Dossier 2: S’organiser avec les 6 leviers d’efficacité

2 juin 2020

Femme d'affaires afro-américaine, gestion du temps

« J’ai vu un ange dans le marbre et j’ai seulement ciselé jusqu’à l’en libérer. »

Michel-Ange

Les 6 leviers d’efficacité... Organiser son emploi du temps de façon réaliste et équilibrée avec ces leviers qui vous permet de clarifier vos priorités professionnelles comme : le levier des priorités qui vise à atteindre un projet professionnel ou personnel important, le levier de la planification vous aide à organiser vos activités pour atteindre vos objectifs prioritaires en tenant compte de vos contraintes temporelles, le rétroplanning permet de vous organiser pour tenir la gestion des délais et facilite la gestion des tâches faites par les autres contributeurs, le levier du choix vous incite à passer à l’action, à peser également les risques de décision, le levier de la focalisation afin d’optimiser votre efficacité dans le traitement des fichiers qui exige le plus de concentration, le levier de l’énergie, nous le savons tous que c’est avec votre énergie que vous pouvez amener vos projets à terme, être très performant et relever de nouveau challenge, la chronobiologie : en gestion du temps, la chronobiologie vous permet d’ordonner vos activités en prenant compte de votre rythme physique et intellectuel pour maximiser votre performance et enfin le levier de la relation qui vous aide à clarifier vos priorités professionnelles et surtout pour pouvoir définir ses objectifs et identifier sa marge de manœuvre pour gérer son temps.

Des outils indispensables à votre efficacité et votre réussite !

Homme d'affaires en équilibre sur une balançoire dans le concept d'incertitude

S’organiser avec les 6 leviers d’efficacité

“ Donnez la priorité aux priorités. »

Stephen Covey

Outil 10: Le levier des priorités

Si nos actions ne correspondent pas à nos priorités, On se sent mal à l’aise, on change, on a même une terrible frustration. Il y a un risque de nous mettre à l’échec de carrière ou pire, on regrette aussi la vie plein de choses que nous n’avons pas faites.

Le levier des priorités vise à atteindre un projet professionnel ou personnel Important.

En priorisant les actions que nous entreprenons pour atteindre nos objectifs et réaliser les projets qui nous tiennent à cœur, nous développons notre sens de l’auto-efficacité et du leadership Une vie plus épanouissante.

Se donner des moyens pour atteindre ses objectifs

Le levier des priorités peut fournir de bonnes pratiques pour atteindre nos objectifs prioritaires.

Ces principes sont valables pour nos projets professionnels actuels, et à l’avenir, afin de réaliser  nos projets et rêves personnels.

1°Le préalable : sachez où vous allez :

-Clarifiez vos priorités de vie (outil 1 et outil 2), vos priorités professionnelles et votre position actuelle (outil 4).

-Listez des activités qui vous aideront à atteindre votre objectif. Donnez-leur la priorité ou le coefficient (Par exemple, activité jackpot = priorité 1).

-Déterminez qui est important pour vous et/ou qui peut vous aider à atteindre vos objectifs.

-Planifiez d’abord les activités importantes :

-Réservez du temps pour traiter votre projet Important. Écrivez-les. Réserver du temps de maturité de l’idée (outil 21).

-Avancez régulièrement dans votre propre ordre de priorité. Découpez le grand Projet sous-cible.

-Identifier en utilisant la matrice de priorité (outil 6) Choses importantes urgentes.

-Utilisez la méthode LIMITER pour visualiser la veille Priorités pour le lendemain.

-Faites au moins une tâche importante chaque jour Vos objectifs de carrière. Réservez le moment le plus efficace pour vous Priorités (outil 16)

-Commencez une tâche importante le matin.

-Maintenir l’ensemble à ces moments importants : fermer Téléphone, SMS, etc

2°Accordez du temps aux personnes importantes.

-Plan en avant ! -Le temps pour faire des activités conjointes.

-Montrez-leur la joie d’être avec eux, votre enthousiasme de travailler avec eux.

-Lorsqu’ils vous le demandent, restez flexible et sachez comment les rendre service.

-Faites au moins une activité qui vous tient le plus à cœur Chaque semaine en personne, vous êtes l’être le plus important dans votre vie.

3°Limitez le temps consacré au reste.

-Protégez-vous contre les urgences des autres, refusez avec Diplomatie (outil 39).

– Entre deux tâches, choisissez celle qui a la plus forte valeur ajoutée

-Définissez un temps limité pour les petites tâches (outil 33 et outil 34).

-Supprimez les tâches non liées à votre priorité.

4°Évaluer l’avancement du projet.

– Goûtez la route qui passe.

-Faites de nouvelles prédictions pour clarifier et ajuster votre Priorités.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Rappelez-vous vos priorités personnelles et les personnes qui sont proches de vous
  • Au moins une fois par semaine, faites les activités que vous souhaitez faire pour vous rapprocher des objectifs à long terme.
  • Réexaminez périodiquement vos priorités et renoncez à effectuer les tâches qui appartiennent aux passés
Avant de commencer …

Tenez compte préalablement des priorités de votre vie. Sinon, vous pouvez prendre le plus grand risque d’un investissement de temps pour un objectif ultime sans signification.

Votre objectif prioritaire doit être motivant et très significatif pour vous. Sinon, vous ne pourrez pas résister au son de l’alarme d’urgence des autres.

“ Ne pas planifier, c’est programmer l’échec. »

Anonyme

Outil 11: Le levier de la planification

L’agenda est un outil important pour la gestion du temps. Il aide à organiser nos activités pour atteindre nos objectifs prioritaires en tenant compte nos contraintes temporelles.

Un plan efficace comprend un budget de temps à l’avance, il faut s’attendre à notre cycle et à nos pics d’activités. Il conserve notre meilleure période de temps et notre projet prioritaire. Elle a planifié intelligemment du temps pour les imprévus et les sollicitations.

