Dossier 1 : Privilégier l’essentiel

29 mai 2020

Petite fille pointant le doigt à l'horloge

« Nous avons tous deux vies. La deuxième commence le jour où nous réalisons qu’il n’y en a qu’une. »

Confucius

Savoir privilégier l’essentiel, contrebalancer son quotidien entre la vie personnelle et la vie professionnelle, sont devenus les priorités de tous pour s’assurer une vie plus saine et mieux accomplie pourtant il ne suffit pas de le dire pour que cela devienne réalité. En l’absence d’une méthode rigoureuse, tout au moins au début, on retombe vite dans les mêmes travers. Au programme nous allons voir des outils nous permettant de visualiser des options d’action voire à construire une première vision personnelle ou collective à partir des solutions transformées en autant d’objectifs stratégiques plausibles pour mieux gérer son temps.

Outil 1: Les sphères de vie 

La représentation graphique intuitive des principales sphères de notre vie que ce soit professionnelle, sociale, familiale et/ou personnelle – nous met la lumière sur le poids relatif qu’elles peuvent représenter pour nous, les unes par rapport aux autres. La visualisation d’une nouvelle situation souhaitée permet de se projeter déjà sur les changements à effectuer pour arriver à un équilibre de vie très épanouissant. La magie opère lorsque ces changements sont accompagnés d’activités concrètes : « faire moins de… » ; « faire plus de… ». « 

La gestion n’est autre que la manière dont nous remplissons notre vie. À quoi bon gagner du temps si ce n’est que pour avoir une vie plus accomplie ?

Les sphères de vie nous aident à faire un bilan sur notre équilibre de vie. Un bilan de ce genre va nous être particulièrement utile quand nous ressentons que nous ne vivons pas très bien notre temps

Les 4 sphères de la vie

1. Professionnelle : travail, profession

2.Familiale : les parents, conjoints, enfants, frères et sœurs

3.Sociale : amis, réseaux de connaissances, clubs, associations, loisirs de groupe

4. Personnelle : activités qui permettent et/ou permettent de s’accomplir et de se compléter, passion, santé, soins corporels, relaxation mentale.

Privilégier l'essentiel

Nos conseils et méthodes pour vous aider

Ne cherchez pas une méthode rationnelle pour dessiner vos sphères. Ce qui est important, c’est la taille relative de chacune d’elles entre la situation actuelle et la situation souhaitée.

La taille de la balle n’a aucun jugement de valeur. Deux personnes peuvent avoir le même schéma, mais vivre la situation d’une différente manière. Ce qui est important, c’est le ressenti de chacun.

Revoyez vos sphères de vie de temps en temps avec de nouveaux schémas.

Avant de commencer …

Les changements peuvent se réaliser par rupture brutale. Mais alors, faites attention : vérifiez que vous êtes prêt à assumer les réactions de votre environnement. Ils peuvent aussi s’opérer lentement par convergence et rééquilibrage progressif.

 

« La chance ne sourit qu’aux esprits préparés. »

Louis Pasteur

Outil 2: L’objectif personnel puissant

Les rêves ont leur charme et leur beauté mystérieuse, seulement ils sont éphémères. Essayez d’en attraper un le matin ! Il vous file entre les doigts et se dissipe avec la brume de l’aurore. Si nous ne concrétisons pas nos rêves, c’est souvent parce que nous ne les avons pas transformés en objectifs. Ils sont trop vagues, et se dissipent dans le quotidien.

L’objectif personnel puissant est un aimant pour nos actions futures. Il guidera naturellement nos choix. Nous voyons les opportunités et osons les saisir, parce que nous sommes préparés. Nous avons la force de surmonter les échecs parce que nous sommes confiants à l’idée d’atteindre notre objectif.

Créer une vision précise pour guider vos actions…

Main plaçant un cercle de coupe en bois avec coche dessus au milieu des cercles dessinés sur fond jaune

L’objectif personnel puissant (OPP) est loin d’être un simple objectif. C’est un but aimanté, une forte vision qui peut guider nos choix et nos actions quotidiennes.

Notre OPP peut être défini à tout moment. Il n’est jamais trop tard pour vivre sa vie et concrétiser ses rêves. Si vous avez l’impression d’être bousculé par les buts des autres, c’est le moment ! L’OPP peut être professionnel ou personnel.

Suivez ces étapes :

Formulez un objectif personnel motivant.

