Dossier 7: Optimiser les outils digitaux

19 juin 2020

Femme levant le pouce devant une montre réveil
 

“ Il ne peut pas y avoir de crise la semaine prochaine : mon agenda est déjà plein. »

Henry Kissinger

Outil 59 : L’agenda électronique

Est-ce que quelqu’un n’aura jamais oublié un engagement ? Calendriers séparés, les travails à faire repérer sur un bout de papier… si tout n’est pas à sa place donc c’est risqué.

L’agenda électronique, rattaché en temps réel sur tous nos appareils (ordinateur, smartphone, tablette) est devenu l’incontournable le plus efficace de notre planification. Tant que vous notez toutes vos activités. Il a également l’avantage de pouvoir collecter des documents importants à nos entrevus, conférences et séquences de travail personnelles. Gagnez de temps précieux pour mettre en route tant attendu !

Rassembler tout au même endroit…

Optimiser les outils digitaux
Optimiser les outils digitaux

Un agenda électronique bien planifié permet de bien voir le temps nécessaire pour accomplir nos activités, aide à mener à une bonne planification ainsi que notre organisation de tous les jours.

Outil de référence de l’organisation, il est associé au levier de la planification (outil 11).

1° Notez tout dans votre agenda !

*Les échanges et rassemblements, les entrevus répétitifs (en gérant périodiquement, soit en copiant-collant l’événement si les dates seront modifiées).

*Les travaux que vous devez accomplir seul. À long terme, prenez note des budgets temps en « provisoire » pour indiquer votre charge de travail même si vous êtes flexible en termes de délai.

*Un budget temps pour les imprévus (outil 29).

*Les étapes, les rappels à faire.

*La préparation des rassemblements en même temps que les réunions elles-mêmes.

*Les temps de trajet, les temps tampons entre deux activités, les temps de repos.

*Vos disponibilités (outil 45).

*Vos entrevus personnels en privé (cadenas), vos vacances.

“ L’ouvrier qui veut bien faire son travail doit commencer par aiguiser ses instruments. »

Confuscius

2° Rassemblez les informations.

*Un courrier qui se déplace dans le calendrier (clic droit) change en rendez-vous avec ses pièces jointes.

*Dans la partie des commentaires, veuillez à noter vos réflexions, dupliquez des documents, liens Internet ou courriers concernant l’événement. Vous bénéficierez plus de temps lors du moment attendu.

3° Privilégiez un affichage hebdomadaire.

 *Vous identifierez mieux les étapes et les activités à court terme pour bénéficier des opportunités (si vous rencontrez un collègue) ou jumeler vos priorités.

*Projetez-vous dès le début de semaine pour les deux ou trois semaines qui viennent.

4° Créez des catégories de couleur.

*Pour déterminer le temps écoulé sur vos missions primordiales (outil 4) et faites-en sorte qu’il soit facile pour vous de prédire l’année suivante.

*Pour prévoir vos déplacements et les événements ou étapes à ne pas manquer.

5° Optimisez l’invitation aux réunions.

*Invitez vos collaborateur (à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation) directement avec une suggestion d’entrevue et insérez-y un commentaire.

*Faites une réservation de salle en même temps ou mettez en copie la personne qui l’effectuera.

*Consultez les calendriers partagés par vos collègues ou demandez à l’assistant planification pour trouver un horaire à votre entente.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider

*Faites savoir à votre équipe votre annuaire et votre disposition.

*Montrez le lieu des événements : bureau, travail à distance, extérieur, pour rassembler vos rendez-vous et délimiter les déplacements.

*Vérifiez votre annuaire plusieurs fois par jour : outil de référence de vos activités, il vous permet de ne rien manquer. Si nécessaire, déclenchez une alarme pour vos entrevues.

Avant de vous lancer…

Si votre annuaire est partagé, toutes les informations dans les rendez-vous sont apparentes, sauf si elles sont en mode « privé ».

Enregistrez souvent vos données.

 » Notre époque se caractérise par la profusion des moyens et la confusion des intentions. »

Albert Einstein

Outil 60: La méthode cap pour gérer les emails

L’ampliation des courriers devient stressante. Notre boîte mail est si chargée que nous avons du mal à repérer ceux qui est priorité. C’est facile de tomber dans le piège de l’immédiateté et d’oublier que notre devoir ne consiste pas à consulter les courriers.

