Dossier 6: Diviser par deux le temps des réunions

16 juin 2020

Homme jonglant des montres

Une étude démontre que les cadres passent environ 576 heures par an en réunion et ils admettent y perdre beaucoup de temps. Ces mauvaises réunions ont plusieurs impacts que nous ne devons pas du tout ignorer. Cependant il ne s’agit pas de les supprimer, mais de faire la chasse au temps stérile et d’en optimiser l’efficacité. De bonnes pratiques pour relever ce défi existent : diviser par deux le temps des réunions à travers ces outils et en suivant les bonnes méthodes, vous saurez désormais comment rendre une réunion productive.

“Dans la vie, il n’y a pas de solutions. Il y a des forces en marche : il faut les créer, et les solutions suivent. »

Antoine de Saint-Exupéry

Outil 49 : La négociation de présence 

Les organisateurs de réunions cherchent à unir tout le savoir-faire utile pour le traitement de ce sujet. C’est parfaitement clair ! Cela devient incertain si notre estimation ou notre position dans l’entreprise nous met au confluent de plusieurs groupes, ou si nos managers favorisent la réunion aux autres formes de communication.

Nous devons trouver nous-même la solution pour répondre à leur attente tout en armant la nôtre.  La seule façon c’est de bien comprendre le besoin qui a provoqué la sollicitation à la réunion et d’y répondre différemment.

Proposer des alternatives moins coûteuses…

Jeune femme en pleine négociation d'affaires

 

En additionnant la somme de nos heures perdues en réunion quand notre présence n’est pas utile – pour la majorité ou pour nous-même– nous serions érigés. Et si à partir de maintenant nous décidions d’améliorer notre présence en réunion ? Qu’allons-nous faire du gain de temps ?

Si vous êtes très demandé pour assister à des réunions que vous jugeriez superflus, cet outil vous donnera des portes de secours convenables pour négocier avec l’organisateur de la réunion.

 

1° Formulez votre but : gagner du temps.

*Informez l’organisateur de la réunion dès la réception de son invitation.

*Dites simplement que vous priorisez d’autres tâches qui vous attendent (votre refus de participer n’est pas dirigé contre lui !).

*S’il est nécessaire d’argumenter : citez le nombre d’invitations dont vous faites l’objet, le nombre d’heures par semaine que vous passez déjà en réunion, rappelez votre cœur de mission, etc.

*Si votre responsable hiérarchique s’avère l’organisateur de la réunion, citez les missions que vous avez en cours pour qu’il puisse le cas échéant harmoniser.

“ Nous ne manquons pas de temps, mais nous en avons beaucoup dont nous ne savons pas tirer profit. »

Sénèque

2° Creusez le besoin de l’organisateur.

*Faites-lui part de votre volonté de lui trouver une solution adéquate.

*Posez-lui davantage plus de questions pour bien déterminer le but de la réunion, le livrable espéré.

*Sillonnez avec lui ce qu’il cherche et pourquoi votre présence est-il essentiel ?

3° Proposez des alternatives :

*Nommez un membre de votre équipe très compétent sur le sujet qui pourra vous représenter, ou suggérer une autre personne mieux à même de répondre au besoin.

*Votre présence proportionnelle sur une séquence de la réunion.

*Une Visio- ou téléconférence : vous avez un gain de temps considérable pour le déplacement et le format force à la concision.

*Toujours joignable au téléphone pour répondre à des questions d’évaluation si besoin.

*Contribuer à la préparation à l’avance de la réunion, lui fournir des données, des documents, des conseils et des arguments.

*S’engager à lire le procès-verbal et à considérer les décisions qui seront prises en réunion.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*Si le but de la réunion est flou, apportez votre aide à l’organisateur à le mettre au clair (outil 50).

*Présence partielle : demandez toujours à ce que vous soyez prévenu 5 min à l’avance si l’animateur n’est pas organisé au niveau de son timing.

*Consentez que les autres puissent décliner vos invitations. Soyez flexibles pour trouver des conclusions mutuellement satisfaisantes.

*Proposez une conciliation, en cas de désaccord. (Outil 47).

 

Avant de vous lancer…

Si le contexte est tel que ne pas vous montrer à la réunion pourrait vous porter préjudice, ne prenez pas de risque. La présence partielle est l’alternative la plus judicieuse, mais n’insistez pas si vous sentez que votre proposition est mal reçue.

 

“ Que de temps perdu à gagner du temps !. »

Paul Morand

Outil 50: L’objectif de la réunion 

L’absence d’objectif bien défini, dérive des débats, le manque de préparation des participants sont souvent la raison de l’inefficacité des réunions, selon les enquêtes menées à ce sujet. La dernière enquête fait par OpinionWay date de 2017, celle-ci a pu relever que seul 52 % des réunions sont productives.

Le but de la réunion est un outil indispensable pour réduire et rentabiliser le temps passé lors de la réunion. L’investissement au moment de la préparation est dérisoire par rapport au temps gagné collectivement ultérieurement.

Partagez les 7 vertus d’un objectif de réunion efficace

Un objectif précis focalise l’énergie du groupe…

Diviser par deux le temps des réunions

 

Avoir un objectif bien précis est essentiel pour rentabiliser le temps passé en réunion. Les participants sont plus productifs lorsque ils  sont motivés quand un objectif est bien défini et que cela suive un rythme efficace.

C’est le minimum à préparer avant toute réunion.