La grammaire est importante : JE + verbe au PRÉSENT. Supprimez le verbe « vouloir ». Employez plutôt « je suis » ; « j’ai » ; « je fais ».

Il est précis et positif : le cerveau ne conçoit pas le négatif. Modifiez « je veux perdre du poids » (négatif et imprécis) en « je mets des vêtements de taille 38 ».

Revoyez votre motivation : pourquoi cet objectif, ou plutôt pour… quoi ? Dans quel but ? Posez-vous à plusieurs reprises cette question jusqu’à trouver un sens vigoureux pour vous.

Donnez-lui une date de concrétisation.

Vérifiez l’écologie de la cible.

Est-ce acceptable en termes d’investissement personnel ?

Quel est l’impact sur votre environnement et vos proches ?

Quels sacrifices, choix ou dérogations devez-vous faire ?

Êtes-vous prêt à les accepter ?

Effectuez des ajustements si nécessaire.

En allongeant le délai de concrétisation.

En diminuant le degré de votre ambition.

Donnez-lui de la puissance.

Prenez bien le temps de vous projeter avec précision dans l’atteinte de votre objectif. Où en êtes-vous ? Que faites-vous ? Qui est avec vous ? Quelles sont les paroles échangées ? Qu’est-ce que vous ressentez ? Prenez bien le temps de vous incorporer de ces émotions. Elles donnent à votre OPP sa puissance aimantée.

Affichez vos objectifs personnels puissants ou une image évocatrice dans un endroit visible (« En 2024, je donne un concert avec mon groupe de rock à la Cigale »).

Affirmez-le, et répétez-le.

Nos conseils et méthodes pour vous aider  

Certains objectifs ne peuvent pas être quantifiés (voir l’exemple ci-dessus). Cependant, vous pouvez définir des jalons (concerts dans des lieux plus modestes, contacts avec des agents).

  • Quel est le problème ? Ça pourrait aussi être … qui ?
  • Prenez le plus de temps possible pour configurer votre OPP. Que sont 2 ou 3 heures par rapport à la grandeur de vos rêves

Avant de commencer …

Si votre objectif n’est pas écologique, alors votre subconscient trouvera mille raisons d’arrêter votre investissement. Prenez les mesures nécessaires pour atteindre l’objectif. Soyez prêt et faites des sacrifices en pleine conscience avec ce qui est important pour vous dans vos sphères de vie.

Soyez patient et acceptez l’échec. Ils sont utiles. Laissez-vous progresser vers votre objectif.

Tenez-vous-y. Sinon, recommencez.

« Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas.»

Lao Tseu

Outil 3: La méthode des états désirés

La méthode des états désirés est un exercice de projection du futur, comme des méthodes employées par les sportifs de haut niveau. Issue de la PNL (Programmation neurolinguistique), elle consiste à visualiser notre projet réussi et à voyager mentalement dans le temps :

  • Pour s’imaginer concrètement le rêve réalisé, lui apporter, forme et consistance ;
  • Pour rechecker que les conséquences sont acceptables s’il est atteint ;
  • Pour visualiser le chemin parcouru avec « rétrospection » et déterminer le premier pas à mettre en œuvre aujourd’hui dans le but de marcher dans la direction de notre rêve.

Tracer mentalement le chemin pour réaliser ses rêves…

Enfant rêvant de super héros dans la montagne

Les rêves non réalisés nous éloignent de nous-même. Si ces projets sont dissous, c’est parce que nous n’avons pas assez d’audace pour les mettre en œuvre. Ils nous semblent trop grands, trop incertains, et nous avons peur des changements que ça va générer si nous leur donnions vie. La méthode des états désirés aide à se projeter mentalement dans le changement pour l’apprivoiser et trouver la ressource pour faire le premier pas.

Cette méthode s’applique à tous nos plans de changement : apporter des modifications sur nos sphères de vie, modeler notre temps différemment ou concrétiser notre OPP (outil 2).

Suivez ces étapes :

Mettez-vous en premier lieu au moment de la réussite de votre projet (1) : vous êtes arrivé à mettre en place l’organisation que vous avez souhaitée, vous faites les activités dont vous rêviez.

À quelle date voulez-vous réussir ?

Quels sont réellement vos critères de réussite ? Que constatez-vous ? Qui voyez-vous ? Quels sont vos échanges ? Quelles émotions ressentez-vous ?

Avancez maintenant 6 mois après la réussite de votre projet (2).

Quelles sont les conséquences du succès ?

Y a-t-il des effets secondaires ?