Elle a ajusté notre engagement jusqu’au dernier moment La flexibilité et le réalisme peuvent faire un travail de base tous les jours.

La semaine idéale: anticipation, optimisation et réalisme 

Équipe commerciale analysant les graphiques

 

Une planification intelligente peut vous aider à vous concentrer sur les connaissances de base et d’utiliser votre meilleur temps pour les priorités lors de la présentation et vous serez plus flexible pour s’adapter à des situations inattendues.

La planification d’une semaine peut commencer longtemps à l’avance, Jusqu’à 6 mois ou un an. Il arrivera à maturité il y a deux ou trois semaines et peut être revue du jour au lendemain pour prioriser de nouvelles priorités.

1°Anticipez votre charge de travail

-Trouver des cycles et des pics d’activités fonctionnelles. Questions nécessitant une attention Budget temps « temporaire » correspondant aux dépenses et des travaux prévisionnels. Cela peut éviter d’avoir trop d’engagement lors d’un laps de temps chargé.

-Aussi réserver du temps « nécessaire »: réunion d’équipe, Séminaires, expositions, etc. vous réduirez les rencontres .Aucune priorité n’a été donnée ces semaines.

-Prévoyez des vacances avant d’avoir des ennuis d’activités et des urgences.

-Ayez des projets prévus avec des délais (outil 12). Fixez des jalons et les heures de travail de manière visible.

-Enregistrez immédiatement les nouvelles dans le calendrier à moyen terme: réunions, entretiens, projets

2°Optimisez vos journées et vos semaines

-Considérez votre rythme biologique de temps : livre. Commencez vos tâches et documents prioritaires le matin Déposer une demande non prioritaire même si vous êtes libre le matin, commencez à 14 h.

-Répartissez les éléments importants en sous-objectifs peut se faire en 1 h 30 à 2 h Planifiez au moment de la productivité la plus élevée (outil 20).

-Lors de la planification de votre semaine, notez vos tâches prioritaires, le reste se suivra dans les créneaux disponibles.

-Faites attention à vos rendez-vous, pas seulement les rencontres ou entretiens: réflexion, préparation, formalisation

-Divisez vos traitements des e-mails en deux ou trois Séquence quotidienne (outil 60)

-Indiquez votre soirée privée et respirez à l’ordre du jour Personnel.

3°Soyez réaliste et souple.

-Estimer la durée de la tâche par référence basé sur votre expérience. Prenez une marge de sécurité pour compenser Dangers (erreurs logicielles, perte d’informations, etc.).

-Réservez un rendez-vous virtuel pour des situations inattendues (outil 29), et Démarrage interrompu.

-Laissez 15 minutes de temps tampon entre les événements. Combattez, bougez ou discutez avec vos collègues.

-Modifiez le plan en temps réel : autorisez-vous, votre nom prioritaire pour voir le droit des autres.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

Prévoyez la veille votre journée du lendemain, le vendredi la semaine suivante

Avant de commencer…

N’illusionner pas sur ce que vous pourrez faire. Vaut mieux prévoir avec réalisme et renoncer d’emblée à des tâches secondaires.

Prévoyez la veille votre journée du lendemain, le vendredi et la semaine suivante.

“ La science des projets consiste à prévenir les difficultés de l’exécution. »

Luc de Clapiers, marquis de Vauvenargues

Outil 12: Le rétroplanning

Parfois, nous avons des ennuis parce que nous avons demandé à quelqu’un  de faire une tâche trop tard , qu’elle n’est plus disponible pour les faire.

Le rétroplanning est une représentation graphique des éléments suivants : La séquence des tâches du projet à livrer à une date fixe. Il nous permet de nous organiser pour tenir la gestion des délais et facilite la gestion des tâches faites par les autres contributeurs.

Le rétroplanning est une variante simplifiée du Diagramme de Gantt utilisé pour guider le projet Complexe (grand nombre de tâches, contraintes, Contributeurs).

Tenir compte du temps de travail des contributeurs…

Chef de projet visionnant le diagramme de Gantt

 

Le rétroplanning permet d’optimiser le temps d’exécution du projet et maîtriser les risques de dérive, afin de terminer avant la date limite. Cela simplifie la gestion  des tâches confiées à nos contributeurs.

Pour tout projet qui fournit des livrables à une date fixe, plusieurs tâches sont plus ou moins interdépendantes.  Encore plus lorsque plusieurs contributeurs sont impliqués

1°Compléter l’inventaire des tâches à réaliser :

-Énumérez toutes les choses que vous ou les autres devez faire.

-N’oubliez pas de réfléchir à la tâche.

-Diviser en tâches secondaires les taches qui sont trop lourdes

-Estimez la durée de chaque tâche.

-Identifier les tâches interdépendantes : que vous ne pouvez pas commencer avant qu’une autre soit terminée

2°Ordonnancez les tâches

-Trier les tâches dans un ordre logique d’achèvement sur un planning en utilisant des rectangles pour indiquer sa durée.

-Marquer la flèche ou le « connecteur » de l’extrémité Distance au début de la tâche B (Tant que A n’est pas terminé, B ne peut pas être démarré).

-Chevauchez les tâches pouvant être effectuées simultanément.

-Marquez les points clés : livrables : les intermédiaires sont essentiels pour la poursuite du projet.

3°Mettez à jour votre agenda.

-À partir de la date de fin du projet, notez bien les Jalons . Prenez de l’avance pour faire face à l’imprévisible.

-Gardez le temps nécessaire pour effectuer le travail dont vous avez besoin

-Préparez les réunions et préparatifs du plan

-Mémorisez les taches à faire avec les contributeurs (Outil 44).

Et si le rétroplanning ne rentre pas dans le délai imparti ?