 

1° Définissez l’objectif avant la réunion.

*Tout d’abord, un objectif commence par un verbe d’action (établir, décider, définir, réaliser, etc.).

*Il se concrétise par un livrable précis, que chacun pourra regarder lors de la réunion.

*Ce qu’on attend à la fin de la réunion n’est pas d’augmenter les ventes de 10 %; mais établir le plan d’action qui le permettra.

*Ce qu’il faut aussi vérifier après la clôture d’une réunion si les participants ont bien compris et qu’ils tiendront compte de cette information même si l’objectif n’était seulement que d’informer.

2° Partagez-le avec les personnes invitées.

*Lorsque vous envoyer le mail d’invitation, donnez un sens à l’objectif : expliquez les bénéfices attendus.

*Faites savoir aux participants ce que vous attendez d’eux et ce qu’ils doivent préparer.

3° Canalisez les échanges lors de la réunion.

*Faites un petit rappel de l’objectif et le temps restant pour l’atteindre en cas de divagation

*Cadrez les débats : « Comment faire le lien avec notre objectif » ?

*Excluez les discussions qui sont hors sujet : « Nous en reparlerons à tel moment »

4° Donner du sens à chaque étape

*Faites un petit résumé de ce qui est accompli.

*Faites un rappel de ce qu’il reste à faire pour atteindre l’objectif.

5° Évaluez l’objectif et concrétisez le livrable en fin de réunion.

*Consignez dans le compte-rendu (outil 56) ce qui a été fait : que ce soit pour les décisions ou du plan d’action.

*Faites savoir que le livrable est produit, même s’il n’est pas encore présentable.

*Faites un résumé de ce qui reste à finaliser et les futurs actions à exécuter, par quelle personne et pour quand (outil57)

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*Lorsque vous aller fixer une date de réunion, gardez systématiquement du temps en amont pour la préparation de celle-ci.

*Si vous n’êtes pas certain en ce qui concerne la concentration du groupe, écrivez l’objectif de façon visible par tout le monde.

*Dans tous les cas, il y a toujours un objectif pour une réunion. Même si le but est de se retrouver (fédérer l’équipe, fêter un succès…), expliquez ce qui doit être pour que cet objectif soit relationnel. Il sera motivant et ne décevra pas ceux qui s’attendaient à produire un résultat.

*Il est préférable de tenir deux courtes réunions pour discuter d’un objectif que d’une longue réunion avec deux objectifs.

*Avant de faire un rappel de l’objectif, prévoyez une courte séquence d’inclusion relationnelle. Par exemple, faire deviner le chiffre du jour, créer un nuage de mots avec les perceptions de chacun vis-à-vis du sujet, etc.

*Commencez à l’heure et terminez à l’heure pour maintenir l’attention.

*En tant que participant, demandez quel est l’objectif avant d’accepter une invitation et recadrez sur l’objectif en cas de divagation si l’animateur ne le fait pas.

 

Avant de vous lancer…

Si les participants ne sont pas d’accord sur l’objectif, il vaut mieux renégocier un objectif atteignable pour tout le groupe.

 

« La totalité est plus que la somme des parties. »

Aristote

Outil 51: Les techniques d’animation productives

Les techniques les plus utilisées en réunions sont souvent l’exposé, le tour de table et la question à la cantonade. Alors qu’il ne faut pas oublier que chacun ne saura pas bien s’exprimer avec aisance devant un groupe. En conséquence : seul un petit nombre de personnes participe constamment aux échanges. Les autres restent dans leur coin et font autre chose s’ils ne se sentent pas concernés.

Les techniques d’animation productive visent une participation équitable des participants et les favorisent à être actifs. Elles existent pour permettre de cadrer des débats souvent chronophages et de bénéficier de la richesse des idées qui viennent de chacun.

Animez vos réunions pour éviter les débats stériles

Exploiter la richesse du groupe…

Une équipe célébrant leur réussite

On peut dire qu’une réunion est productive que si la présence de chacun des participants est justifiée à chaque seconde, ce qui n’est pas toujours le cas.

Les techniques d’animation productives permettent d’obtenir une forte participation de chacun et d’atteindre l’objectif en peu de temps qu’avec les méthodes traditionnelles.

Les principes d’animation décrits ici sont adéquates à tout type de réunion.

1° Limitez le temps dédié aux techniques traditionnelles.

*Si vous effectuez un tour de table : au-delà de 6 personnes, posez une ou deux questions bien précises et avisez un temps court (30 secondes)

*À l’inverse, rendez le tour de table assez original : faites-en un partage riche de perception individuelle d’une situation en utilisant une illustration ou un dessin.

*Si cela se présente sous forme d’exposé : donnez une vision claire des grandes lignes en focalisant sur les messages essentiels, et indiquez où trouver la documentation complète. Votre objectif sera dans ce cas de sensibiliser et de donner envie d’avancer.

2° Orchestrez les échanges sur les sujets sensibles pour limiter les débats.

*Ne discutez pas de sujets controversés en séance plénière.

*Canalisez ceux qui émergent : synthétisez les échanges effectués en notant tous les points communs d’une part et les points de divergence d’autre part, puis continuez.

*Si nécessaire, régulez le processus (outil 53)

*Pour aborder les sujets qui sont sensibles, pensez à utiliser une méthode où chacun pourra s’exprimer (pas seulement les plus virulents) : animation post-it™, méthode des points de vue, etc.