Si oui, êtes-vous prêt à assumer ces responsabilités ? Si non, comment y remédier ?

Retournez la date de réussite de votre projet

Quelles actions avez-vous entreprises pour réussir ? (3)

Quels obstacles avez-vous rencontrés au cours de votre parcours ? (4)

Comment les avez-vous surmontés ?

Retournez à aujourd’hui (5).

Quelles sont les étapes primordiales que vous allez façonner pour aboutir ?

Structurez vos actions en intégrant les réponses aux précédentes questions, prévoyez les obstacles

Nos conseils et méthodes pour vous aider

À chaque étape, veillez à vous installer mentalement à l’époque définie : pour les étapes 1 à 4, votre projet est terminé. Parlez (à voix haute) au présent en étapes 1 et 2, et au passé en étapes 3 et 4.

Pour vous positionner dans le temps, vous pouvez vous aider d’un « marquage au sol » : inscrivez les dates sur des bandes de papier que vous positionnez sur une « ligne de temps » et déplacez-vous à chaque étape.

Optez pour de premiers pas faciles à effectuer. Même petits, ils sont déterminants parce qu’ils vous placent dans la bonne direction.

Pour les projets à long terme (5 ou 6 ans), vous pouvez placer des jalons tous les 2 ans et apporter des réponses aux questions des étapes 3 et 4 en remontant le temps.

Avant de commencer … 

La date est très importante : les projets sans délai ne se concrétiseront jamais.

Prenez le temps d’explorer l’étape 2. Si vous n’exprimez pas consciemment les effets embarrassants, ils vous freineront inconsciemment de toutes les façons, et vous trouverez mille bonnes raisons de ne pas commencer à dérouler votre projet. Si les effets embêtants sont trop forts, vous renoncerez sans regret au projet.

« Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va. »

Sénèque

Outil 4: La carte des missions essentielles

Surbooké par les mails qui ne cessent de remplir notre boite mail, avec les situations d’urgences à gérer en permanence, il arrive parfois qu’on s’éloigne de notre objectif principal. Pourtant, c’est rare qu’on nous paye pour ne faire que répondre aux emails. La représentation synthétique sur une page de nos missions essentielles et des activités qui y contribuent nous aide à retrouver le sens de notre métier.

Cette carte va nous guider pour mieux arbitrer nos priorités en cas de surcharge d’activité. Elle va nous aider à nous concentrer sur ce qui est important sans rien oublier d’essentiel.

Garder le cap sur l’essentiel…

Homme Bureau Burnout Soleil

La carte des missions essentielles donne un visu synthétique de ce que nous avons à accomplir d’important pour aller au bout de la mission qui nous est confiée. Elle nous aide à choisir nos priorités au quotidien.

Les mises à jour annuelles sont utiles, comme l’entretien annuel par exemple.

Suivez ces étapes :

Inscrivez la finalité de votre fonction au centre d’une feuille de papier. Le but du papier répond aux questions suivantes : « Pourquoi suis-je payé ? « Ou » Quelle est ma position ? « Par exemple, les fonctions des commerciaux ont pour objectif de développer le chiffre d’affaires de son département. La responsabilité du responsable de la maintenance est de s’assurer que la production continue dans son usine ou des installations de ses clients.

Déclinez cet objectif en taches primordiale, c’est-à-dire en grand domaines. Un travail effectue généralement 3 à 5 tâches essentiels. Par exemple, pour les vendeurs : Rendre les clients fidèles en garantissant la qualité de service, rechercher de nouveaux clients pour l’entreprise, promouvoir de nouvelles solutions. Et pour le responsable maintenance : organiser la maintenance, prévoir pour garantir que les réparations sont effectuées pendant la durée du contrat ; développer les compétences de l’équipe technique ; vendre des contrats de service.

Énumérez les activités pour chaque tâche, c’est-à-dire les actions spécifiques qui aident à atteindre cet objectif. « Améliorer les compétences de l’équipe » : lister les compétences existantes ; organiser la formation ; collationner le transfert de compétences par paires selon le mode de fonctionnement du nouveau système, etc.

Listez les activités pour chaque mission, les actions concrètes qui y contribuent. Exemple pour l’activité «faire monter en compétence l’équipe» : répertorier les compétences existantes ; organiser des formations ; organiser le transfert des compétences par binômes, faire rédiger les modes opératoires des nouveaux systèmes, etc.

