Un assistant virtuel : c’est quoi ?

1 mai 2021

Les entreprises en ligne sont de plus en plus florissantes. L’entrepreneuriat sur le réseau est d’ailleurs à la portée de beaucoup de personnes. Cette économie provient principalement de la possibilité de travailler à domicile ou dans un espace de coworking.

L’une des fonctions les plus importantes sur laquelle vous pouvez compter est celle d’assistant virtuel. Les assistants virtuels prennent de plus en plus d’importance dans les entreprises en ligne. Ils proposent même leurs services pour devenir les bras droits des entrepreneurs. C’est pourquoi on en parlera dans cet article. On expliquera ce qu’est un assistant virtuel, quelles sont les tâches qu’il accomplit et comment devenir l’un d’entre eux.

Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?

Un assistant virtuel est un associé commercial à domicile qui offre à son client la possibilité d’externaliser une partie du travail quotidien qui leur prend du temps et des efforts. En outre, ce travail coûte de l’argent aux entreprises, tant en terme de coûts de personnel que de temps passé.

Une assistante virtuelle se trouve généralement dans un endroit éloigné. Elle travaille au quotidien pour ses clients en s’occupant de tout travail qu’ils lui confient.

Ces professionnels sont normalement connus pour leur travail rentable et de bonne qualité. Ce qui fait que tout cela en vaut la peine pour leurs clients. Non seulement ils sont rentables, mais ils sont également connus pour leurs compétences dans la plupart des tâches qui leur sont confiées.

Un assistant virtuel madagascar en sait souvent un peu plus sur de nombreux sujets grâce aux recherches qu’il a effectuées pour des missions similaires. Quoi qu’il en soit, les assistants virtuels sont généralement des experts des métiers du web.

Les assistantes virtuelles ne sont pas des intérimaires. Ce sont des entrepreneurs indépendants qui peuvent s’occuper de la quasi-totalité des besoins de son client en matière de marketing et de secrétariat.

Une collaboration permanente avec une assistante virtuelle vous permet de disposer d’une personne qui a des compétences pratiques de votre entreprise et de ses objectifs. C’est le moyen le plus rentable de maintenir une assistance précieuse tout en veillant à ce que vos dépenses restent au minimum.

Comment le poste d’assistant virtuel a-t-il vu le jour ?

Il est normal d’être surpris lorsque l’on apprend pour la première fois qu’un métier d’assistant virtuel intelligence artificielle existe. En fait, cette idée est née aux États-Unis, où elle constitue une profession très populaire.

L’assistance virtuelle est une idée d’Anastacia Brice. Elle a travaillé comme tour-opérateur et assistante de direction et a décidé d’exécuter son travail chez elle. Elle a utilisé l’Internet et d’autres technologies pour travailler avec des clients du monde entier. Elle a ensuite formé des personnes intéressées à devenir des assistants virtuels.

Une autre figure très importante dans la naissance et le développement de l’assistance virtuelle a été Christine Durst. Elle a fondé l’Association internationale des assistants virtuels. Cette entité se consacre à la formation assistant virtuel, au développement des assistants virtuels et à faire connaître cette profession et ses fonctions au public.

Les fonctions exercées par un assistant virtuel

Il n’est pas difficile d’imaginer ce que fait un assistant virtuel. Le travail quotidien d’un secrétaire virtuel est relativement similaire à celui d’une secrétaire dans une entreprise. Cependant, il existe quelques particularités qui tiennent aux différences entre les emplois traditionnels et le business en ligne. Le plus souvent, les assistants virtuels travaillent à domicile et sont des professionnels indépendants. Les avantages de ce type de travail sont les suivants :

·         Il peut être réalisé en tant que travail domicile ;

·         Il peut être effectué à temps partiel ou selon les horaires disponibles ;

·         Aucun investissement important n’est nécessaire.