3° Privilégiez les techniques participatives

*Quand on met en place des règles de bienveillance précises, le brainstorming favorise un fort taux de participation, même si certains interviennent spontanément plus que d’autres.

*Certains participants se mettront plus à l’aise dans les petits groupes de la coproduction en ateliers qu’en plénière, même si des débats peuvent émerger au sein d’un sous-groupe.

*L’animation post-it™ garantit la coopération égale de tous les membres et recueille de façon large (voire anonyme) les points de vue de chacun. Existe en version digitale avec Padlet (outil 64).

4° Accélérez les phases de choix.

*Le vote par gommettes donne un poids égal à chacun (pas seulement aux brillants orateurs). Il permet de faire des choix en un minimum de temps. À éviter pour les décisions qui ont un fort enjeu.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*Les techniques mentionnées sont décrites dans les pages suivantes.

*Ce n’est pas une liste exhaustive, il existe plusieurs variantes. C’est à votre tour d’inventer les vôtres !

*Prévoyez la logistique en ce qui concerne les matériels, les fournitures et aussi Paper boards, etc.

*Pour les techniques spécifiques des réunions à distance, voir loutil 65.

 

Avant de vous lancer…

Réservez un temps suffisant pour préparer votre réunion.

Il se peut que quelques participants puissent être réticents mais ne vous découragez pas ! Soyez clair sur vos instructions et ferme sur la méthode. C’est en expérimentant qu’ils comprendront l’intérêt de votre démarche

 « Nous apprenons à faire quelque chose en le faisant. Il n’y a pas d’autre façon. »

John Holt, éducateur

 

Comment être plus efficace ?

1°Animer une production de dessins

*Pour sortir de la pensée rationnelle et logique et recueillir des ressentis ou des idées plus intuitives :

*Distribuez à chacun des feuilles de couleurs et feutres de couleurs ;

*Expliquez à tout le monde le sens de cette méthode et précisez que les mots sont interdits ;

*Lancez la consigne : « Dessinez votre représentation de… »

*Laissez chacun terminer son dessin ;

*Affichez tous les dessins sur un mur et faites appel au groupe sur ce qui se dégage collectivement, ou invitez chacun à faire des commentaires sur ce qu’il a dessiné.

2°Animer un brainstorming

Pour assembler le plus d’idées que possible en procédant par associations d’idées :

*Etablissez les règles du jeu : pas de censure, pas de critique, idées farfelues bienvenues ;

*Lancez la question, simple et précise : « Toutes les idées pour… »

*Notez au Paper les idées sans censure, encouragez les idées qui montrent plus de créativités ;

*Venez en aide si le groupe est à cours d’idée ;

*Félicitez le groupe après avoir partagé sa créativité !

3° Animer une séquence post-it™

Pour recueillir l’expression de chacun sans influence, voire de façon anonyme :

*Distribuez plusieurs post-it™ pour chaque personne (au moins dix pour pouvoir recueillir plus d’idées)

*Donnez la consigne avec une précision : « écrire une idée par post-it™ pour pouvoir opérer des regroupements ensuite, visible de loin »

*Procédez à une mise en commun : au choix, chacun vient coller ses post-it™ sur un paper, ou vous les récoltez de façon anonyme ;

*Procédez ensemble aux regroupements des idées et mettez un nom à chaque catégorie

4° Animer la méthode des points de vue

Pour éviter un débat stérile ou une guerre des clans et tenir compte d’absents :

*Expliquez comment procéder : le groupe va endosser tour à tour plusieurs rôles pour donner des points de vue différents (y compris les avantages/inconvénients de… Besoin de…) ;

*Choisissez 3 ou 4 rôles majeurs (ex : client) ;

*Lancez le premier tour sur le premier rôle, en animant un tour de table (petit groupe) ou une participation libre ;

*Lancez de la même façon les autres tours ;

*Faites une synthèse de ce qui a été dit et fait.

5° Animer une coproduction en ateliers

Pour faire produire plusieurs groupes en parallèle :

*Donnez aux sous-groupes des consignes de travail distinctes ;

*Laissez les groupes travailler, incitez-les simplement à écrire leurs idées s’ils passent trop de temps à discuter ;

*Faites tourner les groupes pour qu’ils complètent d’une autre couleur la production des autres groupes ;

*Variante : donnez au deuxième tour une autre instruction, par exemple voter avec des gommettes sur les meilleures idées.

6° Animer un vote par gommettes

*Pour décider très rapidement entre plusieurs options valables :

*Déterminez des critères de choix : facilité de mise en œuvre, impact sur le résultat, etc.

*Distribuez des gommettes avec des couleurs différentes par critère, une à trois gommettes par personne ;

*Faites votez ;

*Comptez les gommettes et décidez.

“ Le Temps nous égare. Le Temps nous étreint. Le Temps nous est gare. Le Temps nous est train. »

Jacques Prévert

Outil 52: Le traitement des objections 

L’objection peut être considéré comme un accident qui empêche de progresser. La tentation est de se battre pour le démanteler et continuer. Or, c’est désavantageux ! Si nous agissons ainsi, c’est parce que nous pensons généralement que l’interlocuteur sait ses pensées avant de finir de parler. Le nombre de parties du tennis de table qui participent dans les réunions prouve que la marge d’erreur est énorme.