Nos méthodes et conseils pour vous aider

Si vous rencontrez des difficultés pour exprimer le but de la mission, effectuez une pratique rétrograde : écrivez au mini-post-it. Regroupez ensuite en grand groupe et nommez votre tâche de base. Enfin, répondez aux questions sur le but de votre mission : « A quoi sert mon poste ? « 

Au cours de l’année, si vous vous sentez pressé et surchargé, Relisez votre carte … ou mieux encore, mettez-la en surbrillance sur votre poste de travail !

Attribuez des couleurs à chaque tâche et surlignez-le dans votre calendrier. Cela va vous permettre de voir le temps que vous passez sur chacune d’elles.

Trouvez votre activité jackpot pour chaque tâche de base (Outil 5).

Si vous avez de nouvelles tâches ou si la stratégie de l’entreprise a changé, mettez à jour votre carte. N’hésitez pas à supprimer les événements qui ne vous correspondent plus selon vos priorités (outil 31).

Avant de commencer …

Si vos tâches de base ne vous ont pas été assignées, vérifiez auprès de votre gestionnaire pour tout clarifier. Cela peut être une opportunité pour faire des propositions cohérentes avec vos valeurs (voir section Ci-dessous) et dessiner votre poste à votre image

COMMENT ÊTRE PLUS EFFICACE ?

Bien au-delà de vos objectifs de mission que votre manager et votre entreprise vous ont donné, vous pouvez refléter votre rôle d’une manière ou d’une autre de manière personnelle. Votre identité professionnelle sera plus cohérente avec votre identité, vos valeurs et vos sources de motivation. Encore mieux, vous vivrez votre temps au travail. Vous accomplirez votre tâche avec passion et à moindre effort

Questionnez-vous sur vos valeurs

Répondez aux trois questions suivantes :

  • Quelles valeurs sont les plus importantes pour moi dans la vie ?
  • Quelles activités professionnelles ont le plus de valeurs pour moi ?
  • Que signifie : « la réussite professionnelle » pour moi ?

« Choisissez un travail que vous aimez et vous n’aurez pas à travailler un seul jour de votre vie. »

Confucius

Pour vous aider à déterminer vos valeurs professionnelles, Il s’agit d’une liste de valeurs liées au travail. Trouvez ceux qui vous importe le plus.

  • Équité et justice
  • Maintenir de bonnes relations avec mes collègues et managers,
  • Équilibre travail-vie,
  • La compétitivité au travail
  • Se sentir utile, pouvoir aider les autres et rendre service
  • Travail d’équipe,
  • Créativité (création, innovation, imagination, conception, Concept ou produit),
  • Diverses activités
  • Engagement envers le produit (avec Le type de produit ou service fourni par l’entreprise),
  • Appui
  • Respecter les autres (politesse, convivialité, etc.), -Réalisations (progrès, développement, croissance),
  • Protection de l’environnement, développement durable,
  • Beauté et beauté des produits, environnement Travail,
  • Autonomie (pouvoir de décision, droit de prendre Actif).

Interrogez-vous sur vos motivations

Ils peuvent provenir de plusieurs sources : vos objectifs personnels puissants (outil 2), intégration de vos sphères de vie (outil 1), ou simplement vos besoins psychologiques (outil 27). Utilisez les questions suivantes pour guider votre réflexion :

  • Quelle est ma source d’énergie ? Quelles activités permet de me ressourcer dans ma vie professionnelle ou personnelle ? Pourquoi ?
  • Qui me rapproche de mon objectif personnel solide, mon rêve ?
  • Qu’est-ce que je veux donner ?
  • Avec qui j’ai envie de travailler ?
  • Qu’est-ce que je veux faire dans cinq ans ? (Nouvelles fonctionnalités, nouvelles responsabilités, nouveaux projets, nouveaux rôles, etc.).
  • Quel talent je souhaite développer ?
  • Personnalisez votre lettre de mission

Revenez sur l’objectif de votre tâche pour pouvoir rédiger une version personnalisée. Et puis finalement, qu’est-ce que vous accomplissez qui fait qu’il soit cohérent au quotidien ?

Prenez quelques exemples d’activités pour les décliner avec cette nouvelle coloration. Comment les vivez-vous en ce moment ?

