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Pourquoi faire appel à
UN ASSITANT VIRTUEL ?

Les assistants virtuels disposent de compétences diverses, dans différents domaines. Ils ont des connaissances en communication, en marketing, en relation avec la clientèle ou encore en développement web. Ils usent également d’autres qualités pour mener à bien leur mission. Faire appel à un assistant virtuel permet à une entreprise de faire des économies tout en améliorer les résultats. L’entrepreneur en tire également plusieurs avantages, en termes de gain de temps et d’amélioration de ses qualités managériales. Tout cela à des coûts moindres par rapport au fait d’engager un salarié à part entière…

En connaitre davantage

Pourquoi faire appel à un assistant virtuel ?

Les assistants virtuels disposent de compétences diverses, dans différents domaines. Ils ont des connaissances en communication, en marketing, en relation avec la clientèle ou encore en développement web. Ils usent également d’autres qualités pour mener à bien leur mission. Faire appel à un assistant virtuel permet à une entreprise de faire des économies tout en améliorer les résultats. L’entrepreneur en tire également plusieurs avantages, en termes de gain de temps et d’amélioration de ses qualités managériales. Tout cela à des coûts moindres par rapport au fait d’engager un salarié à part entière.

Assistant virtuel, entre spécialisation polyvalence

Description d’un assistant virtuel

Assistant virtuel, connu également sous l’appellation de collaborateur externe par certains. Il s’agit d’un individu à votre disposition, pour vous accompagner et soutenir dans la gestion de votre entreprise. Il est ainsi à votre service pour accomplir une mission, dont vous aurez défini préalablement la durée et la description exacte. En général, un e-commerçant engage un assistant virtuel pour l’aider dans son activité de vente en ligne. Pour gérer la relation avec la clientèle, les comptes sur les réseaux sociaux ou d’autres tâches du même genre.

Pourquoi faire appel à
UN ASSITANT VIRTUEL ?

Les assistants virtuels disposent de compétences diverses, dans différents domaines. Ils ont des connaissances en communication, en marketing, en relation avec la clientèle ou encore en développement web. Ils usent également d’autres qualités pour mener à bien leur mission.

Faire appel à un assistant virtuel permet à une entreprise de faire des économies tout en améliorer les résultats. L’entrepreneur en tire également plusieurs avantages, en termes de gain de temps et d’amélioration de ses qualités managériales. Tout cela à des coûts moindres par rapport au fait d’engager un salarié à part entière.

Assistant virtuel, entre spécialisation polyvalence

Description d’un assistant virtuel

Assistant virtuel, connu également sous l’appellation de collaborateur externe par certains. Il s’agit d’un individu à votre disposition, pour vous accompagner et soutenir dans la gestion de votre entreprise. Il est ainsi à votre service pour accomplir une mission, dont vous aurez défini préalablement la durée et la description exacte. En général, un e-commerçant engage un assistant virtuel pour l’aider dans son activité de vente en ligne. Pour gérer la relation avec la clientèle, les comptes sur les réseaux sociaux ou d’autres tâches du même genre.

Certains assistants virtuels se spécialisent ainsi dans l’animation des pages sur les réseaux sociaux. Ils publient ainsi différents contenus sur Facebook, Twitter, Instagram ou encore LinkedIn, répondent aux messages privés des clients et promeuvent l’image de la marque. D’autres assistants virtuels se concentrent sur les tâches administratives, comme l’assistanat de direction par exemple. Il arrive également qu’un assistant virtuel soit assigné dans la vente, au e-commerce ou au marketing.

Le cursus des assistants virtuels

Pléthores de tâches peuvent ainsi être attribuées aux assistants virtuels. En effet, ils sont issus de différentes branches et ont suivi différents cursus universitaires. Si l’un a fait des études en communication, l’autre peut très bien sortir d’une faculté de gestion. Ils se distinguent par leurs compétences spécifiques. Par contre, ils ont deux points communs. Premièrement, ils sont souvent polyvalents et maîtrisent plusieurs domaines. Et deuxièmement, ils sont familiarisés avec les nouvelles technologies d’information et de communication. Une contrainte liée à la nature du job. En effet, un assistant virtuel travaille à distance. De ce fait, il doit rester en contact permanent avec son employeur, via Whatsapp, Zoiper, Zoom ou encore Google Meet. Il doit également être à l’aise avec les outils de gestion de tâches comme Asana. Et bien évidemment, il doit maîtriser les réseaux sociaux sur le bout des doigts, dans la mesure où il peut être assigné à la gestion de profils sur plusieurs plateformes.