-Trouver des solutions pour raccourcir les tâches non-principales ( partage des tâches..(outil 33)Abandonnez la perfection … même certaines tâches.

-Voir vos priorités et gagner du temps sur d’autre tâche ou projet.

-Si possible, consultez votre parrain pour prolonger la durée.

5°Agissez et pilotez.

-Annoncez vos idées à vos contributeurs dès que possible. Ce que vous espérez d’eux et fixez un calendrier pour les réunions d’affaires.

-Faites le suivi de l’avancement de la tâche en fonction de l’avancement du plan.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Ne sous-estimez pas les heures de travail des contributeurs. Prévoyez des vacances, attendez-vous à trop d’activités. Vérifiez avec eux le rétroplanning

. • Demandez-leur de vous rappeler si vous êtes en retard sur le Plan.

  • En cas de dérive, procédez à un nouvel arbitrage sur vos tâches. Si possible, demandez de l’aide.
  • Si une dérive se produit, prenez directement contact avec votre bailleur.
Avant de commencer…

Le principal risque est de sous-estimer la date limite pour terminer la tâche.

Il est nettement préférable de renégocier le délai au lieu d’abandonner Qualité. Le temps est tout aussi important qu’un autre secret du succès.

« Ne pas choisir, c’est encore choisir. »

Jean-Paul Sartre

Outil 13: Le levier du choix

Nous avons tous les jours des décisions à prendre. Des décisions entreprenantes, mais aussi à propos de nos activités et les options de gestion de temps. Quand nous sommes en difficulté, c’est tout notre efficacité qui en souffre, parfois même toute la chaîne de valeur de l’entreprise.

Cependant, puisque nous avons peur de l’échec, choisir A ou B est une aventure.

L’option d’usurpation Z (décision zéro) nous aide à passer à l’action, à peser également les risques de décision.

Considérer la non-décision comme un choix parmi d’autres 

Portrait d'une fille perplexe montrant le geste aucune information isolée sur fond jaune vif brillant.

 

L’indécision prend énormément du temps, peut épuiser notre énergie, et peut apparaître un risque réel. Au contraire, les décisions peuvent nous déplacer vers nos objectifs, et libérer notre créativité

L’outil peut également être appliqué à la prise de décision opérationnelle, la décision de gestion du temps : faire ou ne pas faire Tâches, hiérarchiser des opérations spécifiques, etc.

1° Identifiez que vous avez affaire à une décision

-Décisions de fonctionnement : certaines sont évidentes, certaines sera à démarrer. Quels stimulants vous pouvez utiliser

-Et voulez-vous agir ?

-Gestion du temps : quand vous n’avez aucune impression pour être efficace, c’est peut-être parce que vous décidez Considérez votre organisation.

2° Posez l’équation…… complète !

-Clarifiez votre choix. Pour les décisions binaires (faire / ne pas faire Faire), dire définitivement l’option «ne pas faire » : que faire Au contraire ? Exemple : il est trop tard, votre énergie a chuté, votre dossier n’est pas encore terminé. Vous pouvez : A) continuer en fin de soirée ; B) Reposez-vous et récupérez votre esprit.

-Énumérer les avantages et les inconvénients de chaque option Ou risque.

-Des solutions hybrides pour réduire les risques. Exemple : Passez en mode brouillon ce soir et écrivez demain (outil 24).

-Ajouter l’option Z : pas sûr. La décision existe toujours Quels sont les avantages ou les inconvénients du suspense ? Risque ? Exemple : Avancer sans pitié ce soir Et demain est trop fatigué pour terminer le document.

3° Décidez en positif.

Pour agir, notre cerveau a besoin qu’il représente une situation spécifique.

-Décidez de faire de pause, au lieu d’arrêter le travail ; plutôt que d’arrêter de perfectionner ce document, attribuez-vous un repos

. -Décidez de reporter la décision à une autre date et définissez un plan d’action qui vous permet d’exécuter. Aller de l’avant dans le processus décisionnel : gagner Information, trouver d’autres solutions, consulter d’autres gens.

4° Facilitez vos prises de décision.

-Demander des commentaires pour confirmer votre choix.

-Utilisez des clics émotionnels .

-Apprécier votre soulagement d’avoir pris une décision pour plus de facilité dans vos futures décisions

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • On trouve parmi les inconvénients de l’option Z :

-Des Risques efficaces (laisser endurer des problèmes non traités)

-Risque de relation (la personne se sent oubliée)

-Risque personnel (fardeau mental, perte de temps, incompétence, pression)

  • Donnez-vous le droit à l’erreur :

– Tempérez les enjeux d’une erreur de décision (outil 35) ;

-Faites des tests à petite échelle

-Même si la solution n’est pas parfaite, passez à l’action et vous ferez des ajustements avec l’expérience.

Avant de commencer…

✓ Les choix sont irréversibles … mais continuez à faire d nouveaux choix, C’est toujours possible ! Permettez-vous à revoir vos décisions

« L’action est la première marche vers le succès. »

Pablo Picasso

Comment être plus efficace? 

Le neuroscientifique Antonio R. Damasio a pu démontrer que nous prenons nos décisions avec nos émotions. Nous pouvons utiliser toute notre sagesse rationnelle, sans émotions, nous sommes impuissants dans l’action de décider parce que la décision est vraie quand il est mis en pratique. Lors de la prise de décision, les émotions et les actions sont l’action sont étroitement liées.

Écoutez vos émotions

Pour l’avenir, imaginez que vous prenez la décision la plus rationnelle qui soit, selon la méthode de comparaison. Qu’est-ce que vous pouvez ressentir ? Si vos émotions sont positives, ce doit être la bonne décision. Si vous êtes déçu, préférez une autre Solution. Suivez vos instincts ! Ce qui vous dérange dans ce choix Est-ce raisonnable ? Pour vous rassurer, vérifiez vos critères de décision puis vérifiez si vous n’avez rien oublié.