« Efficacité : optimisation du rapport entre les résultats obtenus et les moyens mis en œuvre (temps, énergie, stress). »

Stephen Covey

Outil 5 : Les activités Jackpot

Les activités Jackpot sont celles qui ont un fort impact sur l’atteinte de nos objectifs et l’exécution de nos missions essentielles, pour un investissement relativement faible en temps et en énergie. Plusieurs facteurs multiplient la portée des activités Jackpot : agir plus sur le collectif plutôt que sur l’individuel ; réaliser des actions qui vont faciliter la réalisation d’autres actions ; effectuer des tâches primordiales à notre mission et qui en même temps nous ressourcent ; mener des actions qui nous mettent en contact avec des personnes d’une haute importance.

Privilégier les activités à haut rendement…

Jolie femme aux cheveux bouclés courts avec de l'argent

Les activités Jackpot sont des activités d’une grande valeur ajoutée effectuées à moindre coût en temps et en effort. Elles permettent de faire une grande avancée dans nos principales missions tout en préservant notre énergie – voire la stimuler, car le sentiment d’être efficace est source d’énergie.

Identifiez ses activités jackpot … est en soi une activité jackpot ! C’est la suite logique du travail de clarification des principales missions et cela va optimiser la programmation de nos projets. Elles peuvent être revue et revue plusieurs fois dans l’année.

Suivez ces étapes :

  • Identifiez vos activités à forte valeur ajoutée : localisez dans les activités de vos taches principales celles qui contribuent le plus à l’atteinte de vos objectifs finaux.
  • Sélectionnez vos activités Jackpot : celles qui offrent le meilleur rapport [Efficacité]/ [Temps investi ou Énergie consommée]. Ils répondent généralement au moins à l’un des critères suivants :

Elles s’exécutent rapidement ;

Elles opèrent sur le collectif plutôt qu’individuel ;

Elles ont un « effet démultiplicateur » car par la suite, Vous gagnez du temps (par exemple : relayer les tâches, partager vos compétences ou vos fichiers, s’imprégner des documents complexes au préalable, etc.);

Elles consomment très peu d’énergie personnelle et même « donne la pêche » parce que le sentiment d’accomplissement sera très fort ;

Elles nous gardent en contact avec des personnes de haute importance qui peut promouvoir l’avancement de notre projet à l’avenir.

  • Planifiez vos activités Jackpot en priorité.

Réservez très en amont (jusqu’à un an à l’avance) des budgets temps par demi-journées ou journées entières pour les activités qui sont soumis à des cycles récurrents (consolidation des comptes, plan stratégique, analyse qualité).

Dès que vous en avez connaissance, faites de même pour toutes les activités Jackpot qui surviennent en cours d’année (recruter un nouveau collaborateur, lancer un projet stratégique).

Anticipez les réunions et rendez-vous des activités Jackpot à effectuer avec d’autres.

A moyen terme, avant d’être sollicité en permanence, définissez un intervalle de temps spécifique pour terminer les événements Jackpot peuvent être réalisés individuellement, chacune avec un objectif réel.

  • Instaurez les conditions pour vraiment atteindre celles à effectuer individuellement : isolez-vous, éteignez votre téléphone et les messageries électroniques ou instantanées.

Nos conseils et méthodes pour vous aider  

Favorisez votre période la plus énergique (1ère partie de la matinée) pour vos activités jackpots

Vérifiez bien à ce que vous ayez au moins une activité Jackpot par semaine dans votre agenda.

Avant de commencer …

Ne confondez pas « activité Jackpot qui me ressource » et « procrastination » qui est la tendance à reporter à plus tard un travail important en réalisant des actions plus agréables, mais non essentielles.

« L’essentiel est sans cesse menacé par l’insignifiant.»

René Char

Outil 6 : La matrice des priorités 

Également connue sous le nom de matrice Eisenhower (d’après le général du même nom), la matrice de priorité permet de gérer les priorités selon deux critères, l’urgence et l’importance. Quand nous sommes submergés par les urgences, nous traitons de nombreuses tâches de cadran C au détriment des tâches de cadran B. Nous sommes obligés de gérer nos tâches importantes dans le cadran A avec des risques d’erreurs. La seule façon de reprendre le contrôle de notre temps est de réattribuer prioritairement le cadran en planifiant intelligemment les tâches importantes dans notre agenda.

Privilégier l’importance à l’urgence…

Cette matrice permet de gérer les priorités avec distinction sans pour autant se laisser emporter par les sirènes de l’urgence.

C’est un outil à faire au préalable pour une planification à moyen terme. Vous pouvez la revoir tous les mois ou toutes les semaines, et à chaque fois que vous avez l’impression de perdre de vue vos priorités au profit des urgences.