La rémunération d’un assistant virtuel

Un assistant virtuel peut travailler à mi-temps ou à plein-temps. De ce fait, sa rémunération dépend de l’option choisie. Avant de trancher, l’entrepreneur évalue donc ses besoins et ses capacités financières. A-t-il besoin d’une personne à plein-temps ? Ou bien une demi-journée suffit-elle pour tout boucler ? Un assistant virtuel peut travailler à l’heure ou à la tâche. À l’entrepreneur également de choisir l’alternative qui lui convient. Une chose est sûre cependant. La rémunération d’un assistant virtuel est bien en deçà par rapport à celle d’un salarié à part entière.

Voici quelques exemples des assistants proposés par Ma Meilleure Collaboratrice.com

5 signes qui prouvent que vous avez besoin d’un assistant virtuel

1- Problème administratif

Répondre aux mails, gérer les réseaux sociaux, suivre les commandes et les livraisons, assurer la relation avec la clientèle, ces tâches prennent un temps énorme. L’arrivée d’un assistant virtuel peut aider l’entrepreneur à se libérer et à gagner du temps.

2 - Augmentation du nombre de clients

Quand une entreprise se développe, le nombre de clients augmente. Les risques de documents perdus, de délais de livraison non respectés ou de mails sans réponses sont plus importants, de ce fait. Pour éviter d’être débordé, engagez un assistant virtuel pour vous épauler.

3 - Manque de compétences

Certes l’entrepreneur dispose de capacités particulières. Mais parfois, il doit déléguer une partie de la gestion à un assistant virtuel. C’est notamment le cas pour le community management sur les réseaux sociaux. La recherche et la hiérarchisation des informations, ainsi que la rédaction de contenus pertinents nécessite des compétences spécifiques.

4 - Budget serré

Le développement de votre business s’accompagne indéniablement d’une augmentation des ressources humaines. Par contre, vous ne disposez pas encore du budget nécessaire pour un employé à plein temps. Engagez un assistant virtuel à mi-temps dans ce cas.

5- Besoin de vacances

Dans le cadre d’une activité de vente en ligne, il est possible d’en déléguer la gestion à un assistant virtuel. Ainsi, le e-commerçant pourra se déconnecter pendant un moment. À un stade, tout le monde a besoin d’un certain temps de repos.

Quelles tâches déléguer à un assistant virtuel ?

Comme abordé auparavant, la palette de tâches attribuées à un assistant virtuel est très large. Du soutien administratif au community management, en passant la création de contenu et le développement d’un site web, ainsi que la relation avec la clientèle ou la force de vente. Voici une liste des missions que vous pouvez attribuer à un assistant virtuel selon leurs domaines de spécialisation :

Soutien administratif

  • Gestion des courriers et des mails
  • Réception des appels téléphoniques
  • Organisation des rendez-vous et des voyages d'affaires
  • Arrivage des documents
  • Préparation de slides pour les présentations

Community management

  • Animation des profils Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin...
  • Gestion des commentaires et des messages privés
  • Programmation des posts
  • Gestion de groupes et d'événements
  • Revue de presse

Développement de site web

  • Design
  • Mise à jour et plugins
  • Publication de contenu
  • Analyse et traitement des statistiques
  • SEO

Marketing

  • Campagnes publicitaires
  • Création de différents supports de communications
  • Redaction et publication d'une newsletter
  • Funnel marketing
  • Recherche de prospects

Support client

  • Gestion des commandes, paiements et livraison
  • Traitement de doléances des clients
  • Service après vente
  • Création d'une base de données clients
  • Campagne de fidélisations

5 avantages d’engager un assistant virtuel pour l’entreprise

1 - Réduction des coûts

Qui dit augmentation du personnel, dit forcément augmentation de la charge salariale de l’entreprise. En plus de sa rémunération, engager un salarié à part entière implique d’autres charges patronales. Les coûts peuvent rapidement s’envoler. Avec un assistant virtuel, vous obtiendrez les mêmes performances, tout en investissant une somme moins importante. Pas de dépenses du genre de la cotisation pour la couverture sociale ou autre. Vous payez uniquement le salaire de l’assistant virtuel et c’est tout. Moins de frais de fonctionnement et moins de contraintes administratives également. Les économies réalisées, pourront être investis ailleurs pour développer l’entreprise.