Si vous êtes très paniqué par la décision, alors demandez-vous s’il est temps de le faire. Ensuite, vous pouvez décider de reporter la décision et écoutez ce que vos émotions vous disent. Si vous êtes à l’aise, cette décision est équitable, nous devons remettre en question le processus décisionnel et clarifier la question où trouver une personne plus légitime pour accepter de décider.

Augmentez le signal émotionnel

Vous hésitez encore entre les deux solutions ? Chacun d’eux a ses propres avantages et ses défauts, mais il est difficile de distinguer ce qui est mieux ? Comme en choisissant l’option A, projetez-vous dans le futur. Imaginez maintenant que la situation a été terrible. Prenez le temps de réfléchir sur tout ce qui pourrait mal tourner, les conséquences pour vous (Les activités, votre vie, etc.), utilisez l’option B de la même manière. Le quel deux « désastres » avez-vous mieux performé ?

Diminuez le signal émotionnel

Parfois, la pression est trop forte pour décider … et démesuré par rapport à l’importance de la décision. Dans ce cas, deux questions peuvent vous aider à décider :

  • Qu’est ce qui pourra m’arriver de pire si je fais une erreur ? »
  • « De quoi d’autres j’ai besoin pour prendre ma décision ? »

Agissez pour ressentir… et réagir

Enfin, si vous continuez de reporter les décisions, il existe des stratégies en complément de la fameuse « Option Z » des pages précédentes :

  • Réaliser des tests à petite échelle : ce n’est plus une décision, mais testez ce que vous souhaitez analyser et prendre une décision.
  • Sollicitez des commentaires : exprimez vos doutes clarifiera vos pensées. Les commentaires peuvent améliorer votre Décision. Bien sûr, si cette personne recommande une solution.

“ Trente rayons convergent au moyeu, mais c’est le vide médian qui fait marcher le char. »

Lao Tseu

Outil 14: Le levier de la focalisation

Où suis-je déjà ? » Eh bien, je n’ai pas le choix, Relire ou redémarrer le calcul. « ; » Mince, j’ai perdu mon idée! »… Nous avons tous vécu l’Inconvénient causé par le travail posté. Quand notre cerveau produit une chose à la fois, il peut effectuer une tâche à long terme, il est homogène et il n’y a aucune obligation de le récupérer.

Le levier de mise au point fournit une technique afin d’optimiser notre efficacité dans le traitement des fichiers qui exige le plus de concentration. L’outil est complété par une promotion stratégique pour accentuer notre concentration.

Plongez-vous dans une bulle avec des objectifs spécifiques 

Femme curieuse et surprise à la loupe

L’objectif est de traiter les tâches qui doivent être effectuées plus rapidement et nécessitant de la concentration.

Ce levier est spécialement utile pour les tâches de réflexion et le traitement de nos priorités. Il s’applique aux dossiers longs ou complexes qui devront être découpés en sous-objectifs concrets homogènes (outil 20).

Ceci est indissociable du plan et nécessite beaucoup d’énergie.

1° Planifiez votre séquence de focalisation.

-Déterminez votre gamme d’attention : durée moyenne selon l’individu, elle varie de 1 heure 15 à 2 heures.

-Réservez un créneau horaire sur votre calendrier qui vous dynamisera, en particulier pour les situations complexes ou impérieuses : habituellement le matin de la première heure (outil 16).

2° Motivez-vous sur un objectif précis.

-Votre efficacité au travail sera supérieure en se focalisant sur un seul objectif à la fois.

-Partage les livrables en objectifs partiels (outil 20) qui prendra plus de 1,5 heure ou durera plusieurs heures et plusieurs étapes.

-Pour vous motiver, visualisez vos objectifs (ou sous-objectifs) la veille ou la veille du début de la session (outil 19).

3° Rassemblez tous les éléments en amont.

-Il est préférable de collecter toutes les paires la veille de votre travail (outil 23).

-Placez-les dans un dossier séparé à l’extérieur de votre boîte mail, puis créez un raccourci sur le bureau pour y accéder directement.

4° Isolez-vous des distractions

-Cool down et choisissez la stratégie d’isolement (Veuillez-vous référer à la page suivante).

-Fermez la boîte mail et le téléphone. Mettez votre mail en « Non disponible »

-Supprimez les autres fichiers de votre vue.

-S’il y a des préoccupations, ne les supprimez pas, notez-les Juste sur papier pour un traitement ultérieur, puis revenez « Ici et maintenant ».

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Si vous n’êtes pas en mesure d’inspirer les tâches dans lesquelles vous vous engagez, retardez le temps et assurez-vous que vous serez récompensé après l’achèvement. Ou trouvez un moyen de faire les choses qui vous conviennent le mieux (outil 27).
  • Plus vous êtes habitué à vous concentrer, mieux vous serez ! De La mise au point est plus dense et dure plus longtemps. Augmentez progressivement votre durée Concentrez-vous.
  • Cette méthode est également applicable à la somme des petites tâches suivantes La même nature se déroulera plus rapidement (Répondre aux e-mails, appels téléphoniques, notes de frais, etc.). Ensuite, il est plus logique de choisir un intervalle de temps plus petit.
Avant de commencer…

Si votre travail consiste à gérer plusieurs demandes, définissez un périphérique de dérivation : message d’absence indiquant quand vous reviendrez ou remplacé par des collègues. Cela limitera et interrompra les cas extrêmes,

La concentration dépend de l’état de fatigue ou stress et nourriture (manque de Magnésium).

« Tout devrait être rendu aussi simple que possible, mais pas plus. »

Albert Einstein

Comment être plus efficace? 

Notre capacité de concentration dépend bien sûr de nombreux facteurs, et chacun a ses propres préférences. Certaines personnes aiment travailler dans la musique, les autres doivent être absolument au calme. La stratégie décrite ci-dessous Ce n’est qu’un exemple. Vous pouvez les adapter selon vos limites, et vos besoins !