Suivez ces étapes :

  • Préalable : distinguez l’urgent de l’important.

URGENT : ce qui comporte un risque à ne pas être traité immédiatement : danger potentiel ou opportunité à saisir.

IMPORTANT :  ce qui contribue directement à nos objectifs et missions essentielles.

  • Répartissez vos tâches dans la matrice.

Notez l’intégralité de ce que vous avez à faire en répartissant les tâches au fur et à mesure dans le cadran correspondant.

  • Exploitez votre matrice par cadran.

Cadran A : ces opérations devraient être considérées comme une priorité. Planifiez-les En journée ou en semaine. Si possible, autorisez-vous de l’aide des personnes compétents, mais acceptez qu’ils ne soient pas disponibles à si court terme. Confirmez tout de même que vous avez affaire à des tâches vraiment importantes et à de vraies urgences.

Cadran B : Programmez immédiatement l’action et répartissez les dans le temps. Assurez-vous de dépenser au moins deux ou trois espaces publicitaires par semaine. Réservez-leur au moment de la journée où vous êtes très efficace. Vous avez le temps de planifier la délégation de certains documents, et d’organiser les jalons de suivi.

Cadran C : C’est à cette partie que vous pouvez économiser le plus de temps. Ayez le réflexe d’analyser et de négocier chaque demande (délai, livrable, aide, arbitrage). Osez dire non à certaines demandes, standardisez ce qui peut l’être, prévoyez les imprévus, déléguez et évitez de tout gérer (voir Dossier 4 et Dossier 5).

Cadran D : Contrairement à la croyance populaire, tout n’est pas jetable ici. Les tâches à faible charges mentale peuvent être réalisés lorsque votre énergie est au plus bas. Favorisez celles qui vous ressourcent ou qui vous feront gagner du temps ultérieurement (classer, mettre à jour, automatiser). Et cadrez le temps que vous y réservez.

Nos conseils et méthodes pour vous aider

  • Avantagez les tâches de cadran B. C’est en anticipant votre production (outil 12 et outil 21) que vous donnerez de l’oxygène à votre emploi du temps. Découpez-les en sous-objectifs atteignables en une séquence de 2 h maximum pour booster vos chances de les réaliser (outil 20).
  • Consacrez du temps pour les imprévus de cadran C (outil 29).
  • Ne vous oubliez pas ! Mentionnez aussi les tâches de votre vie privée ou qui contribuent à votre OPP (outil 2).
  • Chaque cadran a ses propres défis. Consultez le billet de blog pour approfondir le sujet.

Avant de commencer …

Avant de rejeter une demande, analyser les enjeux et les risques, et formulez votre réponse avec diplomatie (outil 37, 38, 39).

« Ceux qui s’appliquent trop aux petites choses deviennent ordinairement incapables des grandes. »

La Rochefoucauld

Outil 7 :  L’escalier mécanique de Pareto

Tout le monde connaît la célèbre loi de Pareto, les fameux 20 % d’actions (ou de clients, ou de types de pannes) qui produisent 80 % des résultats (ou du chiffre d’affaires, ou des rebuts). Inspiré par ce constat, l’escalier mécanique de Pareto propose de gravir les marches de l’efficacité. Le principe est très simple : atténuer le bas de chaque marche pour lui permettre de s’élever :

  • En abandonnant certaines tâches ;
  • En réduisant le temps consacré aux autres ;
  • Pour se focaliser sur les plus productives. Peu à peu, nous augmentons notre puissance pour accomplir des projets plus ambitieux et réaliser nos rêves.

S’alléger des tâches peu productives pour gagner en puissance…

L'escalier mécanique de Pareto

En faisant une économie sur les tâches à moindre valeur ajoutée à chaque marche, les escaliers mécaniques de Pareto nous donnent du temps pour de réaliser des projets plus importants.

Il s’agit d’un processus itératif qui peut être lancé à tout moment. Il est basé sur une analyse de notre temps (outil 4, 5, 6 et 8).

Suivez ces étapes :

  • Prenez appui sur la première marche.

Programmez en priorité les 20 % d’activités qui contribuent à 80 % de vos résultats (vos activités Jackpot, les tâches des cadrans A et B de votre matrice des priorités).

  • Décollez le fond de la marche : classifier les tâches que vous allez cesser de faire.

– Prenez la décision de ne plus répondre à certains mails.

– Prenez la décision de supprimer les tâches à trop faible valeur ajoutée par rapport au temps investi. – Renoncez à entretenir certains contacts qui ne vous apportent (plus) rien.