La méthode CRAC (Creuser, Reformuler, Adapter et/ou Argumenter, Contrôler) est une méthode de se soucier d’abord de l’autre partie avant de chercher une conclusion.

L’objection est avant tout un signe de responsabilité…

Deux hommes discutant d'un sujet au bureau

 

Une riposte qui n’est pas mise en valeur peut devenir un véritable obstacle et freiner la progression de la réunion. Inversement, une bonne gestion des objections permet de faire diminuer la pression, surtout si la riposte a été répandue de façon rude.

La méthode CRAC peut être employée à chaque fois qu’une personne émet une riposte, un avis ou tout autre propos offensif sur le fond (c’est à-dire non dirigé personnellement contre quelqu’un).

1° Approfondissez d’abord.
*Interrogez pour connaitre ce qui se cache derrière la riposte.
*Examinez le non-verbal de votre interlocuteur pour connaitre si vous avez suffisamment approfondis ou s’il existe encore un obstacle. Dans ce cas, approfondissez encore.
*Dans le cas précédent, faites-lui savoir votre doute : « Je pense qu’il y a autre chose qui te dérange… »

2° Redites de façon positive.
*Si la riposte est une critique à première vue, l’étape « approfondir » a mis en évidence les problèmes qui préoccupent réellement votre interlocuteur.
*Oubliez l’erreur et focalisez-vous sur ses besoins et ses inconvénients : « Si je saisis bien, tu as besoin de… »

3° Ajustez et expliquez votre solution.

*Le rassemblement est un lieu pour évaluer les situations, les connaissances professionnelles complémentaires sont établies ensemble.

*Faites le premier pas et regardez comment vous pouvez ajuster la solution en fonction de vos besoins ou contraintes de votre interlocuteur. Vous le rendez constructif.

*Soulignez les intérêts de chacun et les intérêts communs de l’entreprise.

4° Vérifiez que la riposte est bien levée.

*Soit parce qu’il est content sur le contenu : la nouvelle solution intègre ses besoins et ses contraintes, ses alertes tiendront en compte,

*Soit parce que votre explication lui a incité de voir un aspect de la situation qu’il n’avait pas attendu avant,

*En tout cas parce que sur le plan du processus relationnel il se sent respecté, même s’il subsiste un désaccord sur le fond.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*Dans la phase « approfondir », soyez sincère et affectueux. Ce n’est pas une interrogation, vous avez franchement besoin de savoir le point de vue de l’autre !

*Ne vous arrêtez pas d’approfondir en surface. Approfondissez jusqu’au moment où vous voyiez sur l’apparence de votre interlocuteur que vous avez atteint le fond de son inquiétude.

*Dans la partie de reformulation, avouez ce qui est déplaisant pour l’autre même si vous ne désirez pas y abandonner. Il a autant besoin d’être écouté (processus relationnel) sa satisfaction sur le fond.

 

Avant de commencer…

Soyez accessible et prêt à changer votre raisonnement : l’autre réalité est tout aussi importante que la vôtre.

Si une personne a de nombreuses objections, notez les rendez-vous avec la personne pour savoir s’il n’y a pas de conflit plus grave à résoudre.

 

« Quoiqu’il arrive, n’en faites pas une affaire personnelle. »

Don Miguel Ruiz, Les quatre accords Toltèques

Outil 53: La régulation du processus

« Métacommunication », terme emprunté à l’école de Palo Alto pour définir la posture employée par un individu pour communiquer. Il s’agit ici d’une analyse du process de conversation.

Cela permet de prendre conscience de la nature d’un dysfonctionnement entre deux personnes ou d’un groupe, pour pouvoir suggérer une autre méthode de communication plus efficace.

Sortit du contenu pour gérer le processus…

Une équipe faisant des exercices d'étirement au travail

 

En plus d’apporter une solution sur le blocage, la régulation du processus permet également : de faire comprendre au groupe la manière leur mode de fonctionnement en réunion – et probablement aussi en dehors.

Il est nécessaire de régler le processus lorsque le dysfonctionnement du groupe devient trop fréquent.

*Prenez du recul et observez le processus.

*Remarquez-vous des comportements répétitifs, chacun faisant « plus la même chose » ?

*Evaluez le risque que cela se prolonge : depuis combien de temps cela dure-t-il ? Ou est-ce la première fois ?

*Analyser la source.

*Relationnel : personne n’écoute, chacun veut convaincre l’autre ; les remarques sont faites sous formes de critiques peu constructives ; le vocabulaire employé est révélateur de « clans » (« mon/nous » opposé à « ton/vous »).

*Technique de travail : le groupe discute du sujet mais n’agit pas selon la méthode préconisée. Résultat, non productif.

*Contenu : malgré l’effort de vouloir commencer la réunion, le groupe se préoccupe d’avantage d’un autre sujet.

*Partagez votre analyse avec le groupe.

*Adoptez une attitude factuelle et bienveillante : « Je constate que depuis 10 minutes il se passe ceci. »

*Ne prenez pas position quant au contenu, passez tout de suite à l’étape suivante.

*Suggérez un nouveau processus de fonctionnement pour que le groupe redevienne efficace. (Voir les exemples pratiques).

*Problèmes relationnels : proposez une règle de communication pour garantir la bienveillance, régularisez la prise de parole de chacun et promouvez l’écoute mutuelle.

*Problème de méthode : expliquez le sens d’une méthode participative (outil 51). Si ça ne marche toujours pas, changez de méthode ou faites une pause pour vous adaptez à l’énergie du groupe.