Les stratégies d’isolement

Le but de la stratégie d’isolement est d’éviter tout échange avec l’extérieur. Un bruit de fond modéré peut stimuler la créativité, mais l’interaction nous oblige à parler aux autres, ce qui interrompt notre réflexion. Rappel : peu importe la stratégie que vous adoptez, vous devez couper les boîtes mails et Téléphone.

  • Le télétravail

Il s’agit de la stratégie d’isolement la plus fondamentale. Absent dans les locaux de l’entreprise, vous serez sûr d’être tranquille.

Il peut être ajusté en fonction de « l’autorité » de votre contexte :

-Le plus efficace c’est être à la maison toute la journée

Méthode: non seulement vous êtes au calme, mais vous gagnez du temps de parcours.

Séquence de travail le premier matin à la maison : vous gardez vos heures de travail maximales pour les documents de référence, Le prochain parcours vous donnera une pause.

  • S’isoler au bureau

Il existe plusieurs options : changez l’horaire le matin, profitez pleinement de la fraîcheur de la pensée, Mais vous pouvez être contrarié par votre arrivée continue de vos collaborateurs.

-L’inconvénient d’être en retard est de tomber en efficacité Intellectuel. Gardez des fichiers courts !

-S’isoler dans une salle de conférence est absolument une bonne stratégie, mais la salle de conférence est rare, puis Il y a un risque d’être expulsé

-Certaines entreprises ont mis en place des « salles silencieuses », mais pas Téléphones pour ceux qui ont besoin de s’isoler et de gagner en concentration.

  • S’isoler mentalement

Nous pouvons également concentrer notre énergie et ignorer l’environnement :

-Mettez le casque et écoutez votre sourdine avec votre musique préférée : cela empêchera les intrusions et tenez-vous éloigné du bruit extérieur.

-Faites savoir à vos collègues que vous avez besoin de vous concentrez-vous.

Établissez de bonnes règles avec eux en comportement et en solidarité lors du travail dans des espaces ouverts (outil 48).

Les stratégies « temps limité »

Nous avons tous connu le vécu du train à prendre ou des rendez-vous à finir en fin d journée.

Généralement les premières heures sont particulièrement productives. Les Contraintes de temps imposées nous oblige à nous concentrer. Nous pouvons volontairement fixer notre propre délai pour atteindre un objectif précis. La Technologie tomate ® est un parfait exemple.

EXEMPLE

Stratégie « temps limité » : la technique Pomodoro®

La technique Pomodoro® a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Elle doit son nom au minuteur de cuisine qu’il utilisait et avait une forme de tomate (Pomodoro en italien). Elle consiste à rythmer très précisément la journée en séquences de travail de 25 mn (les pomodori), séparées par des pauses courtes de 5 mn. La 4 e Pomodoro est suivie d’une pause plus longue de 15 à 20 mn. La principale difficulté de cette technique d’une simplicité enfantine réside dans le découpage, en amont, des objectifs de la journée en sous-tâches de 25 mn. C’est aussi ce qui en fait la puissance : La tâche est plus précise que pour une séquence de 2 heures. L’esprit se disperse moins. Il est plus facile de résister à toute distraction sur une période courte. À la fin de chaque Pomodoro, la tâche est rayée comme étant accomplie : la motivation est entretenue par la progression du résultat. L’efficacité de cette technique réside également dans le déclenchement du minuteur qui conditionne le début de l’action et aide à lutter contre la procrastination. Utilisez le minuteur aussi pour les pauses et faites de vraies pauses sans regarder vos mails. Bien sûr, vous pouvez adapter la durée des pomodori à vos besoins.

« Ce qui compte, ce n’est pas le nombre d’heures que vous consacrez à vos activités, c’est l’énergie que vous y mettez.»

Dan Millman

Outil 15: Le levier de l’énergie

C’est avec notre énergie que nous pouvons amener nos projets à terme, être très performant et relever de nouveau challenge. Notre cerveau a besoin de se reposer pour classifier, mémoriser, simplifier, faire de nouvelles connexions, et ressortir des idées. Pour ceux qui pensent que le repos est une perte de temps, voici trois bonnes raisons pour le considérer comme un supercarburant :

-Nous sommes plus actifs après avoir rechargé notre batterie

-Nous résolvons mieux les difficultés, résistons mieux au stress et agissons avec discernement quand nous sommes plus sereins.

-La régénération prend plus de temps lorsque le corps est épuisé

Faire un repos pour plus d'efficacité...
Homme gros qui court très vite avec l'aide d'une charge

 

Les leviers d’énergie sont la colle aux autres leviers d’efficacité. À l’intérieur Bonne santé, nous avons suffisamment de perspicacité pour nous reconnaître Prioriser en période de turbulence et faire des choix pertinents, nous Concentrez-vous. Nous sommes plus efficaces, plus rapides et plus forts Le stress. Notre relation avec nos collègues est plus saine.

Le ciment de tous les autres leviers de l’efficacité est le levier de l’énergie. C’est avec une bonne santé, que nous avons suffisamment de perspicacité pour nous reconnaître et faire des choix pertinents et nous concentrer.  Nous sommes plus efficaces, plus rapides et plus forts face au stress. Ainsi, notre relation avec nos collègues est plus saine.

Une planification efficace tiendra compte de nos changements énergétiques et planifiera le temps nécessaire pour charger notre batterie chaque jour, pendant la semaine et toute l’année

1° Respectez vos rythmes biologiques quotidiens.

-Limitez l’étendu vos heures de travail.

-Considérez vos courbes chronobiologiques pour organiser vos journées (outil 16).