2 - Diminution de la logistique

Un assistant virtuel travaille à distance. Ces conditions permettent de diminuer les obligations logistiques de l’entreprise. Pas besoin d’aménager un bureau et d’attribuer un ordinateur. Pas de consommation d’énergie non plus. Encore une fois, on revient à la notion d’économie pour l’entreprise. Un assistant virtuel possède son propre matériel de travail. Entre autres, il travaille sur laptop personnel et il dispose de la connexion internet haut débit qui va avec.

3 - Flexibilité des services

Collaborer avec un assistant virtuel revient à lui confier différentes missions. Auparavant, on a évoqué la polyvalence. L’entreprise peut compter sur une personne à fort potentiel. Un assistant virtuel peut très bien s’occuper de l’agenda de l’entrepreneur, mais également de l’archivage des documents, de la réception des courriers, de la préparation des présentations Powerpoint à venir etc… Cette flexibilité profite à l’entreprise dans la mesure où il dispose d’un individu aux compétences élargies.

4 - Des prestations bien cadrées

Au commencement, il importe de bien définir la description de tâches de l’assistant virtuel. L’entrepreneur décide quelle(s) parties(s) de son activité va-t-il déléguer. Tout dépend de ses besoins. Cherche-t-il un assistant virtuel pour prendre en charge l’aspect administratif, le marketing ou le community management ? Les prestations d’un assistant virtuel doivent être bien cadrées. Et par la même occasion, il s’engagera à respecter les deadlines imposées. Il s’agit d’un impératif. En effet, l’assistant virtuel travaille simultanément avec plusieurs autres clients. De ce fait, c’est tout à son intérêt d’achever ses tâches dans les temps, sous peine de retarder également les autres missions assignées par les autres clients.

5 - Un meilleur recul

On parle donc d’un collaborateur externe, d’une personne extérieure à l’entreprise. Outre ses compétences, l’assistant virtuel bénéficie ainsi d’un meilleur recul. Il pourra analyser une situation de manière impartiale, afin d’en dégager les meilleures conclusions et de proposer les meilleures solutions. Cette situation constitue un véritable plus pour l’entreprise. L’assistant virtuel est à même de proposer des idées intéressantes. Il peut fournir de précieux conseils pour l’aider à développer son activité.

5 avantages d’engager un assistant virtuel pour l’entrepreneur

1 - Apprendre à déléguer

Dans le parcours d’un entrepreneur, il arrive indéniablement le moment où il doit déléguer la gestion de son activité. Partiellement ou intégralement, tout dépend de son choix et de la situation de l’entreprise. Avec un assistant virtuel, il s’agira de déléguer uniquement certaines tâches. Il conviendra de documenter les protocoles, pour le guider. Il importera également de lui transmettre certaines informations sensibles. Pour l’entrepreneur, il s’agit d’un exercice intéressant dans le cadre de son développement personnel. En effet, il apprend tout d’abord à enseigner les différentes procédures à l’assistant virtuel. Il apprend également à déléguer et à lâcher prise. Et enfin, il apprend à faire un suivi, à contrôler et à corriger.

2 - Améliorer les qualités managériales

En déléguant plusieurs tâches, l’entrepreneur s’exercice à améliorer ses capacités en matière de leadership. Diriger un assistant virtuel implique plusieurs autres qualités manageriales, à développer tout au long de la collaboration. L’entrepreneur doit apprendre à faire confiance, sinon la collaboration risque de tourner court. Il doit apprendre à fixer des objectifs clairs, auxquels le collaborateur externe doit adhérer. Il doit transmettre son savoir et faire preuve de persuasion. Autant de détails à traiter, mais qui convergent tous dans un seul et même but.

3 - Personnaliser les horaires de travail

L’entrepreneur ne délègue qu’une partie de son activité. En d’autres termes, il ne confie que des tâches correspondant à des horaires de travail précis. Il choisit lui-même à quel moment de sa journée il communique avec l’assistant virtuel, selon son agenda. Concernant les éventuels imprévus, l’assistant virtuel n’en tiendra pas rigueur. Reporter une mission ou repousser un appel vidéo ne posera aucun souci.