La méthode CAP consiste à traiter nos courriers par paquets, en deux phases :

*L’analyse de la boite de réception pour classer ceux qui demandent une action ;

*Un traitement spécifique dépend de la durée de l’action. Entre deux séquences CAP, nous pouvons nous focaliser sur nos activités principales.

Analyser le contenu de la boite mail pour prioriser les actions…

Alerte de nouveaux emails sur un laptop

La méthode CAP consiste à nous focaliser sur nos activités principales sans nous laisser submerger par la gestion des courriers.

Attaquez une « séquence CAP » deux à trois fois dans une journée. Au préalable, créez vos dossiers de classement.

1° Choisissez votre rythme de traitement.

*Deux à trois séquences par jour sont suffisantes.

*Définissez l’heure en fonction de vos rythmes, si c’est possible, au moment où vous vous sentez fatigués (outil 16). L’idéale c’est de programmer votre première séquence la matinée, vers 11 heures.

*Pour le reste du temps, ne déclenchez pas les alertes ou fermez l’application.

2° Analysez les mails reçus et faites le tri.

*Classement : classez les courriers qui ne sont pas priorités mais desquels vous aurez besoin plus tard pour traiter un dossier. Faites attention car archiver des courriers demande du temps. Gardez seulement les informations primordiales qui ne sont pas disponibles ailleurs.

*Action : gardez dans la boîte de réception les courriers qui contiennent une action ou une réponse à court terme. Vous pouvez déjà apercevoir le drapeau qui indique les mails importants ou délicats dont le traitement prendra plus de 2 minutes.

*Poubelle : effacez immédiatement les autres (spams, informations que vous connaissez, fils de discussion, etc.). Ne lésinez pas ! Tout mail qui n’est pas important alourdis votre messagerie et coule votre efficacité.

Effacez directement ceux que vous pouvez effacer (spams, anciennes informations).

3° Priorisez vos actions.

*Les mails de moins de 2 minutes peuvent être traités en période de basse énergie, donc potentiellement lors de votre séquence CAP, sauf si vous avez détecté des urgences plus importantes dans les autres mails. Fixez-vous un objectif de rapidité pour cette catégorie, avec un temps limité, par exemple 10 mails en moins de 15 minutes chrono !

*Les courriers de plus de 2 minutes urgents : réservez du temps pour eux pendant la journée ou lorsque vous avez terminé votre séquence CAP. N’ayez pas peur de négocier (avec un mail de moins de 2 minutes) l’échéance ou l’échelon de votre contribution.

*Les courriers moins importants de plus de 2 minute : écrivez-les dans votre bloc-notes.

*Les invitations à des réunions : ajustez vos réponses selon vos priorités. Ne pas tout accepter, suggérez des horaires qui vous convient.

 Nos conseils et méthodes pour vous aider

*Décidez-vous de n’ouvrir qu’une seule fois vos mails (sauf ceux que vous planifiez).

 *Vous avez le droit d’avoir une réponse ultra-courte.

*Ne compliquez pas votre triage :

 -Adoptez l’apparence partiel et trier par expéditeur ou par objet.

-Utilisez la même structure d’archivage de vos dossiers pour vos courriers.

*Si l’immensité de vos courriers vous dépasse, effacez pour en diminuer le nombre et rendez facilement la gestion du classement 

*Suggérez la méthode CAP pour moindre de dérangement inutile entre deux séquences.

Avant de vous lancer…

Le but n’est pas de réduire le nombre de courriers de votre boîte de réception, mais de prioriser les mails urgemment.

« C’est voluptueux, de ranger ; mais c’est tuant. » 

Françoise Giroud
Comment être plus efficace?

Le triage d’une grande quantité de mails peut prendre beaucoup de temps. Tenez trois façons de gagner plus de temps dans la gestion des courriers.

1° Diminuer le flux des mails

Suggérez à vos collaborateurs d’intégrer avec vous ces méthodes qui ont fait leurs fruits :

*Utilisez les outils collaboratifs (outil 64). Cela peut éviter l’utilisation des fichiers et les erreurs de version du document.