-Toutes les heures 30 à 5 minutes à 15 minutes de repos 2 heures, vraie pause déjeuner, si possible Nap. -Tâches alternatives de charge mentale élevée et faible

-Prenez des pauses de 5 à 15 min tous les 1h30 à 2h, un réel pause déjeuner à midi et une sieste plausible.

-Relayer les tâches de forte et de faible charge mentale

2° Ressourcez-vous chaque semaine.

-Ayez des activités en dehors du travail, au moins une fois par semaine.

-Tirez profit de vos week-ends sans travailler. Sinon, définissez avec clarté la plage horaire et profitez à fond du reste du temps sans abjection.

3° Déconnectez-vous plusieurs fois par an.

– Des vacances ou grands week-ends toutes les 6 à 8 semaines sont recommandés.

– Faites une réelle coupure annuelle sans téléphone ni mail : arranger vos délégations. Définissez un cadre strict si nécessaire : un ou deux points par semaine, définis avec clarté. Vos contributeurs s’organiseront en conséquence.

– Faites les préparatifs de base avant de partir et planifiez des rapports pour le reste.

4° Restez vigilant en cas d’alourdissement d’activité.

– Vérifiez vos priorités et ne faites pas tout.

– Faites des petites pauses, mais faites-les.

– Quand tout est agité et que les urgences sont permanentes, accordez-vous une « crise de calme » : recentrez-vous sur votre respiration, fermez les yeux 4 à 5 minutes, faites le vide. Puis adoptez une matrice des priorités en toute tranquillité (outil 6) et tempérez les urgences par rapport à l’importance.

5° Organisez-vous pour travailler moins !

– Attribuez-vous un objectif de gain de temps précis (terminer à 18 h deux fois par semaine).

– Soyez très à l’affût des opportunités qui vous feront gagner du temps plus tard.

– Diminuez ou supprimez le temps passé aux tâches les moins importantes (outil 7, 33, 34).

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

Écoutez-vous et ressentez le moment où l’énergie baisse, reposez-vous immédiatement. Mieux vaut abandonner les documents complexes à traiter la nuit, ce qui peut être complété rapidement avec juste une pause le matin

  • Reposez-vous complètement. Rien n’est plus important que ça. Régénérez-vous.
  • En supposant une pause au bureau, c’est bon pour vous efficacité (outil 16) !
Avant de commencer…

✓ Fixez-vous des objectifs de progrès. Vos contributeurs pourront être surpris que vous soyez soudainement moins disponible. Mettre en place une nouvelle opération. Soyez avec eux.

“ Le moment où l’on pense est aussi important que ce que l’on pense.

Marc Schwob, psychiatre, (Les rythmes du corps, Odile Jacob, 2007)

Outil 16: La chronobiologie

La chronobiologie est la science du rythme et des organismes vivants. Utilisé à l’origine en pharmacologique simultanée. C’est le médicament avec le plus grand couple de Cellules à traiter, cette discipline élargit son champ d’adaptation à d’autres domaines : traitement de troubles du sommeil, hygiène alimentaire, etc. En gestion du temps, la chronobiologie nous permet d’ordonner nos activités en prenant compte de notre rythme physique et intellectuel pour maximiser notre performance.

L’efficacité intellectuelle variant au cours de la journée…

Homme accroupi désespéré travaillant ses muscles

 

La biologie des séries temporelles nous permet de tirer le meilleur parti de notre Potentiel physique et intellectuel. Au lieu de nous forcer à agir contre notre tendance naturelle, il s’agit de nous synchroniser nos activités sur notre rythme biologique. Nous serons plus efficaces à moindre effort.

La biologie chronologique est la prémisse de toute organisation efficace. Prenez connaissance de votre rythme avant de planifier une réunion, et planifiez vos journées.

1° Regardez la courbe des pics d’efficacité intellectuelle moyens de l’être humain.

2° C’est pendant le pic du matin qu’on est le plus performant pour des travaux demandant réflexion logique, créativité et concentration. Les toxines accumulées la veille par notre cerveau ont été éliminé pendant la nuit et fait des connexions qui peuvent nous donner de brillantes idées.

– Le pic de l’après-midi est plus propice à la créativité et à la réflexion, mais nous perdons une grande partie de notre capacité de concentration. Il est parfait pour les travaux de créativité en groupe. Nous pouvons également nous concentrer seuls, mais moins longtemps que le matin.

  • Organisez vos journées en tenant compte de vos rythmes biologiques :

– Consacrez votre pic matinal à des tâches importantes Concentre sur vos documents de fond, à réflexion à long terme ou grande réunion.

-Mettez les tâches qui demandent moins d’efforts intellectuels en fin de matinée : c’est le meilleur moment pour les Courrier CAP (outil 60), gérer votre organisation, et relancer les personnes qui vous ont laissé un message.

-Il est préférable d’organiser votre rendez-vous après le déjeuner. Votre performance seul dans le traitement de documents complexes sera tout de même irréaliste

-Consacrez votre pic de l’après-midi pour une nouvelle séquence du travail intellectuel et des rencontres importantes. C’est aussi le meilleur moment pour tenir un moment de créativité

Pour ne pas perturber votre endormissement et pour une bonne journée le lendemain, faites du sport plutôt vers 18 h ou 19 h qu’à 20 h-21 h.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Trouvez votre propre rythme : il se peut qu’il y ait un petit écart de 1h à 2h sur la courbe.
  • Abandonner les documents qui nécessitent une concentration élevée durant les « Heures        creuses ». Vous perdrez trois fois plus de temps et l’énergie ne peut être obtenue que le matin, si vous le pouvez, terminez-les !
  • Tirez le meilleur parti de votre plus grande scène d’efficience, construisez un système de protection : isolez-vous (Outil 14) ou établissez des règles de jeu avec des collègues (Outil 48).
  • Améliorez votre efficience matinale en programmant votre journée la veille
Avant de commencer…

Discernez les pics d’efficacité liés à votre chronobiologie de ceux liés au rythme de l’entreprise : vous pouvez être plus efficace après 19 h parce que vous n’êtes pas dérangé, néanmoins votre réflexion s’accommode avec plus d’efforts qu’à 9 h ou 10 h.

