collaboration et à la prédisposition à continuer d’apprendre.

Au XXIe siècle, à l’ère de l’information, vous avez tout à apprendre d’un simple clic. L’information, le contenu et la capacité à apprendre en permanence sont votre arme infaillible pour trouver un client. Avec toutes les informations que vous pouvez trouver, se former sur un coup de tête ne vous aide pas à avancer autant que vous le souhaiteriez. Vous devez trouver la bonne approche si vous êtes prêt à faire plus de recherches sur l’assistance virtuelle.

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