*Problème de contenu : traitez le sujet de préoccupation du groupe dans une vraie parenthèse et évoquez un nouveau contrat d’objectif pour la suite de la réunion. Limitez un temps à cette séquence de « purge ». Dans les cas extrêmes, renoncez à la réunion si son objectif n’a plus de sens dans le contexte.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*N’intervenez pas trop tôt : le frein peut être momentané et le groupe à besoin de s’exprimer librement.

*Si vous remarquez les mêmes types de processus récurrents dans un groupe, vous pouvez utiliser les « rôles accélérateurs » pour faire changer les comportements durablement.

Avant de vous lancer …

Maintenez votre bienveillance envers vous-même et le groupe. Les tensions relationnelles font partie de la vie ! Cela signifie qu’il y a une implication.

Comment être plus efficace ?

Le simple fait d’en parler peut suffire pour arrêter le processus. Si cela ne suffit pas, proposez un choix adapté

1°Les règles de communication

Pour être efficace, discerner la nature du dysfonctionnement relationnel : observez les comportements et écoutez attentivement les mots et syntaxes employés.

2° Les méthodes pour donner de l’énergie

Le manque d’énergie peut favoriser le ralentissement de la réunion.

Un peu d’exercice physique pour le groupe.

La coproduction en atelier (outil 51) offre de nombreuses possibilités :

Au lieu d’être assis, faites travailler les gens debout devant un paper board.

Faites-leur coller des feuilles de paper sur les murs : cette action physique va permettre une pause tout en conditionnant les esprits pour la productivité à venir.

Demandez-leur de bouger les tables pour former des sous-groupes, ou de changer de sous- groupes.

3° Employez un « energizer ».

C’est une pause créative très courte (moins de 10 mn). Le but étant de secouer un peu le groupe pour mettre en route le cerveau.

Exemples :

*Distribuez un chevalet porte-nom à chacun et demandez-lui d’écrire le nom de son super-héros préféré. Tout au long de la réunion, c’est avec ce nouveau nom qu’il sera appelé.

*L’acronyme : écrivez au Paper verticalement les lettres d’un mot-clé en lien avec le thème de la réunion, et faite-en trouver aux participants d’autres mots clés commençant par ces lettres.

4° Lancez un échauffement dynamique pour amorcez le travail.

En guise d’exemple, le jeu de la balle : debout en cercle, les participants se lancent la balle en disant un mot-clé en lien avec la séquence. L’animateur note les mots qui serviront de point de départ au travail.

5° La séquence de « purge »

*Si cette séquence est réussie, les participants qui refusent d’entrer dans la réunion auront libre expression, dans un cadre strict qui évite la contagion et le débordement.

*Ouvrez de manière formelle la séquence : « Je vois que c’est important pour vous de parler de tel point ; Je vous propose d’y consacrer 20 minutes. »

*Mettez-vous en accord avec le groupe sur ce qui sera fait des remarques : seront-elles remontées à la direction de façon anonyme ?

*Gardez le contrôle des échanges en donnant la parole aux uns et aux autres, sans creuser.

*Donnez la parole aux personnes pacifiques pour avoir leur avis et faire contrepoids.

*Enfin, invitez les personnes réticentes à choisir : quitter la réunion ou jouer le jeu, quitte à réserver leur jugement pour la fin de la réunion.

“ Le langage est-il l’expression adéquate de toutes les réalités ?. »

Friedrich Nietzsche

Outil 54 : La gestion des bavards

Empêcher un bavard de parler n’est pas une tâche facile. Une autre force inconnue qui est puissante l’incite à répéter tant que le besoin sous-jacent n’est pas satisfait.

Ce besoin peut venir d’ordre opérationnel par rapport au sujet de la réunion, ou d’ordre psychologique : le participant a besoin de reconnaissance des compétences ou des opinions ou simplement, il a besoin de contact ludique (outil 27).

Mise à part les « interrupteurs » classiques, la seule manière d’endiguer le flot de paroles est de prendre en compte ce besoin.

En cas de récurrence, il vaut mieux changer de méthode d’animation ou provoquer un entretien pour convenir d’un fonctionnement efficace.

Le flot de paroles est l’expression d’un besoin sous-jacent…

Collègues bavards au travail

 

Les bavards perdent du temps et n’en laissent pas plus pour les autres participants. Le défi est de fournir à chacun un emplacement et un rythme constant voire même plus dynamique à la réunion pour atteindre l’objectif dans le temps distribué.

Il n’y a pas qu’un seul bavard. Le but est d’agir avec discernement selon la nature des propos et le besoin sous-jacent.

1° Prenez vos précautions.

*N’invitez que des personnes qui sont vraiment concernées par le sujet.

*Définissez plus clairement l’objectif (outil 50).

*Précisez la durée et les étapes à faire.

*Utilisez les méthodes de participation active et des consignes précises (outil 51)

2° Gérez les interventions hors sujet.

*Interrupteurs classiques : le recentrage sur l’objectif et l’alerte sur le timing.

*Si l’intervention vous parait intéressante : valorisez-la et proposez d’en discuter de façon plus approfondie et recherchée à un autre moment.

*Si les propos ne procurent que peu d’intérêt ou que la personne discute en aparté : est-ce une question de rythme ? Est-ce une façon de rechercher de contact ludique ?