« Le sommeil est pour l’ensemble de l’homme ce que le remontage est à la pendule. »

Arthur Schopenhauer

Comment être plus efficace ?

Le sommeil est rempli de nos réservoirs d’énergie chaque jour. Il est essentiel pour la récupération physique et mentale. Il joue un rôle Majeur en pensée, en mémoire, et en capacité d’adaptation. Il est affecté par le régulateur interne (température corporelle réduit quand il est grand temps de se reposer) et facteurs externes (luminosité, alternance Travail / repos, activités sociales). Malheureusement, nous combattons souvent contre l’horloge interne parce que le monde moderne multiplie les stimuli externes, et peut nuire à notre efficacité le lendemain.

Prenez le train du sommeil à l’heure !

Une nuit de sommeil est un train composé de plusieurs trains ou cycle de 1 heure 15 à 2 heures environ. Il y a 5 étapes dans chaque cycle : S’endormir : notre vigilance a baissé, nous bâillons, On se frotte les yeux. Nos muscles se détendent. Il est temps sinon, vous devez attendre le prochain train !

Sommeil léger : nous sommes somnolents, mais du bruit ou des contacts peuvent nous réveiller.

Sommeil lent et léger : nos signes vitaux (respiration, cœur) ralentissent et deviennent plus régulier. Les muscles sont au repos.

Sommeil lent et profond : notre température corporelle est à son point le plus bas. Les signes vitaux sont tout à fait normaux. C’est la plus longue étape de notre sommeil. Le corps se remet activement. C’est durant cette phase qu’il grandit (division cellulaire) chez les enfants

Sommeil paradoxal : notre esprit est réveillé, mais nous ne percevons pas l’environnement. C’est le sommeil des rêves, qui permettra la récupération psychique. Cette phase va occuper 20 % du premier cycle et s’allongera au cours de la nuit. Les derniers wagons de notre sommeil sont plus propices à notre repos psychique. Pour permettre à votre cerveau de se ressourcer, n’enchaînez pas les nuits trop courtes. Votre cerveau sera alors plus efficace à résoudre les problèmes et sera plus créatif.

Remettez vos pendules à l’heure !

Faire de l’exercice physique augmentera et diminuera en fonction la température corporelle pendant la journée et la nuit, cela va encourager l’endormissement (si vous ne le pratiquez pas trop tard).

La lumière du jour ajuste naturellement l’horloge interne. Sortir prendre l’air fournit de l’énergie et régule le sommeil.

La nourriture stimule l’horloge circadienne : mangez un petit déjeuner solide (pain, beurre, œufs, fromage) et dînez très tôt pour digérer facilement avant d dormir.

Faites la sieste !

En Occident, c’est une habitude perdue. Nous avons besoin de temps en milieu de l’après-midi pour restaurer votre énergie.

Ensuite, les activités énergétiques nous donnent une nouvelle vitalité pour un après-midi plus performant.

Faites des exercices comme la pratique de la sieste. Vous pouvez opter pour la sieste flash de 10 à 20 minutes ou la sieste longue d’un cycle de sommeil de 1h15 min à 1h45min. Les étirement et contractions musculaires de 3 à 5 min sont également à conseiller. 

“ L’enfer ce n’est pas les autres. Ils seraient bien plutôt notre paradis – avec des petits coins de purgatoire çà et là ».

Robert Merle

Outil 17: Le levier de la relation

Quand nous analysons notre gestion du temps, nous pouvons être tentés de penser que nous serions bien plus performants si les autres ne venaient pas troubler notre concentration. C’est en partie vrai, et il existe bel et bien des façons de protéger notre efficience en limitant les interruptions de nos contributeurs. Mais nous oublions parfois de considérer l’autre côté de la médaille, la partie lumineuse. Car les autres peuvent aussi nous faire gagner beaucoup temps. Le levier de la relation liste les bonnes pratiques pour faire pencher la balance du côté de l’efficience – la nôtre et aussi celle des autres.

Compenser le temps donné par du temps gagné…

Femme d'affaires faisant multitâches avec de nombreuses mains

 

L’objectif est doublé : perdre le moins de temps possible et en gagner beaucoup.

L’effet de levier des relations comprend de nombreuses organisations en amont : Notre planning, une proposition de méthodes d’efficacité collective.  Chaque jour, nous devons adhérer à ces principes et négocier notre apport à chaque nouvelle demande, mais aussi oser demander de l’aide aux autres pour multiplier notre efficacité.

Suivez ces étapes
  • Partagez vos méthodes d’efficacité personnelle.

– Si vos collaborateurs s’organisent aussi comme vous en respectant leur courbe chronobiologique (outil 16), vous avez plus de chance d’être plus serein le matin. Pareil pour la méthode CAP (outil 60) :vous ne serez pas relancé à 10 heures pour un mail que vous n’avez pas encore lu.

– Annoncez ou affichez dans votre agenda partagé vos plages de disponibilité (outil 45)ou de gestion des imprévus : vous allez canaliserez les interruptions.

  • Proposez des méthodes d’efficacité collective.

Il est recommandé d’organiser une réunion l’après-midi à 15h30 au moment où nous sommes plus créatifs.

-Rassemblez des documents en cours de constitution dans un dossier commun. Vous allez ainsi éviter une pollution de votre boite mail.

-Proposer de nouvelles opérations (outil 46) ou règles Si vous remarquez vivre dans un espace ouvert (outil 48) Dysfonctionnement collectif.

  • Protégez votre concentration.

– Ayez l’habitude de dire « oui, on se voit à 14 h pour explorer la question » à toute sollicitation dans vos plages de concentration.