4 - Gagner de temps

Pour un entrepreneur, le temps constitue une des ressources les plus rares. Entre la gestion de son portefeuille client, l’approvisionnement, le marketing et les différents volets de son activité, il peut tout simplement s’y perdre. Voilà pourquoi on dit que les tâches répétitives quotidiennes doivent être assignées à un assistant virtuel. Déléguer une certaine partie de son activité, permettra à l’entrepreneur de gagner du temps. A lui de l’utiliser à bon escient par la suite, pour se reconcentrer sur le développement de son activité.

5 - Enrichir le réseau personnel

La plupart du temps, un assistant virtuel collabore avec plusieurs clients en même temps. C’est d’autant plus vrai s’il travaille à mi-temps. Il serait ainsi assigné à une mission dans la matinée et à une autre dans l’après-midi. En travaillant avec différentes personnes simultanément, l’assistant virtuel aura l’occasion d’élargir son réseau. Il peut toujours fournir des contacts précieux d’experts dans d’autres domaines à un entrepreneur avec lequel il collabore. Il pourrait ainsi apporter une aide précieuse si l’entrepreneur a besoin d’un service donné.

5 qualités indispensables pour un bon assistant virtuel

1 - Fiabilité et professionnalisme

C’est la première des qualités nécessaires pour devenir un bon assistant virtuel. La fiabilité consiste à mener à bien chaque mission et à les boucler à temps, de manière à satisfaire le client. On est tenté de dire que cette qualité est indispensable dans n’importe quel poste et pas seulement pour un assistant virtuel. C’est vrai en partie. Mais pour une personne qui travaille à distance, c’est d’autant plus vrai. Certes, le client effectue un suivi des tâches assignées. Mais il ne peut pas surveiller physiquement son assistant virtuel ou faire des rappels à l’ordre répétitifs. En terminant chaque mission à temps, l’assistant virtuel vient garantir de son professionnalisme et entretient aussi l’image du corps de métier.

2 - Connaissances en communication

Polyvalence oblige. La collaboration entre un client et un assistant virtuel est basée sur la communication. D’un côté, bien choisir les canaux de communication à utiliser. De l’autre, bien gérer la communication en faisant preuve de compréhension et d’empathie. Parmi les tâches attribuées à un assistant virtuel, figurent la relation avec la clientèle ou la prospection en BtoB. Ces fonctions nécessitent des connaissances en communication environnementale, en stratégie de communication, en communication écrite et même en marketing.

3 - Bonne organisation

On répète souvent qu’il ne faut pas courir après deux lièvres à la fois. Cet adage ne s’applique pas à un assistant virtuel, souvent engagés auprès de plusieurs clients simultanément. Il peut travailler à mi-temps pour un client A dans la matinée et en faire de même pour un client B dans l’après-midi, par exemple. En d’autres termes, il doit remplir plusieurs missions différentes en respectant des deadlines restreints. Cette situation nécessite une bonne organisation, sous peine de se perdre au milieu de toutes ces tâches.

4 - Débrouillardise

Un assistant virtuel est souvent amené à faire des choses en dehors de ses principales compétences, qu’il n’a jamais expérimentées auparavant. En effet, il doit fournir des solutions à ses clients et non rajouter des problèmes. D’où la nécessité d’être débrouillard, que ce soit pour effectuer des recherches dans le cadre d’une prospection commerciale, des recherches pour rédiger des contenus destinés aux réseaux sociaux ou autres. Cette qualité accompagne souvent la polyvalence.

5 - Autonomie

Polyvalence et débrouillardise sont généralement combinées avec autonomie de travail. Seul devant son ordinateur, à gérer la relation avec la clientèle, à animer les profils sur les réseaux sociaux, à prospecter auprès des potentiels clients. Voilà comment décrire le quotidien d’un assistant virtuel. Il compte uniquement sur ses propres compétences. À lui d’utiliser la tranquillité et la possibilité d’évoluer à son rythme à son avantage.

Comment travailler efficacement avec un assistant virtuel ?