*Si c’est le cas, proposez une méthode qui sera plus ludique, une coproduction en ateliers ou un répit.

*Dans le cas contraire : la personne a-t-elle sa place dans la réunion ? Discutez-en avec elle individuellement que devant tout le monde.

3° Gérez avec tact les interventions trop longues dans le sujet.

*Interrupteurs classiques : la reformulation synthétique de ses propos rédigée au paper board, et l’alerte sur le timing, avec un rappel des étapes restant à parcourir.

*L’intervention est constructive mais il y a trop de détails : valorisez ses compétences ou la valeur de son point de vue avant de continuer.

*L’intervention est une longue critique : utilisez dans ce cas la méthode CRAC (outil 52) pour comprendre ce qui lui est gênant. Reformulez avec soin les points de vigilance à prendre en compte et remerciez-le quand même d’avoir pris le temps de les souligner. Reconnaissez la pertinence de son point de vue en cas de désaccord.

*S’il refait, montrez le paper board et dites que ce point figurera au compte-rendu.

4° Il est toujours comme ça ? Anticipez !

*Ses interventions sont toujours pertinentes mais prennent trop de temps ? Il a besoin d’être reconnu pour ce qu’il a à dire que ce soit ses compétences ou ses opinions : offrez-lui une occasion de les soumettre, en préparant avec lui une séquence dédiée et cadrée.

*Il se montre régulièrement critique ? Si cela peut reculer la progression du groupe, abordez le sujet avec lui pour trouver une démarche plus efficace.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*Restez bienveillant : le bavardage abusif est souvent signe de stress lié au manque de considération.

*Si votre réunion regroupe plusieurs bavards notoires et non un seul, proposez des règles de prise de parole (outil 53).

 

Avant de vous lancer…

Les personnes critiques sont souvent utiles au groupe. Elles permettent de reconnaître des points de vigilance qui méritent d’être pris en compte. Laissez-leur s’exprimer.

« Jouer un rôle, c’est se laisser habiter sans se faire totalement envahir. C’est une manière d’apprivoiser quelqu’un. »

Marion Cotillard

Outil 55 : Les rôles accélérateurs 

Dérivée des méthodes de coaching de groupe, l’attribution de rôles aux participants a un double objectif : des réunions réussies et, surtout, la mise en place étape par étape des démarches percutantes pour le groupe.

Le fait d’interpréter un rôle spécifique fait prendre connaissance de la valeur de cette activité pour l’efficacité collective. En plus de la portée de la réunion, cette méthode peut marquer positivement le fonctionnement de l’équipe dont elle travaillera sur le terrain.

Fournir les clés de la réunion…

Coach d'affaires  faisant des gestes avec la main

 

Les accélérations des rôles donnent aux participants la possibilité d’augmenter l’efficacité des réunions.

Ils sont très astucieux pour progresser la performance d’une équipe sur des réunions répétitives. Il est facile à installer en tant que présentateur, certains rôles peuvent toujours être assumés ou présentés en tant qu’adhérent.

1° Désignez les rôles à répartir :

*Le chronométreur : il sait le temps alloué à chaque série de la réunion et agit pour signaler le temps 10 ou 15 mn restantes avant la fin de chaque série.

*Le garant de l’objectif : il agit lorsque ça devient un hors sujet pour le ramener vers l’objectif.

*L’observateur du processus : il est en charge de l’intervention quant-il perçoit un dysfonctionnement du groupe : non attentionné, malentendu, discussion malsaine. Il a ensuite utilisé la méta-position (outil 53) pour partager cette observation avec le groupe et procurer une règle de fonctionnement efficace.

*Le pousse-décision : il agit pour transformer la communication en décision quand la discussion est dans l’impasse, et à la fin de chaque séquence : « Quelle décision nous allons prendre ? »

*Le rapporteur : il est le responsable du compte-rendu durant la réunion (outil 56), il développe les avis qu’il résume et reformule à haute voix.

2° Nommez et légitimez les titulaires des rôles.

*Développez votre démarche, l’intérêt pour la performance du groupe et des rassemblements.

*Exposez vos attentes de chaque titulaire, les façons d’où il interviendra.

*Dites merci aux titulaires à chaque intervention pour les légitimer.

*Motivez-les dans le cas où ils n’osent pas intervenir : « Gardien du temps, il nous reste combien de temps ? » ; « Ce sera sympa d’entendre notre observateur du processus ».

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*Certains rôles sont cumulables sans difficulté : garant de l’objectif et gardien du temps ; pousse-décision et rapporteur.

*Vous avez le choix de n’attribuer qu’un rôle ou deux rôles essentiels à la réussite de votre réunion.

*Si vous vous mettez à la place d’un participant, prenez donc l’initiative d’endosser certains rôles dans les réunions dont vous souhaitez améliorer l’efficacité, ou proposez vos services à l’animateur.

 

Avant de vous lancer…

Proposer pour commencer des rôles simples afin d’acculturer vos participants à ce mode de fonctionnement : gardien du temps, rapporteur.

Avant de commencer, faites un petit casting selon les compétences de chaque participant (le rapporteur est synthétique, etc.). Une fois que cette compétence est ancrée dans la conscience collective de l’équipe, effectuez un tour de rôle pour que chacun puisse endosser la clé d’efficacité associée.