Voici quelques-unes des tâches accomplies en tant qu’assistant virtuel :

·         Tout type de communication avec la direction du client ;

·         Établissement et envoi de factures ;

·         Réception des factures des collaborateurs et des clients ;

·         Envoi et suivi des budgets ;

·         Recherche de fournisseurs et comparaison des devis ;

·         service client, notamment dans le but de les fidéliser ;

·         gestion des stocks ;

·         Réclamations de commandes ;

·         gestion de la boîte aux lettres électronique ;

·         Maintenance et mise à jour des bases de données des clients, fournisseurs et autres personnes avec lesquelles vous êtes en contact ;

·         Tenue à jour des dossiers ;

·         Attribution de missions spécifiques par téléphone, vidéoconférence ou chat.

Ce sont les tâches effectuées par toute secrétaire dans une entreprise traditionnelle. Elles peuvent également être effectuées par toute assistante virtuelle depuis son domicile.

Les tâches d’un assistant virtuel personnel

Vous pouvez également exercer des fonctions qui vont au-delà des taches d’un assistant personnel virtuel, dans lesquelles vous seriez défini comme un assistant virtuel personnel. Ces fonctions sont les suivantes :

·         gestion et planification de l’agenda ;

·         Planification de voyages, de réunions et d’événements ;

·         Recherche d’informations pour trouver les meilleurs professionnels avec lesquels collaborer.

Les professionnels qui disposent généralement d’assistants virtuels sont des entrepreneurs en ligne. Ils peuvent donc exiger de leurs assistants des compétences de base en matière de marketing digital. Un entrepreneur peut demander à son assistant virtuel d’écrire des articles pour son blog, de poster des bulletins d’information et des publications sur les réseaux sociaux.

Confusion sur le rôle de l’assistant virtuel

Maintenant que vous connaissez les fonctions à remplir par un assistant virtuel, vous devez savoir ce qu’un assistant virtuel n’est pas. Comme il s’agit d’une profession encore inconnue, beaucoup de gens la confondent avec le télémarketing.

Les télévendeurs que tout le monde connaît se consacrent à la vente par téléphone. Ces professionnels travaillent pour des entreprises qui se consacrent exclusivement à la gestion de ces missions. Ils n’ont rien à voir avec les assistants virtuels. Ces derniers, comme mentionnés ci-dessus, accomplissent beaucoup plus de missions et deviennent le bras droit de la personne qui les engage.

Il y a aussi des gens qui pensent qu’un assistant virtuel est une application mobile. En effet, il est vrai qu’il existe des logiciels que l’on appelle des assistants virtuels. Cependant, il ne faut pas confondre les deux.

Comment devenir un assistant virtuel ?

Travailler comme assistant virtuel ne convient pas à tout le monde, essentiellement parce que tout le monde n’a pas les compétences assistant virtuel.

Vous devez suivre une formation

La première chose dont vous avez besoin pour travailler en tant qu’assistant virtuel est la formation. La formation continue est essentielle pour tout métier, mais vous devez également tenir compte du niveau de départ. L’une des compétences dont un assistant virtuel doit toujours faire preuve est la productivité, principalement parce que votre rôle sera d’aider les entreprises à être plus productives. C’est pourquoi il n’y a pas de mal à suivre un cours ou à apprendre à utiliser les outils de productivité. Ils fonctionnent très bien et tout le monde ne les connaît pas.

Si vous avez déjà travaillé dans une entreprise comme assistant personnel et que vous souhaitez vous lancer dans l’assistance virtuelle, alors vous n’avez pas besoin de repartir de zéro pour faire ce travail. Toutefois, si vous n’êtes pas familier avec le marketing digital, vous devriez travailler sur cet aspect.

Si vous n’avez pas d’expérience hors ligne en tant que secrétaire, mais que vous avez des études connexes, vous pouvez également vous lancer dans cette activité sans problème.