*Changez le « répondre à tous » en sélectionnant les destinataires pendant un fil de discussion. Pour les questions de groupe, prenez une décision pour que l’expéditeur effectuera une réponse globalisée dans un deuxième temps.

*Suggérez un échange téléphonique lorsque les discussions par mail se prolonge.

Les autres actions ne dépendent que de vous et coopèrent à simplifier le flux des mails :

*Ne répondez pas immédiatement. Vous semblez être disponible et peu augmenter les mails reçus.

*Optez pour les réponses automatiques en leur donnant le nom des personnes à contacter, même lorsque vous êtes indisponible (réunion ou travail de fond).

*Classez à temps les expéditeurs indésirables pour éviter la répétition, désabonnez-vous des newsletters que vous ne consultez plus.

2° Automatiser une partie du tri

Utilisez des consignes automatisées pour réduire les opérations de gestion des mails. Par exemple, vous pouvez effectuer automatiquement des actions telles que l’attribution d’une catégorie ou le déplacement d’un mail en fonction de l’expéditeur ou de l’objet du mail. (cf. exemples ci-contre).

3° Réduire drastiquement le classement

L’astuce la plus fondamentale pour simplifier le temps de gestion c’est de ne pas faire des classements ! Mais veuillez à noter que cela ne veut pas dire de mettre un grand désordre. Au contraire, cela demande une discipline de tous les jours… et d’oser lâcher prise.

 *Laissez seulement dans votre boîte mail que vous devez traiter dans la journée. Les autres mails sont soit déplacés dans votre bloc-note, soit supprimés !

*Rayez sans état d’âme. Faites confiance à votre mémoire ce sera crucial.

*Votre corbeille reçoit tous vos mails lus. Privilégiez la recherche par mots-clés ou expéditeur pour y trouver une information.

*Conservez le classement à des cas exceptionnels : expéditeur qui vous envoie des informations importantes mais très nombreuses, dure à incorporer dans une séquence CAP ; projets en cours dans lequel vous êtes susceptible de recevoir des mails de plusieurs interlocuteurs ; informations de référence liées directement à vous et que vous consultez rarement.

*Enfin, une fois par an tâchez de nettoyer votre boîte mail, pour éviter d’être bloqué dans l’expédition ou la réception en raison d’un espace insuffisant. Créez un dossier pour archiver votre poubelle de l’année. Après un an, supprimez radicalement ce dossier et créez-en un nouveau.

« On ne connaît que les choses que l’on apprivoise, dit le renard. » 

Antoine de Saint-Exupéry, Le Petit Prince

Outil 61: Le Smartphone

Le Smartphone est une technologie innovante dont nous n’avons pas assez à découvrir tout son charme. Des nouvelles applications sont conçues chaque jour pour donner plus de services… ou de servitude ? Parmi les symptômes du fanatisme, on constate que la consultation du smartphone de façon abusive dès le lever jusqu’au coucher, et le manque lorsque nous oublions notre fidèle compagnon à la maison au point de revenir à la maison pour le ramener.

Comment apprécions-nous le temps, alors ?

Aussi smart tu es, cet appareil topissime ne possède pas notre capacité intellectuelle lorsqu’il s’agit de connaitre ce qui est bon pour nous.

L’allié des leviers d’efficacité en format poche…

Mains de plusieurs personnes un smartphone à la main

 

Le Smartphone peut être notre meilleur ami pour notre efficacité et comme notre pire ennemi. Choisissons d’être son maître et non son esclave !

Cet outil suggère d’observer la façon d’utiliser un Smartphone à la lumière des leviers d’efficacité (dossier 2).

 Choisissez l’utilisation pour vous à partir de chaque levier d’efficacité.

1° Levier de la focalisation.

*Activez le mode avion de votre Smartphone pour que vous puissiez vous concentrer.

*N’hésitez pas à utiliser les alertes du calendrier ou les rappels pour vous notifier d’une réunion sans avoir à laisser votre système de messagerie ouvert ou de toujours consulter votre montre.

*N’hésitez pas à utiliser le minuteur pour vos séquences Pomodoro ® (outil 14).

2° Levier des priorités.

*Adoptez les Notes, OneNote ou Evernote pour enregistrer au fil de l’eau (outil 22) les idées les plus importants de vos projets.