“ Chaque début d’écriture est un retour à la case départ. Et la case départ, c’est un endroit où l’on se sent très seul. »

Quentin Tarantino

Outil 56 : Le compte rendu

On remarque que lorsqu’on parle du compte-rendu de réunion, certaines personnes sont mécontentes. Ce mot évoque une tâche difficile, une obligation dont on se passerait bien et dont on peine à voir l’utilité.

Plus un compte-rendu sera rédigé longtemps après la réunion, plus il prendra du temps à rédiger et moins il est utile.

Au contraire, un compte-rendu rédigé au moment même où la réunion a lieu fait gagner du temps à trois niveaux : pendant la réunion, dans le processus de rédaction et dans la mise en œuvre des actions décidées.

Le compte rendu aide à tenir le cap de la réunion… 

Equipe créative discutant une nouvelle stratégie marketing

 

Le compte-rendu actif est bien plus que la mémoire d’une réunion. Rédigé en pleine séance aide à garder l’objectif et évite tout malentendu. La diffusion en temps réel permet à chacun de s’organiser pour respecter ses engagements.

S’il peut varier à l’infini dans sa forme, son principe est valable pour toute sorte de réunion.

1° Avant la réunion : la finalité conditionne le format.

*Clarifiez dès le début de la réunion la finalité du compte-rendu. Par qui sera-t-il lu : ceux qui sont présents, les absents sont-ils eux aussi concernés par le sujet ? À quoi sert-il : enregistrer le contenu des débats, enregistrer les décisions qui ont été prises et faciliter le suivi des opérations ?

*Choisissez le niveau de rédaction : un compte-rendu de réunion avec les partenaires sociaux indique que les salariés ne participent pas aux échanges ; un compte-rendu de réunion d’affaires résume les décisions prises.

*Calibrez le format en se limitant qu’aux informations qui seront utiles. Comme par exemple, un tableau à 3 colonnes « décisions et actions/qui/quand » est bien suffisant pour répondre aux besoins de réunion d’affaires des participants. Il peut être enrichi en commentant les idées clés échangées ou en commentant la mise en œuvre de la décision s’il doit être lu par d’autres personnes.

*Ouvrez le dossier de la réunion et notez les articles d’identification : titre ou projet/date/personnes concernées/thèmes ou plan de la réunion.

2° Pendant la réunion : la rédaction aide à tenir le cap vers l’objectif.

*Utilisez le compte-rendu pour clarifier ou aussi pour formaliser les discussions partagées « alors je note quoi ? » ; « donc en résumé… ».

*À la fin de chaque étape de la réunion, notez quelque part les idées clés et/ou les décisions.

*Lisez-les aux membres du groupe pour les valider avant d’entamer l’étape suivante.

*Utilisez le compte-rendu en fin de réunion pour enregistrer les décisions et désigner les responsables des actions à entreprendre, avec une date bien précise pour l’exécution

3° Après la réunion : la rapidité de diffusion mobilise les acteurs.

*Gardez 10 à 15 minutes à la fin de chaque réunion pour faire une finalisation du compte-rendu sans quitter la salle de réunion. Vous serez d’autant plus efficace à chaud.

*Envoyez-le immédiatement : cela crédibilise la réunion effectuée et donne l’exemple.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*Nommez un dénonciateur (outil 55) qui sera chargé de remplir le compte-rendu lors de la réunion si vous êtes l’animateur, ou proposez-vous pour tenir ce rôle si vous êtes participant.

*Créez des modèles qu’on pourra réutiliser (outil 63) pour chaque type de réunion.

*Astuce : prendre en photo les feuilles de paper board qui ont été remplies par le groupe et les diffuser telles qu’elles le sont aux participants ou utiliser un outil collaboratif (outil 64) dont le lien sera envoyé à chacun d’eux.

 

Avant de vous lancer…

Le compte-rendu est un outil et non un but en soi. Sachez vous éloigner lors des échanges. Utilisez-le principalement pour les synthèses à la fin de chaque séquence.

« Ce n’est pas par des paroles que s’engagent les décisions, mais seulement par le travail. »

Martin Heidegger

Outil  57 : L’engagement dans l’action 

Le but de la réunion n’est autre que de déterminer l’action qui en découle. Sans action bien concrète, la réunion ne sera qu’une perte de temps répétitive.

L’engagement dans l’action est une transformation qui démarre avant que la réunion se termine et cette transformation va se prolonger sur le terrain des opérations avant la prochaine réunion. C’est un outil d’efficacité obligatoire pour que toutes les réunions soient opérationnelles.

Etudiants montant leurs poings les uns sur les autres en riant

 

1° Verrouillez l’engagement de chacun.

*Maintenez à ce que chaque tâche (outil 56) soit attribuée : qui s’occupe de quoi ? et pour quand ?

*Émettez les livrables attendus pour que les détenteurs des actions puissent en avoir une vision.

*Restez attentif au non-verbal : une personne qui se force à s’engager alors que son agenda est déjà plein ne pourra pas tenir son engagement. S’il le faut, modifiez l’objectif du livrable à la baisse ou étudier un moyen de l’épauler (travail en binôme, etc.).

2° Engagez-vous personnellement.

*Prenez en main une action opérationnelle (ou en binôme).

*Engagez-vous sur deux choses au minimum : envoyer le compte-rendu après la fin de la réunion et assurer la suite des actions (étape suivante).

3° Prévoyez un dispositif de suivi.