Communication via divers canaux

Outre la confiance et le respect des deadlines, la communication constitue également l’un des piliers du travail à distance. L’entrepreneur et l’assistant virtuel doivent rester en contact permanent. Fort heureusement, de très nombreux canaux de communication sont disponibles de nos jours. Pour les transferts de fichiers, les mails constituent le moyen le plus basique. Mais afin de mieux gérer le travail, il existe d’autres outils, dont Asana est l’un des plus prisés. En effet, Asana permet un suivi tâche par tâche, permet de définir les délais pour chaque mission et permet de téléverser également des fichiers. À plusieurs reprises, des mises au point doivent être effectuées. D’où la nécessité de passer des appels. Whatsapp, Zoiper, Zoom ou Google Meet, les assistants virtuels sont familiarisés avec chacun de ses outils. Ils sont connectés en permanence et sont, de ce fait, disponibles à toute heure.

Documentation des procédures

L’entrepreneur a créé lui-même son activité. Il maîtrise donc toutes les facettes de son activité sur le bout des doigts. Ce n’est pas le cas de son assistant virtuel. Il importe ainsi à l’entrepreneur de lui transmettre les valeurs de l’entreprise, de lui enseigner les divers protocoles et de lui partager ses visions. L’assistant virtuel doit se familiariser avec son nouvel environnement de travail. Pour l’aider dans cette optique, l’entrepreneur doit impérativement documenter les différentes procédures, qu’il s’agisse de tâches administratives, de mise à jour du site web, de marketing ou de community management. Dans le cas du support client par exemple, il convient de définir des réponses programmées pour des questions de même nature. Ce document servira d’outil de travail et de cadrage pour le collaborateur externe. Une sorte de feuille de route pour le guider dans la bonne direction et pour éviter qu’il ne fasse des erreurs.

Suivi des missions

Certes, l’assistant virtuel suit une documentation précise. Mais même s’il applique un protocole clair, l’entrepreneur se doit d’effectuer un suivi des missions assignées. Il ne s’agit en aucun cas d’un manque de confiance. Nuance. Il s’agit de contrôler le travail fourni et l’assiduité. Il s’agit également d’effectuer des éventuels ajustements, pour améliorer la collaboration au fur et à mesure qu’elle avance. Réaliser un suivi entre bien évidemment dans le processus normal de management pour un entrepreneur. Celui-ci se pose ici en supérieur hiérarchique. Il paie pour un service, fixe des objectifs et attend logiquement des résultats. Il est tout à fait normal qu’il en contrôle les résultats.

Engagez un assistant virtuel à Madagascar

Maîtrise de la langue française

Officiellement, l’Organisation Internationale de la Francophonie compte 88 pays. Parmi eux figure Madagascar. L’OIF est une institution dont les membres (des États ou gouvernements participants) partagent ou ont en commun la langue française. Pour le cas de Madagascar plus particulièrement, le système d’enseignement est entièrement en français. Dès leurs premiers pas en milieu scolaire, les enfants se familiarisent avec la langue de Molière. Cela se poursuit en primaire, en secondaire, au niveau universitaire. La grande majorité des communications, interne et externe, se fait aussi en langue française dans l’univers professionnel. Cette situation est fortement bénéfique pour les assistants virtuels, car ils maîtrisent parfaitement la langue française grâce à leurs parcours scolaires et estudiantins.

Décalage horaire moindre

Géographiquement parlant, Madagascar se trouve dans la partie Sud de l’Océan Indien. L’île est située à 400 km des côtes mozambicaines. Par rapport à l’heure normale d’Europe centrale (HNEC) ou central european time (CET), le décalage est infime. 1h seulement en heure d’été, soit de mars à novembre. Et 2h en heure d’hiver, soit de novembre à mars. Cette situation facilite grandement la collaboration entre un entrepreneur en Europe et un assistant virtuel sur l’île. Que ce soit pour la gestion des différentes activités ou pour la communication entre les deux. Aucun risque par exemple que l’un appelle à un moment où l’autre est déjà en dehors des heures de bureau.

3 exemples concrets des réelles contributions d’un assistant virtuel

Pour se rendre compte de la révolution initiée par l’avènement des assistants virtuels, il convient d’aborder concrètement plusieurs exemples. D’où le choix de se pencher sur trois secteurs essentiels : la relation avec la clientèle, la prospection commerciale et le community management. Le but est de mettre en lumière la manière avec laquelle les compétences d’un assistant virtuel peuvent aider au développement de l’entreprise. Les résultats de chacune de ces trois fonctions impactent directement sur l’amélioration de l’image de celle-ci et l’augmentation de son chiffre d’affaires.