 *Faites un exercice pour atteindre un objectif ou changer une habitude personnelle avec l’app Goalmap.

*Téléchargez l’app Scoop.it ! pour regarder pendant les temps libres.

*Utilisez des app intéressantes : devenez un champion d’orthographe grâce à l’app Projet Voltaire ® , ou améliorez votre anglais en regardant les conférences TED.

3° Levier de la planification.

*Synchronisez les calendriers de tous vos appareils pour ne rien louper.

*Utilisez l’application de réservation en ligne ou l’app plans pour gérer votre voyage. Cette App calculera votre temps à parcourir et vous indique quand il faut partir.

*Notez dans votre agenda toutes les informations nécessaires (lieu, téléphone, etc.)

Levier de l’énergie.

*Afin de bien profiter vos soirées, n’hésitez pas à mettre votre Smartphone en mode ne pas déranger pour désactiver le son des flux d’entrée autres que les personnes VIP.

*Profitez à télécharger des apps qui nous donne la sensation de relaxer ou de méditer.

*Observez vos rythmes biologiques (outil 16) avec l’app UP by Jawbone ® .

*Utilisez les app de la collection Runtastic pour votre pratique sportive.

*Relaxez-vous dans les transports en commun : lire des livres éléctroniques ou des magazines, écouter vos musiques préférées, jouer, etc.

5° Levier du choix.

*Exercez votre capacité à vous écouter : vous possédez tout ! Qu’est-ce qui vous manque maintenant ? Répondre à 3 mails pour vider votre esprit, appeler un ami ou vous détendre ?

*Vous avez le choix d’éteindre ou pas votre Smartphone, de répondre ou pas aux appels.

6° Levier de la relation.

*Proposez vos documents sur OneNote ou Evernote pour un travail d’équipe.

*Prenez des photos des paper boards produits lors d’une réunion, numérisées avec l’app CamScanner, et affichez ces drafts (outil 24) aux autres pour obtenir des retours.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider

Achetez des App selon vos envies dans l’App Store (ou le Play Store) selon vos besoins.

Avant de vous lancer…

L’utilisation d’une Smartphone abusive peut rendre « addict » ! Sachez vous en passer.

Restez à l’écart pour des effets indésirables : ondes, des lacunes sur la capacités auditive et visuelle.

 » Les choses sont souvent moins compliquées qu’elles ne le paraissent. »

Milton Erikson

Outil 62 : Les listes spécifiques

Si la contribution fait peur, c’est parce que nous oublions le système de la procédure d’une année à une autre et qu’il nous est difficile de clarifier la situation de l’année précédente.

Toutefois que nous devons reconstruire ou suivre une action qui réclame un minimum d’exigence, nous espérons pouvoir compter sur une liste spécifique pour booster du temps et rassurer de notre production.

Cette liste, adhérente au démarrage d’une action, doit être mise à jour pendant le processus de production et enrichie une fois le travail achevé pour tirer parti les bonnes pratiques.

 Penser à tout sans réfléchir !

Femme faisant un check-list des ses cartons

 

Les étapes ci-après distinguent deux types de listes : la check-list et la liste de diffusion.

1° Créez la liste dès la première utilisation.

*Check-list : listez les tâches à effectuer, la liste des documents à retenir, les références nécessaires (contacts, coordonnées, références, etc.).

*Liste de diffusion : créez un nouveau groupe de contact, joignez tous les destinataires liés à un projet commun ou à un type d’informations donné en tant que membre

2° Enrichissez la liste en cours d’utilisation.

*Check-list : rajoutez une tâche manquée, une référence, toute les informations nécessaires collectées pendant l’avancement de votre travail.

*Check-list : en fin de programme, veillez à noter toutes les idées d’amélioration issues de votre expérience.

*Liste d’envoi : un courrier « non livré » vous revient ? Renvoyez l’information au destinataire et corrigez immédiatement votre liste de diffusion.

3° Mettez la liste à jour en temps réel.

*Check-list : n’hésitez pas à noter les nouvelles informations même si la prochaine échéance est encore loin.