– Prenez la décision de ne pas tout traiter (pas tous les produits, pas tous les clients, etc.).

  • Allégez la structure interne de la marche.

Renoncez au perfectionnisme et fixez une limite de qualité ou de temps à vos dossiers :

– Acceptez de ne pas avoir l’exhaustivité des informations.

– Cessez de vous relire trois fois.

– Savourez les coquilles qui subsistent dans un document comme une victoire sur votre perfectionnisme.

– Négociez la qualité des livrables avec vos partenaires.

Donnez-vous comme objectif de réduire de 50 % certaines tâches, même s’il faut investir un peu de temps au départ :

– Faites des raccourcis sur les processus.

– Simplifiez vos outils.

– Standardisez (procédures, réponses types, check-list).

– Automatisez (reporting, analyses, etc.).

– Déléguez pour ne conserver que le pilotage de certaines tâches.

Nos conseils et méthodes pour vous aider  

  • Pour renoncer, demandez-vous : « Si je ne le fais pas, qu’est-ce que je pourrai faire à la place, qui aura plus d’importance
  • Indiquez avec clarté ce que vous avez décidé d’arrêter de faire : faites-le pour vous et vos proches, qui vont arrêter de vous solliciter à mauvais escient.
  • Lancez-vous des défis de temps sur les tâches à alléger

Avant de commencer …

Avant de supprimer une tâche, mesurez l’impact de votre décision sur votre entourage. Réfléchissez avec lui à des solutions alternatives.

Il peut s’écouler plusieurs mois avant que vous ne puissiez prendre en charge les nouveaux projets de la deuxième marche. Clarifiez ce que vous voulez (outil 2) et soyez proactif.

« La plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. » 

Théophraste

Outil 8 : Les méthodes d’auto-pointage

Combien de fois nous sommes-nous écriés : « Je ne comprends pas où passe mon temps ! » ? la meilleure solution pour le savoir c’est d’examiner de façon factuelle les dépenses de notre « budget temps » : saisie des « écritures » au fur et à mesure des coûts, puis analyse poste par poste du « crédit temps » dépensé. Une fois les anomalies déterminées, nous pouvons agir au bon endroit et nous fixer des objectifs de réduction de temps sur les postes qui ne sont pas essentiels.

Mesurer objectivement le temps dépensé…

Chronomètres mécaniques à deux mains sur fond jaune

Les méthodes d’auto-pointage permettent d’analyser nos dépenses de temps pour agir au bon endroit et traquer le temps gâché sur des tâches inutiles ou à faible valeur ajoutée. C’est un excellent outil pour négocier des moyens ou une révision de notre charge de travail avec nos managers.

Si vous ne savez pas où passe votre temps, ou si vous voulez confirmer une impression de perte de temps ciblée sur un type de tâches, cet outil va vous aider à y voir clair dans vos « dépenses ».

Suivez ces étapes :

  • Tenez votre journal de bord :

– Tracez votre tableau d’enregistrement : une colonne pour noter l’heure de début et de fin des événements, une colonne « activités », et au moins 3 colonnes à droite pour noter la durée de chaque événement et les catégories ou indicateurs que vous choisirez d’analyser.

– Notez les événements de votre journée à chaque fois que vous changez d’activité, y compris les interruptions de 5 minutes.

  • Classez les événements par catégorie :

-Assignez une lettre en fonction du cadran de la matrice prioritaire (Outil 6).

-Attribuez des catégories par projet ou type d’activité (temps passer à la réunion …)

  • Repérez les anomalies significatives :

-Calculez la durée cumulée par catégorie.

-Mesurez le temps consacré aux tâches mineurs/tâches primordiales.

-Observez les interruptions, les événements inattendus, les actions, la durée de la séquence d’exécution continue : votre temps est-il partagé comme il faut ?

-Analysez les causes : par exemple, trop de réunions dans différents endroits le même jour, trop de temps d’attente ; trop de « oui » à des recommandations, manque d’anticipation, etc.

  • Listez les pistes solutions :

-Réduire le temps de certaines tâches : déléguer, réduire le perfectionnisme, faire des suppressions

-Négocier des actions collectives efficaces (réunions, Interruption, email …)

-Dire non à certaines sollicitations.

-Revoyez vos priorités seul ou avec votre manager.

  • Agissez et rentabilisez vos gains :

-Choisissez une piste et donnez-vous un objectif précis : Par exemple, divisez le temps passé en réunion par 2 ou par le temps Activités.