– Faites un gentil rappel des règles d’efficacité collective à ceux qui insistent, ou négociez au moins de terminer ce que vous faites.

  • Protégez vos priorités.

-Négocier tous les livrables requis ou vos contributions au-delà des priorités.

-Faites une introspection et demandez-vous « Qui d’autre ? » peut le faire pour vous, parfois mieux et plus vite que vous.

-Faites attention à ne pas consacrer plus de 20% de votre temps aux priorités des autres afin de ne pas nuire à vos intérêts.

  • Sollicitez les autres pour gagner du temps.

-Demandez des retours en commentaires pour confirmer votre choix et prendre une décision plus rapide (outil 13 et outil 24)

-Exigez une écoute pour vous aider à poser des questions, et brisez les obstacles.

-N’hésitez pas à rechercher de l’aide de collègues qualifiés si vous n’avez pas encore les compétences necessaires.

.-Déléguez certaines tâches à des collègues ou intégrez les à vos missions.

Si vous faites la bonne projection, vous pourriez même être heureux !

-Demandez à votre manager d’arbitrer vos priorités, voire même les ajuster si votre fardeau est trop lourd

Nos conseils et méthodes pour vous aider 
  • Autorisez-vous à désobéir à vos diablotins (outil 28). Ils sont aussi très chronophages !
  • Soyez une personne exemplaire, et augmentez le respect de vous-même les règles que vous proposez d’instaurer.
Avant de commencer…

Quand vous sollicitez les autres, ayez du respect pour leur coordination, prévoyez vos demandes.

Sachez mettre en valeur leurs idées et mettez-les à jours sur la suite de ce que vous leur donnez.

“ Si tu viens, par exemple, à quatre heures de l’après-midi, dès trois heures je commencerai d’être heureux. »

Saint-Exupéry, Le Petit Prince

Outil 18: L’organisation des rendez-vous

Temps dispersé, les voyages trop fréquents et précieux neurones du matin concentrés sur des sujets moins essentiels que nos tâches de base … Les rendez-vous trop faciles à accepter peuvent nous coûter cher. C’est beaucoup plus cher que la réunion elle-même.

Quelques règles s’imposent pour maximiser l’organisation des rendez-vous. Tout en satisfaisant les demandes de nos clients et en même temps respecter notre emploi du temps. Les suivis de façon constante nous font gagner du temps dans la gestion des rendez-vous.

Toujours suivre les mêmes règles pour fixer les rendez-vous…

Concept d'atelier de réunion d'affaires de gens asiatiques

 

L’objectif est de préserver l’efficacité de nos journées afin de gérer nos priorités et de gagner du temps dans l’organisation des rendez-vous.

Ces règles vont s’appliquer à la plupart des rendez-vous que nous organisons ou qui nous sont demandés.

Suivez ces étapes

  • Gérez astucieusement les rendez-vous de votre cœur de métier.

– Règle n°1 : Pour réserver vos meilleurs neurones aux tâches de fond, proposez les horaires suivants : 14 h, 11 h 30, 15 h, même si une journée est libre

– Règle n°2 :  Vous pouvez négocier la date, mais restez ferme sur l’horaire.

– Règle n°3 : Limitez l’heure de rendez-vous. Sur une heure, 80% du temps passé a peu de valeur ajoutée. Il est préférable de maintenir une certaine marge de manœuvre entre les deux réunions pour élargir les échanges particulièrement productifs lorsque cela est nécessaire.

– Règle n°4 : A l’exception aux règles n°1 et 3., les rendez-vous de travail importants peuvent avoir lieu tôt le matin et durer deux heures, pour avoir le temps d’aboutir à un résultat fini.

– Règle n°5 : Prenez rendez-vous avec ceux qui sont très bavards avant le déjeuner (prolongation du temps de discussion) ou avant les réunions importantes (premier avertissement vous devez partir 5 minutes avant cette heure).

  • Gérez vos réunions professionnelles de manière économique

– Règle n°6 : Les rendez-vous courts ( 15-30 min) forcera vos interlocuteurs à aller à l’essentiel.

– Règle n°7 : Prévoyez un déjeuner au lieu de passer beaucoup de temps sur le calendrier

– Règle n°8 : Rejetez immédiatement les rendez-vous qui sont loin de vos priorités. Cela servira la personne qui sait à quoi s’attendre et trouvera une autre solution.

  • Proposez parfois des alternatives au rendez-vous.

-Le temps d’entrevue téléphonique ou vidéo est généralement plus court que les réunions physiques

– Suggérez de travailler de manière asynchrone sur des outils collaboratifs (outil 64).

– Relayez le rendez-vous, ou répondez autrement au besoin de votre interlocuteur.

– Relayez le rendez-vous, ou répondez autrement au besoin de votre interlocuteur.

  • Autorisez-vous à reporter un rendez-vous pour gérer vos priorités.

-Dans la plupart des cas, vos interlocuteurs seront en mesure de se montrer compréhensif, même que la situation les arrange.

-Au pire, coupez la durée du rendez vous en deux avec un objectif moins ambitieux, et repoussez la suite à plus tard.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

Ne retardez pas le même rendez-vous à plusieurs reprises avec une même personne. Vaut mieux lui dire que tes priorités ont été, elle trouvera une autre alternative

. • Si vous avez un rendez-vous de groupe à une date précise, naviguez un ou deux jours par semaine.

  • Relayez la gestion des rendez-vous à une personne désignée ou une entreprise professionnelle. Vous pouvez gagner jusqu’à 1 heure par jour.

Les règles ci-dessus vont lui permettre de mieux gérer votre Agenda.

Avant de commencer…

Partager les bonnes habitudes de la chronobiologie du temps (outil 16) vont influencer les personnes qui vous invitent à des horaires qui ne correspondent pas avec vos priorités.

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