*Liste de diffusion : ajoutez ou éliminez des nouveaux membres, remplacez les adresses e-mail instantanément sans attendre votre liste.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider

*Placez une copie de votre check-list dans le premier « rendez-vous » de votre calendrier, au début de la prochaines date limite. Vous vous serez reconnaissants en la redécouvrant !

*Avez-vous déjà vécu une expérience bouleversante lors d’un événement répétitif ? Commencez immédiatement une liste spécifique pour éviter de répéter les mêmes erreurs – vous, ou la personne à laquelle vous déléguerez l’organisation de l’événement.

*Enrichissez une check-list d’un indicateur de planification, en coloriant les colonnes en face de chaque ligne. Cela vous donnera plus du temps dans le suivi, même si vous ne faites pas les tâches en ordre, et donne une sensation agréable « d’avoir avancé ».

Avant de vous lancer…

Effectuez des vérifications sur les informations notées, qu’elles soient toujours valables, notamment en ce qui concerne les sources externes

« Nous sommes automates dans les trois quarts de nos actions. »

Gottfried Wilhelm Leibniz

Outil 63 – 5 astuces gain de temps en bureautique

L’automatisation est l’astuce pour le gain du temps sur les tâches moins-values. La structuration d’un compte-rendu de réunion est nécessaire pour faciliter son exploitation, pour qu’elle n’ait pas à revoir à chaque fois.

Dans la plupart des cas, les concepteurs des logiciels ont pensé à notre place à de plusieurs fonctionnalités pour le gain du temps. Faut-il savoir qu’elles existent encore. Cet outil n’est qu’une petite partie !

 Automatiser l’outil pour libérer l’esprit…

Un économiste recherchant des informations sur son ordinateur

 

Le but de cet outil est de vous donner des informations sur la fonctionnalité qui font gagner du temps en bureautique.

Trouvez celles qui vous sont les plus utiles, ensuite apprenez à les utiliser en cherchant dans les menus, en utilisant la fonction d’aide ou en assistant à une formation bureautique.

1° Utilisez des modèles réutilisables.

*Tous les logiciels permettent d’enregistrer des modèles : les documents Word, les présentations PowerPoint, les feuilles de calcul Excel, mails ou les rendez-vous dans Outlook. Enregistrez les informations permanentes que vous compléterez dans vos documents au cas par cas.

*Blocs de construction QuickPart : enregistrez des blocs qui comprenant le texte, des paysages, des tableaux. Vous pouvez les insérer dans vos documents Word et Outlook.

*Les styles de Word permettent de sélectionner rapidement une mise en forme. Ils sont également utilisés pour créer des tables des matières automatiques.

 *Les masques de PowerPoint déterminent la mise en forme pour toutes les projections.

2° Structurez vos documents en mode plan.

*Il sert à gérer facilement les niveaux de titre (parties et sous-parties) dans Word et PowerPoint.

*Il fournit une vue d’ensemble de la hiérarchie qui n’est pas offerte par la vue de la projection de PowerPoint.

3° Gagnez en rapidité d’exécution.

*Essayez à frapper avec vos dix doigts. Pour commencer, vous risquerez de perdre le temps, mais vous en bénéficierez beaucoup après !

*N’hésitez pas à utiliser les touches de raccourcis pour les fonctions fréquemment utilisées, c’est plus rapide que d’utiliser la souris. La plus souvent utilisées, c’est la touche Ctrl suivie d’une lettre : « s » pour sauvegarder, « c » pour copier, « x » pour couper, « v » pour coller.

4° Tirez parti des menus contextuels

*Le clic droit consiste à accéder aux fonctions de base liées à l’élément sélectionné.

*Quand votre curseur est dans un schéma, une image ou un tableau, la bannière supérieure du logiciel (ruban) affiche des onglets supplémentaires qui contiennent d’autres fonctionnalités liées à cet élément.

*Par exemple, employez des outils de format pour faciliter l’alignement de plusieurs formes ou changer une forme par une autre sans récrire le texte.

5° Accédez facilement à vos dossiers.

*Attribuez-leur des noms précis.

*Optez pour une structure pareillement qui reflète vos tâches de base pour tous vos dossiers d’archivage : boite de réception, disque dur, favoris Internet.