Les apports d’un assistant virtuel pour le service client

Disponibilité et réactivité

Un entrepreneur n’a pas forcément le temps de s’occuper des tâches quotidiennes chronophages. La relation avec la clientèle en fait partie. Répondre rapidement aux messages des consommateurs, traiter les cas un par un, suivre les livraisons etc… Ça prend beaucoup de temps. Du temps dont l’assistant virtuel dispose, contrairement à l’entrepreneur.

La relation avec la clientèle se divisera en deux étapes distinctes, avant et après l’achat. Avant, l’assistant virtuel sera chargé de transmettre plusieurs informations complémentaires aux clients. En effet, il arrive souvent que les consommateurs demandent des détails en plus, pour être rassurés avant un achat. Après, l’assistant virtuel communiquera d’autres informations supplémentaires aux clients, pour les aider à utiliser le produit à bon escient. Il effectuera un suivi de l’efficacité du produit en sollicitant les feedbacks des consommateurs. Et aussi, il recevra leurs doléances en cas de disfonctionnement. L’ensemble implique une grande disponibilité et énormément de réactivité.

Personnalisation

Les produits distribués par l’entreprise sont les mêmes pour chaque client. De même que le prix, la qualité est identique en tout point. Toutefois, les consommateurs diffèrent logiquement. Leurs affinités avec la marque diffèrent. Ils ont chacun leur vécu personnel. Sans oublier leurs traits de caractère. De ce fait, leur perception et leur utilisation seront différentes, même s’ils acquièrent un bien similaire. Un individu peut demander à l’assistant virtuel des informations complémentaires sur la fréquence d’utilisation d’un produit donné. Tout cela sur un ton gentil et courtois. Un autre peut se montrer plus colérique, dans la mesure où il n’a pas été satisfait. Les éventuels dysfonctionnements peuvent engendrer le mécontentement d’un client plus agressif. À l’assistant virtuel de traiter chaque personne avec un soin particulier pour gérer chaque situation.

Les apports d’un assistant virtuel pour la prospection en BtoB

Maîtrise des canaux de prospection

La prospection téléphonique est pratiquement dépassée à notre ère. Les assistants virtuels en prospection commerciale BtoB privilégient le mailing et le social selling. Que ce soit clair, il ne s’agit pas tout simplement d’envoyer des mails ou des messages privés sur les réseaux sociaux à tout va. La réussite du mailing et du social selling est basée sur un ciblage précis des prospects, un bon timing ou encore une bonne crédibilité de l’émetteur. Un sujet que maîtrisent parfaitement les assistants virtuels, à l’aise avec les différents canaux de prospections et plus particulièrement avec les réseaux sociaux comme LinkedIn.

Un assistant virtuel est à l’affût de l’évolution du web. De ce fait, il connaît parfaitement l’efficacité de chaque canal de prospection. Et il sait comment diversifier sa communication, pour améliorer le taux d’acceptation sur les réseaux sociaux et le taux de réponse des mails et des messages privés.

Etablissement du fichier de prospection

On en revient toujours à la notion de temps. Un entrepreneur ne dispose pas forcément du capital temps pour établir un fichier de prospection, contrairement à un assistant virtuel. Cette mission se consiste à mettre en place d’un portrait-robot des prospects selon leurs besoins et leurs motivations et aussi à rechercher leurs coordonnées. Le fichier de prospection contiendra ainsi différentes informations concernant les prospects : nom, société, intitulé du poste, profil LinkedIn, adresse mail, numéro de téléphone.

Imaginez maintenant à quel point la recherche de ces informations et l’établissement d’un fichier de prospection pour chaque cible peuvent accaparer énormément de temps. Ce qui nécessite le recours à un assistant virtuel.

Les apports d’un assistant virtuel chargé du community management

Entretien de la e-réputation

Le travail d’assistant virtuel chargé du community management consiste à entretenir l’image de l’entreprise sur les réseaux sociaux. Il s’agit de gérer l’image voulue, l’image transmise et l’image perçue. L’assistant virtuel est le garant de la e-réputation de l’entreprise. Pour améliorer cette e-réputation, il anime les profils sur les différentes plateformes que sont Facebook, Instagram, Twitter et LinkedIn. Il effectue des recherches, afin de produire des contenus rédactionnels et photographiques pertinents. Il publie des mises à jour concernant les nouvelles offres. Il joue également le rôle de modérateur, afin de gérer les commentaires sur chaque post. Il répond aux messages privés des abonnés.