– Programmez afin d’occuper ce temps gagné avec une activité essentielle pour vous.

Nos conseils et méthodes pour vous aider

  • Choisissez une journée type.
  • Il est préférable de conserver le journal pendant au moins 3 jours idéalement une semaine. Répétez après 3 mois pour mesurer vos progrès.
  • Si vous avez géré le courrier électronique pendant 1 heure, consacrez un temps à chaque catégorie en fonction de l’importance des mails traités.
  • Pour les audits cibles, enregistrez uniquement les activités à mesurer.

Avant de commencer …

Prenez note des événements au fur et à mesure qu’ils arrivent. Sinon, vous risquez d’en oublier ou de déformer la durée.

« Moi, se dit le petit prince, si j’avais cinquante-trois minutes à dépenser, je marcherais tout doucement vers une fontaine… »

Saint-Exupéry

Outil 9 : Le paradigme du temps perdu

Le temps perdu l’est deux fois : le sentiment de perdre son temps est désagréable en lui-même et en plus, il nous empêche de bien profiter des opportunités offertes par ces temps a priori vides de sens. Car dans une proportion raisonnable, ces moments sont les respirations de l’esprit. Un espace de décompression où nos idées sont libres, pour faire des associations ou se reposer. Un temps où nous pouvons, sans souci d’en faire quelque chose, profiter des beautés qui nous entourent. Car le temps perdu, finalement, est celui où nous ne savourons pas notre présent. Halte à la dictature de la productivité !

Faire des choix et vivre pleinement chaque moment…

Cerveau d'engrenages et temps horloge heure

Changer notre façon de voir le temps perdu nous permet de vivre chaque moment de notre vie avec plénitude.

Cet outil se concentre sur les « temps morts », les « temps d’attente », les temps incompressibles pendant lesquels nous ne produisons pas. Ce livre aborde largement par ailleurs le temps à gagner en optimisant notre planning et nos relations.

Suivez ces étapes :

  • Déterminez le sujet : comment identifier le temps perdu ?

-Avec des émotions désagréables : ennui, impatience, trouble … Comment nous nous sentons à l’époque ou plus tard.

-Ceci est lié au sentiment de ne pas être au bon endroit au bon moment : nous pensons qu’il vaut mieux le faire ailleurs.

-C’est comme si on nous a imposé ce temps, nous subissons, raison pour laquelle on le vit mal

  • Changer le paradigme de la perte de temps.

-Les temps morts ont leur avantage : sas de décompression entre le travail et notre vie de famille en plus des entretiens ou réunions importants.

-Ce sont des espaces de création d’idées (outil 21) : les illuminations surviennent dans le métro lorsque le cerveau n’est justement pas concentré sur un travail de production, ou par association d’idées avec une observation inopiné. C’est en observant le vol des oiseaux que Léonard de Vinci a inventé sa machine volante.

-Ils peuvent nous mettre en contact avec des opportunités si nous sommes « disponibles ».

  • Faites un choix en fonction de votre marge Manœuvre.

-Programmez la suppression ou réduisez les temps morts, qui prend trop de place Calendrier (outil 8) (travail à distance, appuyez sur Internet, organiser des conférences téléphoniques).

-Transformez-les en opportunités et faites-les vivre différemment sans avoir à les subir (convertissez le temps de trajet en exercice physique, convertissez le temps d’attente au début de la réunion en opportunités relationnelles, profitant des opportunités d’attendre la lecture, entraînez-vous, détendez-vous).

Vivez complètement dans un endroit sans profit Manœuvre. Ce sont les moments de la grossesse. Ouvert à Que se passe-t-il autour de vous, lâchez vos pensées, Relâchez la pression. Ouvrez votre cœur à la beauté des choses Air léger, sain et respirant.

Nos conseils et méthodes pour vous aider 

  • Permettez-vous de ne pas être plein tout le temps ! Votre cerveau a besoin de temps de décompression Efficace. Sachez passer du temps !
  • Ayez toujours quelque chose à écrire, la meilleure idée peut apparaître dans ces fameuses « ères de la mort ».
  • Renommez « Timeout » et vous vivrez une expérience différente ! Par exemple, « heure blanche », « verrouillage de décompression », etc.

Avant de commencer…

Tout est dans le dosage : sachez dire « non » à des propositions qui feraient exploser le compteur du temps perdu (outil 39 et outil 49) !

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