Dans le pire des cas, vous voulez un métier virtuel assistant, mais vous n’avez ni formation ni expérience. Dans ce cas, vous n’avez pas d’autre choix que de suivre une formation. Dans le cadre de la formation officielle, vous avez des cours de secrétariat, mais vous avez aussi une formation en ligne spécifique pour les assistants virtuels. Ce sont des cours qui ont également été créées par des professionnels qui s’y connaissent déjà.

Présentez vos services sur un site web

Une fois que vous avez été formé, vous devez vous rendre sur le marché et pour cela vous devez avoir un site web. Vous devez vous y présenter de la manière la plus attrayante possible. Vous devez inspirer confiance aux recruteurs. Ainsi, ceux qui vous trouvent voient en vous la personne dont ils ont besoin.

Il est très important que vous fassiez une bonne présentation de vos services assistant virtuel. Pour ce faire, vous devez détailler les fonctions que vous allez exercer et les tarifs que vous pratiquez. Avant de présenter vos services sur des sites web, réfléchissez au temps que vous souhaitez consacrer à cette fonction, s’il s’agit d’un métier assistant virtuel à temps plein ou à temps partiel.

Recherchez des clients

Une fois que vous savez ce que vous allez offrir et que vous l’avez sur le web, vous devez commencer à chercher des clients. Pour ce faire, vous devez identifier les entreprises qui pourraient être intéressées par vos services et leur parler. Dans tous les cas, il y a deux façons de chercher un client : en face à face et par voie numérique.

Trouver des clients en face à face

Vous pouvez rechercher des clients en personne en suivant ces lignes directrices :

·         Visitez les entreprises ;

·         Dites à toutes vos connaissances que vous recherchez ce type de travail assistant virtuel. S’ils ne savent pas de quoi il s’agit, vous devez bien préciser au cas où cela correspond à ce que quelqu’un recherche ;

·         Assistez à des événements de networking.

N’oubliez pas d’avoir des cartes de visite pour les moments de réseautage en face à face.

Trouver des clients en ligne

Une autre façon de trouver des clients est d’utiliser l’Internet. Vous devrez y créer un personal branding et le promouvoir. Pour ce faire, vous pouvez utiliser votre propre site web et vos medias sociaux. Vous devez créer sur votre blog un contenu qui sera utile aux lecteurs. Une fois que vous les avez créés, partagez-les sur les réseaux sociaux, afin de toucher un plus grand nombre de personnes.

Quels réseaux sociaux choisir ?

L’utilisation des réseaux sociaux est un dilemme, car ils sont très nombreux et il est impossible d’être présent dans tous, du moins pas au niveau que vous souhaiteriez être. C’est pourquoi vous n’avez pas d’autre choix que de choisir la gestion des réseaux sociaux qui vous apportent les meilleurs résultats.

Facebook est généralement un bon réseau social parce qu’il a une portée générale. Vous devriez avoir une page d’entreprise avec votre entreprise comme assistant virtuel. Il est vrai que la portée organique des pages d’entreprise de Facebook diminue, mais cela ne fait jamais de mal d’en avoir une au cas où vous envisageriez un jour de faire une campagne publicitaire sur les publicités Facebook.

Un autre réseau social où vous devez être présent est Linkedin. C’est un réseau social spécifique pour les professionnels, c’est pourquoi il peut vous intéresser. L’interaction peut y être la suivante :

·         Partagez vos articles de blog ;

·         Interagir avec certains professionnels ;

·         Participer à des groupes ;

·         Suivre les professionnels et les entreprises qui vous intéressent. Avant de vous lancer dans le métier d’assistant virtuel, il est conseillé de suivre les explications des professionnels sur YouTube. Souvent, leur vidéo fait référence à la profession au féminin, car la plupart des assistantes virtuelles sont des femmes. Cependant, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas être encouragé en tant qu’homme. Vous pouvez vous abonner à des chaînes qui sont exclusivement consacrées à la profession d’assistante virtuelle. Ainsi, vous pouvez donc apprendre beaucoup de choses grâce à ces vidéos.

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