*Mettez des raccourcis sur le bureau pour les dossiers fréquemment utilisés ou adoptez les favoris de votre explorateur windows

 *Ce sera intéressant de créer des bibliothèques pour rassembler plusieurs dossiers sauvegardés à des emplacements différents liés au même projet.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider

*Faites un coup de balai régulièrement dans vos modèles, favoris, raccourcis.

*Cultivez-vous, Appliquez, exercez-vous !

Avant de vous lancer…

Veuillez enregistrer de suite vos documents après l’avoir créé pour prévenir la perte de votre travail ou d’écraser un document source.

Sauvegardez régulièrement le serveur, disque externe, Cloud, etc

« Ne vous inquiétez pas pour vos difficultés en mathématiques, les miennes sont encore plus grandes. »

Albert Einstein

Outil 64 : Les outils digitaux collaboratifs

Les outils numériques collaboratifs servent à gagner beaucoup du temps et organiser de manière flexible le temps de production sur notre agenda. Considérablement, ils diminuent les échanges de mails. Ils facilitent le travail en mode désynchronisé – cela nous évite d’organiser quelques réunions physiques qui sont difficiles à organiser lorsque les agendas des uns et des autres sont remplis. Ils offrent de multiple utilisation pour répondre à nos besoins. Ils accueillent une variété de sources (fichiers, images, vidéos, liens Internet, etc.). Mais que faisions-nous avant ?

Faciliter le travail collaboratif…

Des collègues en réunion avec leurs téléphones et laptop

 

L’objectif de cet outil est de vous montrer un résumé de quelques outils numérique collaboratifs.

Le développement des outils numériques est très rapide. Lorsque vous lisez ces articles, de nouveaux outils auront éventuellement une réalité !

Choisissez parmi la liste ci-dessous les outils adaptés à vos besoins.

1° Enregistrer et disposer des documents (SharePoint, Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Team).

*Ils évitent d’envoyer des fichiers par mail et sécurisent les versions de documents.

*Ils servent à planifier les droits différenciés entre les personnes autorisées à mettre à jour les documents et à ceux qui ne peuvent que les consulter ou les télécharger. Plus de courriels !

2° Travailler à plusieurs sur un même document (GoogleDrive, OneDrive, Microsoft Team).

*Très astucieux ! Le livrable progresse très rapidement.

 *Complétez les cellules différentes d’une feuille Excel, des lignes distinctes de Word, etc.

3° Envoyer des fichiers lourds (Wetransfer).

-Envoyez le lien par mail pour que vos expéditeurs puissent enregistrer le fichier.

-Utile pour une utilisation régulière, (boucles de validation de vidéos…) : le lien dans la version gratuite n’est valable qu’une semaine.

4° Les murs collaboratifs (Padlet).

*Organisez une séquence post-it digitale dans vos réunions : vous pouvez les enrichir par des images, vidéos ou fichiers son. Continuez ensuite les discussions après la réunion.

*En mode synchronisée, collectez des idées sur un sujet.

5° Les cartes mentales (outil 25) digitales (Mindmeister).

*Elles accordent un travail de synchronisation ou d’asynchronisation

*Recueillir des idées, des sources, des liens web sur un sujet.

6° Les sondages en ligne (Surveymonkey ou Sentimy).

*Reccueillir des commentaires avant une réunion.

*Requière un retour selon des critères définis.

7° Gérer un projet (Trello, Wrike, Taskworld).

*Ils montrent une vision de progression d’un projet. Par exemple, dressez 4 colonnes : Idées, To do, En cours et Fait. Affectez les tâches d’une colonne dans l’autre.

*Ils servent à planifier des tâches et de suivre leur évolution, d’attacher des documents, d’embellir par des images pour faire un brief aperçu.

8° Les réseaux sociaux privatifs (Yammer).

*Ils servent à observer une veille collective, des bonnes pratiques, etc.

*A chaque nouvelle publication, Les membres sont notifiés par mail.

*Les thèmes peuvent être organisés en rubriques pour faciliter la consultation a posteriori.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider

*Regardez des tutoriels en ligne pour les approprier et approfondissez toutes leurs fonctionnalités… ou faites-vous même votre tutoriel pour partager vos usages personnalisés (Viewedit).

*N’hésitez pas à surveiller les évolutions de vos outils préférés.