L’assistant virtuel contribue ainsi à la visibilité de l’entreprise et de ses offres sur les réseaux sociaux. Toutes ces sous-tâches nécessitent du temps et aussi une maîtrise parfaite de l’utilisation de chaque plateforme.

Veille concurrentielle

Chaque entreprise dispose de profils sur les réseaux sociaux de nos jours. Chaque entreprise communique sur ses offres à travers Facbeook, Instagram, Twitter et LinkedIn. L’assistant virtuel chargé du community management passe la majorité de son temps sur ces plateformes. L’occasion pour lui de faire également de la veille concurrentielle. Que font les concurrents ? Quels nouveaux produits ils veulent promouvoir ? Quelles offres mettent-ils en avant ? Les informations recueillies peuvent être transmises aux dirigeants de la société. Ces données permettront de cerner le contexte du marché, d’évaluer les produits de l’entreprise par rapport à ceux des concurrents, de réorienter éventuellement les stratégies de communication et marketing, de réagir face aux actions futures des rivaux.

La surveillance des réseaux sociaux s’élargit vers un autre volet. L’assistant virtuel doit être à l’écoute des nouvelles concernant le secteur d’activité de l’entreprise. Une revue de presse s’impose, pour suivre les dernières informations du secteur.

Les outils d’un assistant virtuel

Engager un assistant virtuel, c’est l’assurance de collaborer avec une personne compétente, fiable et polyvalence. Tout cela à moindre coût par rapport à un salarié à part entière. Que ce soit l’entreprise ou l’entrepreneur lui-même, les deux tirent avantages de la situation. L’assistant virtuel contribue à la croissance

– Pour la communication avec le client

L’assistant virtuel est en contact permanent avec son client, même s’il travaille à distance. Il ne s’agit pas de discuter à longueur de journée sans jamais s’arrêter. Il s’agit d’être à disposition du client si besoin, à n’importe quel moment de la journée. Cette situation nécessite l’utilisation de plusieurs outils pour les messages, les appels audio et vidéo : Whatsapp, Skype, Google Meet, Zoom et Zoiper.

– Pour la recherche et la création de contenu

L’assistant virtuel a recours aux moteurs de recherche, Google en premier. Il effectue également des recherches sur les réseaux sociaux. Les informations recueillies lui servent à créer des contenus, destinés aux profils de l’entreprise sur ces mêmes réseaux. La création de contenus rédactionnels se fait via Microsoft Office et la correction via Reverso ou Scribens. Pour les contenus photographiques, l’assistant virtuel se tourne vers Adobe Creative Suite.

– Pour le transfert de fichiers

L’assistant virtuel peut être amené à transmettre différents types de fichiers à un client. Et inversement. Document Word, tableau Excel, photographie, vidéo etc… Pour le partage de fichiers de petite taille, rien de mieux que les courriels. Pour les fichiers plus volumineux par contre, l’usage d’outils comme Wetransfer ou Google Drive est indispensable.

– Pour le suivi des tâches

L’assistant virtuel et le client établissent ensemble les délais de bouclage de chaque mission. D’où la nécessité d’utiliser un outil comme Asana. Ce qui permet d’attribuer des tâches, d’établir un calendrier de livraison et aussi d’effectuer un suivi de réalisation.

– Pour la recherche des prospects

La recherche de prospect se fait sur les réseaux sociaux comme LinkedIn. Mais cette plateforme, aussi professionnelle qu’elle soit, peut éventuellement manquer de détail. L’assistant virtuel chargé de la prospection commerciale en BtoB doit recourir à un autre outil, pour obtenir les coordonnées de ces cibles.

Conclusion

On a parlé les avantages d’engager un assistant virtuel, que ce soit pour l’entreprise ou pour l’entrepreneur lui-même. On a également abordé les réelles contributions des assistants virtuels avec trois exemples concrets. Pour conclure, penchons-nous sur les divers outils nécessaires dans l’exercice de la fonction.