Quand faire appel à une secrétaire virtuelle ?

28 juin 2021

Travailler de n’importe où offre de nombreux avantages. C’est une excellente solution, surtout pour ceux qui aiment se déplacer. En effet, à chaque fois que l’envie de voyager revient, vous pouvez prendre vos affaires et partir. Être complètement détaché d’un endroit est un rêve pour beaucoup. Et il y a des emplois qui offrent cette liberté. Un exemple : le travail de secrétaire virtuel.

Ces dernières années, la demande de services à distance a énormément augmenté. Surtout dans le secteur des médias sociaux, de nombreux nouveaux emplois ont vu le jour. Si vous connaissez un peu le commerce en ligne, vous avez probablement déjà rencontré le terme « secrétariat virtuel ». L’article suivant vous expliquera en quoi consiste exactement le métier assistante virtuelle et le service d’une assistante virtuelle et comment vous pouvez réussir votre activité de secrétaire virtuel.

Qu’est-ce que le secrétariat virtuel ?

Un secrétaire virtuel est un prestataire de service indépendant qui soutient les entreprises ou les entrepreneurs individuels en effectuant certaines tâches. L’assistant virtuel exécute les tâches assumées de manière numérique via Internet. Le client et la secrétaire virtuelle sont séparés l’un de l’autre en termes d’espace et de lieu.

Le client ne doit pas fournir à l’assistant virtuel des espaces de travail partagés ou un poste de travail. Une assistante virtuelle travaille généralement dans un bureau à domicile ou dans des espaces de coworking. Pour communiquer, le client et le secrétaire virtuel utilisent différents outils tels que le courrier électronique, les vidéoconférences, les appels téléphoniques ou des applications de messageries.

Quelles sont les compétences nécessaires pour devenir secrétaire virtuel ?

L’éventail des tâches d’une secrétaire virtuelle est très varié. Cela dépend des compétences et des connaissances que vous possédez dans le secrétariat virtuel. Celles-ci peuvent être étendues à tout moment grâce à des mesures de formation continue telles que la formation en ligne, des stages, des livres et des tutoriels. La plupart des secrétaires virtuels commencent par des activités simples telles que le back-office, la recherche ou la saisie et la gestion de données. Pour ce type d’emploi, l’assistant personnel à domicile doit travailler avec précision et être fiable.

La condition minimale pour commencer dans le secrétariat virtuel est l’utilisation d’un ordinateur et une affinité pour l’Internet. Les clients recherchent également les qualités et compétences suivantes :

·         Fiabilité ;

·         Motivation ;

·         Engagement ;

·         Responsabilité personnelle ;

·         Une méthode de travail structurée et axée sur les objectifs d’une entreprise ;

·         Le talent d’organisation ;

·         gestion du temps ;

·         Volonté d’apprendre ;

·         Compréhension rapide ;

·         Compétences en matière de résolution de problèmes.

En fonction des services offerts par un secrétaire distance, d’autres compétences peuvent être ajoutées. Une secrétaire virtuelle offrant un service de conception graphique doit être créative. Un responsable de médias sociaux doit avoir de solides compétences en communication. Une personne offrant des services assistant virtuels de conception web ou de support WordPress doit avoir des connaissances techniques. Toutefois, les compétences non techniques énumérées ci-dessus sont souhaitées pour l’ensemble des tâches.

Quelles activités peut-on réaliser en tant que secrétaire virtuelle ?

Un assistant personnel virtuel peut être employé dans n’importe quel secteur d’activité. Généralement, les secrétaires virtuelles sont engagées par une entreprise en ligne et une équipe telle que des coachs en ligne, des propriétaires de magasins en ligne, des blogueurs, des podcasters, des fournisseurs de formation en ligne et des consultants.

Cependant, des artisans, des avocats, des conférenciers et de nombreuses équipes peuvent également être soutenus par des assistants virtuels. Aussi large que soit la gamme des secrétaires virtuels, le secteur peut être tout aussi diversifié.

Où les assistants virtuels peuvent-ils trouver des clients ?

Pour trouver des clients, les secrétaires virtuelles doivent se lancer dans l’acquisition de clients. En tant qu’assistant à domicile, vous pouvez trouver des clients via les réseaux sociaux, les plateformes de freelance ou votre propre site web. De nombreuses assistantes à distance trouvent leurs clients par le biais de recommandations et dans leur propre cercle de connaissances ou par le biais de réseaux existants.

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