Avant de vous lancer…

Méfiez-vous de la sécurité de vos données. Les outils gratuits n’assurent ni leur confidentialité ni leur continuité. Appliquez-les pour exercer ensemble, puis enregistrez vos fichiers dans des espaces sécurisés (SharePoint, OneDrive, Microsoft Team).

« Lorsque deux forces sont jointes, leur efficacité est double. »

Isaac Newton

Outil 65: Les fonctionnalités utiles pour les réunions à distance

Une conférence à distance impose la simplicité. Elle n’alourdit pas notre agenda qu’une réunion tête à tête : elle permet de gagner du temps de déplacement, est compatible avec le télétravail, démarrer plus rapidement.

Les fonctionnalités des systèmes de réunions à distance dynamisent les réunions en changeant les séquences, de récolter les idées des collaborateurs en si peu de temps et de faire ensemble des livrables réussis. Que demande de plus : l’utilisées intelligemment, elles apportent également une sensation humaine malgré la distance.

Focaliser l’attention et produire ensemble…

Femme en téléconférence avec ses collègues

 

Les fonctions et les cas d’utilisation décrits ici permettent d’améliorer l’efficacité des réunions à distance.

En générale, les fonctionnalités existent dans les systèmes professionnels de réunion à distance (Skype Entreprise, Lync, etc.).

Identifiez les fonctionnalités nécessaires pour vos vidéos ou audios conférences. Prenons l’exemple du cas d’utilisation, vous pouvez créer les vôtres !

1° Le fil de discussion.

*Il permet à tous les participants de s’exprimer en même temps.

*Le plus intéressant à utiliser c’est de recueillir les idées. Demandez une question aux participants (« Comment puis-je faire pour réduire le temps de réunion en deux ? »). Demandez-leur précisément de répondre dans le fil de discussion. Apportez de la valeur à des réponses instantanées, rebondissez, établissez des liens entre les idées.

*Vous pouvez ensuite copier et coller l’intégralité du fil dans le document pour être diffusé ou exploité ultérieurement.

2° Les sondages.

*Ils retiennent l’attention du groupe en l’invitant à participer. Vous pouvez choisir de fournir plusieurs réponses.

*Il existe différents cas d’utilisation. Parmi les plus nécessaires pour le gain du temps, énonçons : choisir une solution parmi plusieurs, faites un vote de décision (oui/non).

3° La présentation du bureau ou d’un programme.

*Elles sont très pratiques pour des conférences en petit groupe.

*L’utilisation particulière est la préparation de plusieurs documents : écrivez en direct le sujet de discussion du groupe. Dans ce cas, l’introduction d’un programme est suffisante (Word ou Excel…).

*Mieux vaut partager entièrement votre bureau pour passer plus rapidement d’une application à l’autre quand vous travaillez ensemble sur de nombreuses sources ou documents.

4° Les annotations

*Elles aident aux participants d’écrire ou de schématiser sur le document que vous souhaitez présenter. Ensuite, vous pouvez sauvegarder votre document avec les annotations.

*Exemple d’utilisation : ensemble, vous devez remplir la matrice « avantages/inconvénient » pour deux ou trois solutions. La vue d’ensemble de la matrice est plus facile à utiliser qu’un fil de discussion.

 

Nos conseils et méthodes pour vous aider

*Pour rendre vos réunions chaleureux en télétravail, optez pour un sondage ou posez une question conviviale, ou même décalée, sur le fil de discussion (« Votre niveau d’énergie de 1 à 5 »…)

*Pour travailler sur le même document avec plusieurs collaborateurs, utilisez les outils de collaboration à distance (exemple Google Drive).

*N’abusez pas trop la webcam pour ne pas distraire votre attention des documents de travail et ralentir le flux de données et ralentissent les flux de données. Elle est particulièrement utile pour démarrer la réunion ou la terminer lorsque les gens ont peu l’occasion de se voir.

Avant de vous lancer…

Faites un essai à l’avance et connectez-vous 10 minutes avant la réunion pour voir si tout fonctionne bien.

Déterminez un objectif précis à votre conférence que vous assurerez à atteindre en une heure (outil 50)

Partager sur facebook
Partager sur twitter
Partager sur linkedin

Tu pourrais aussi aimer