*Il permet de suivre la continuité les actions, mais aussi de créer de l’énergie dans l’équipe.

*Prévoyez des points d’étape pour la prochaine réunion et informez le groupe sur l’avancée des travaux, pour créer des occasions de « mise sous tension positive » des détenteurs d’action.

4° Négociez un premier pas plutôt qu’un report.

*Avant le point d’étape, faites un point avec vos coéquipiers : «Qu’est-ce que je mets dans le bilan intermédiaire ? Qu’est-ce qui est fait/reste à faire ?»

*Si un des participants n’a pas réussi à avancer, aidez-le à sectionner l’action en sous-objectifs, et négociez avec lui d’avancer d’un premier pas plutôt que de reporter le délai (outil 20).

*Apportez votre aide si vraiment il y a lieu, ou l’aide d’une ressource externe.

5° Communiquez les réalisations.

*Respectez vos propres engagements.

*Diffusez à tous les membres de l’équipe le bilan collectif en valorisant ce qui est fait et en encourageant tout le monde dans le groupe.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

*Influencez les missions attribuées pour que le « casting » soit efficace. Constituez des paires complémentaires.

*Montrez que vous êtes enthousiaste, il est communicatif.

*Si vous constatez qu’il y a une baisse d’énergie chez vos coéquipiers, motivez-les en rappelant le sens des actions et les enjeux de leur réalisation.

*En tant que participant : si l’animateur ne le fait pas, interpellez sur l’attribution des tâches, et prenez les devants en vous engageant. Informez ensuite le groupe de vos réalisations.

 

 Avant de vous lancer…

Le bilan intermédiaire est un outil de motivation, pas un reporting d’activité. Soyez vigilant à votre tonalité de la prise de parole.

Le temps qui intervalle deux réunions doit être suffisant pour la réalisation des actions.

« Habitude : un art d’agir sans y penser et mieux même qu’en y pensant. »

Alain

Outil 58 :  La réunion flash de 10 minutes

Dans la réunion flash de 10 minutes, on ne résout pas les problèmes et il n’y a aucun livrable à rendre. Ils ne sont pas occultés pour autant, ils sont justement identifiés pour être exécutés ailleurs. Une réunion flash isolée n’aurait d’ailleurs aucune utilité.

La réunion flash trouve son sens dans la répétition du rituel qui permet de gagner du temps sur le fonctionnement. Sa puissance réside dans le cycle « engagement-bilan » qui met l’équipe sous tension positive et la focalise sur un objectif précis et des actions concrètes réalisées à un moment bien déterminé (dans la journée ou la semaine).

La répétition crée l’habitude et fait gagner du temps… 

Collègues discutant dans la salle de réunion

 

La réunion flash focalise les énergies d’une équipe sur un objectif bien défini à un moment déterminé et permet d’avoir une coordination dans l’équipe.

Elle a du sens pour les activités nécessitant un ajustement très réactif voire « temps réel ».

1° Instituez le rituel de la réunion flash

*Choisissez le même emplacement et le même horaire qui seront toujours les mêmes pour toutes les réunions.

*La réunion se tient debout et va durer 10 mn et ne se fera jamais au-delà des 15 mn.

*Définissez le type d’informations qui y seront échangées, le mode de fonctionnement et le rôle de chacun (ceux qui vont participer et ceux qui vont animer), la préparation à faire en amont (cf. exemples ci-dessous).

2° Régulez le processus à la première réunion.

*Déroulez la première réunion sans vouloir chercher à influencer le processus.

*En fin de la première réunion, interpellez sur l’efficacité du processus.

*Fixez des règles d’efficacité lors du prochain regroupement.

3° Gardez le rituel pour les réunions flash suivantes

*Démarrez à l’heure même s’il y a des retardataires.

*Phase 1 : bilan : déroulez selon le procédé convenu le bilan de la période écoulée qui s’est fait lors de la dernière réunion flash.

*Phase 2 : établir les nouveaux objectifs et de nouvel engagement de chacun pour la prochaine période : c’est le moment de la coordination du groupe.

*Phase 3 : problèmes : identifiez les problèmes et clarifiez les problèmes qui ralentissent la progression du groupe ou d’un individu, mais sans les traiter lors de la réunion car il faut tout d’abord tenir compte des actions à entreprendre pour y remédier.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

Exemple 1 : réunion « scrum » (mêlée) dans le cadre d’un projet : pour créer un livrable sur un délai assez court, l’équipe se réunit tous les jours pendant la durée d’un « sprint » et chacun va répondre à trois questions :

*Ce que j’ai effectué hier ;

*Ce que je compte faire aujourd’hui ;

*Ce qui me freine.

*Le « ScrumMaster » n’intervient que pour faire préciser les problèmes.

Exemple 2 : réunion hebdomadaire du lundi matin dans un service clients :

*Le manager fera une petite exposée aux indicateurs de la semaine qui a précédée ;

*Il donne un objectif prioritaire pour la semaine qui va venir, cet objectif fera objet du bilan et d’événements extérieurs ;

*Les agents remontent les problèmes auxquels ils ont eu à faire et leurs besoins pour atteindre le nouvel objectif.

 

Avant de vous lancer…

Pour rester motivante, elle ne doit pas le prendre comme un contrôle ou un reproche : restez factuel dans la phase de bilan.

Abstenez-vous à ne pas résoudre les problèmes pendant la réunion.

Gardez le rituel : il ne faut rien changer !

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